どんな仕事でもそつなくこなす効率の良い人と、何をやってもダメな効率の悪い人。同じ仕事をしているのに２倍も３倍も差が開くなんてこと、職場ではよくありますよね。仕事の効率の良い人は日頃どんな風に仕事をしているのか。今回は、特別なスキルがなくてもすぐに始められる方法を紹介します。
INDEX
1.効率の良い仕事・仕事が早いとは？
効率の良い仕事や仕事が早いというのは、単にスピードが速いということではなく、限られた時間や労力の中で最大の成果を上げることを意味します。
効率の良い仕事とは、無駄な作業を省き、やるべきことを正確に見極めて、必要な手順を最小限にしながら質の高い成果を出すことです。また仕事が早い人は、優先順位を的確につけ段取りを考えて行動し、結果的に短時間で目的を達成できます。
つまり効率が良く仕事が早いというのは、スピードと正確さを両立し、時間を有効に使いながら成果を最大化できるということです。
2.仕事の効率化のメリット
仕事の効率化にはさまざまなメリットがあります。まず時間の短縮が挙げられます。無駄な作業を減らすことで、同じ仕事量をより短い時間で終えることができ、余裕をもって次の業務に取り組めます。
次に生産性の向上です。効率的な働き方によって、一人ひとりの成果が上がり、チーム全体の業績も向上します。さらにミスの削減にもつながります。整理された業務フローや明確な手順により、確認漏れや重複作業が減ります。
またストレスの軽減やワークライフバランスの改善といった心理的なメリットも大きく、仕事に対するモチベーションの維持・向上にもつながります。結果として効率化は個人の成長と組織の発展の両方に貢献する重要な取り組みです。
3.仕事の早い人の特徴・考え方
仕事の早い人にはどのような特徴があるのか、またどのような考え方をしているのかを3つの点から解説します。
3-1.効率が良いスケジューリング
スケジューリングのコツは、仕事を始める前に仮の状態でも良いのでどんどん予定を埋めることです。まず月や週単位で大きくスケジューリングしましょう。プロジェクトの発注、制作、納期などの作業を大きく分けて、大体の予定を組んでおけばプロジェクト全体の流れを掴むことが出来ます。
そして、各作業から逆算してTODOリストを明確にしていけば、毎日の仕事量が把握できるでしょう。この際、納期まで数日間前倒しで計画を立てるようにすると余裕ができるのでベターです。スケジュールは後から変更できるので、ためらわず予定を決めていく思い切りの良さが大切です。相手と予定を合わせなくてはいけない場合も、スケジュール管理ができていると相手に「この日はどうですか？」と空いている日時を提案できるようになります。
3-2.業務の優先度を整理する
次に重要なのは「優先順位」の整理です。仕事の効率が悪い人の場合、この当たり前の感覚が頭から抜けてしまっている場合があります。限られた時間の中でどの仕事をどれくらいの力配分でこなしていくのか、与えられた仕事の重要度は常に明確にしておくと良いでしょう。
たとえば、今自分が抱えている業務を以下の4つに整理してみます。
- 重要かつ緊急性があるタスク
- 重要性はないが緊急性のあるタスク
- 緊急性はないが重要なタスク
- 重要でも緊急でもない仕事
整理を行うことで、今自分が急ぎで対応するべきものが見えてきます。整理をしないまま仕事をしていると、③の【緊急性はないが重要なタスク】は①の【重要かつ緊急性があるタスク】へスライドしてしまうのです。
この悪循環を引き起こさないためにも、業務の優先順位はしっかりと管理することが大切です。業務の優先順位付けを習慣化することで、効率よく仕事をさばくことができるのです。
特に新人の社員ほど会社の役に立とうと、全ての仕事を一生懸命こなそうとしますが、会社内での評価というのは仕事ができるかできないかであって、努力をアピールすることはあまり意味がありません。残業も偉いと褒められるものではなく、逆に時間管理ができてない、と悪く見られてしまうので、仕事は業務時間内に終わらせるようにしましょう。
3-3.無駄を省き、改善を意識する
「無駄を省き、改善を意識する」とは、限られた時間の中で最大の成果を出すために、仕事のやり方そのものを常に見直す姿勢を指します。仕事の早い人は、まず「なぜこの作業をするのか」という目的を意識しながら行動し、目的と手段を区別して考えることができます。そのため今のやり方が本当に必要か、もっと簡単な方法はないかを考え、やらなくてもよい作業を思い切って省く判断ができます。
また効率化を一度きりの取り組みとせず、「もう少しスムーズにできないか」「同じミスを防ぐにはどうすればよいか」と小さな改善を積み重ねます。
さらに実際にやってみて改善を重ねるPDCAを実践し、加えて自分の工夫を周囲と共有し、他の人のやり方からも学ぼうとするためチーム全体の効率も高まります。やるべきことに集中し、より良いやり方を工夫し続ける姿勢こそが仕事を早く、そして質高く進めるための鍵となります。
4.最もNGな行為
仕事の効率がむしろ悪くなる可能性のある、気を付けるべき要素については以下の通りです。
4-1.一人で抱え込む
「一人で抱え込む」という行為は、一見責任感が強く見えますが、実は効率の良い仕事を妨げる大きな要因です。自分だけで業務を抱えると処理能力を超えたときに作業が滞り、チーム全体の進行や生産性が下がります。
また、負担が増えることで注意力が散漫になり、ミスや品質低下を招くリスクも高まります。
さらに進捗や課題を共有しないことで情報が滞り、周囲との連携が取りづらくなったり、精神的にもストレスや疲労が蓄積し、モチベーションの低下や燃え尽きにつながることもあります。
加えて、他のメンバーに任せないことでチームの成長機会を奪ってしまうことにもなりかねません。
つまり一人で抱え込むことは責任感ではなく、連携を断つ行為です。効率的に仕事を進めるには、状況を共有し、相談や分担を行うことが大切であり、それが結果的に自分とチーム双方の成果を高めることにつながります。
4-2.自分だけでは無理！そんな時は早めのSOSが大切
会社内の仕事は必ずチームで取り組むため、一人の仕事の遅れがチーム全体の遅れになることもありえます。自分に割り振られた仕事が自分の能力のキャパシティを超えていると感じたら、すぐに誰かに相談するようにしましょう。慣れていない仕事の場合、与えられた仕事が頑張ればこなせる難易度なのか、頑張っても一人じゃ無理な難易度なのか、判断しづらいこともあります。
また、技術職やデザイナーといった職業の場合だと、自分の能力に対するプライドや仕事に対する思い入れから必要以上に難しい仕事に固執してしまうこともあります。働いている以上、誰しも困難な仕事を乗り越えて大きく成長していくものです。仕事につまずいた時、自分の能力がの低さを責める必要はありません。その代わり、周囲に悩みを相談できるようになる強さを身につけることが大切です。SOSを出した時に快く仕事を手伝ってもらえるよう、仕事仲間と常日頃から良い関係を築き、職場環境を整えておくと良いでしょう。
5.仕事を効率化する3つの方法
効率を上げるためには現状の業務量のスピードを上げるほかにツールの活用によって不要な作業をカットすることも効果的です。
5-1.タスク管理と可視化
ToDo管理ツールを使って、タスクの進行状況を見える化することで、抜け漏れを防ぎ、優先順位を明確にできます。全員が「今、どの業務が進行中で、どこがボトルネックか」を把握できるようにすると、ムダな確認や重複作業が減り、全体の生産性が向上します。
5-2.定型作業の自動化
繰り返し発生するルーチン業務（データ入力・集計・報告書作成など）は、自動化ツールを使うことで大幅に時間を短縮できます。例えば、ExcelやGoogleスプレッドシートのマクロ機能、RPAなどの連携ツールを活用することで、「人が判断しなくてもできる作業」をシステムに任せることができます。これにより、単純作業の負担が減り、より付加価値の高い仕事に集中できます。
5-3.情報共有とコミュニケーションの効率化
チャットツールやドキュメント共有ツールを使うことで、情報をリアルタイムに共有し、確認や報告の手間を削減できます。特に、「誰が」「どの作業を」「どの段階まで進めたか」を共有できる仕組みを整えることで、メールの往復や会議の時間を減らし、チーム全体のスピードを上げることができます。
また業務の基本となるPCアプリケーション操作のマニュアルは、新入社員はじめ多くの社員にとって必要不可欠ですが、こういったものも例えば『Dojo（ドージョー）』というマニュアル作成ツールを使えば手順書を自動で作成し、動画や書類形式で共有できます。社内の人間に向けたツール、社外にいる顧客へ向けたツールを組み合わせて、業務を効率化できると良いでしょう。 ツールの機能をよく確かめて、社内で検討のうえ導入してください。
6.個人の意識とツールによって効率的な仕事をしよう！
効率よく仕事をするには、時間とツールと周りの人を上手に使いこなすことが鍵となります。目の前の仕事に一生懸命になりすぎると、仕事の全体像を見失ってしまう可能性があります。集中して作業をに取り組むべきところと、そうでないところ、その切り替えが自分の中で上手にできるようになると効率良く早い仕事ができるようになるでしょう。
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