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円滑な業務運用に不可欠な「システムマニュアル」とは

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貴社では、コンピューターシステムの操作方法などを確認できる「システムマニュアル」が整備され、社員に活用されているでしょうか?

システムマニュアルの整備は、業務の効率化に欠かせません。ここでは、システムマニュアルの役割や重要性などについてお伝えします。

社内用マニュアルの種類の役割

マニュアルの語源は、ラテン語で「手」を意味するマニス(manus)という言葉です。「手元においておく本」という意味から、物事の手順を記した手引書のことをマニュアルと呼ぶようになったとされています。

ひとくちにマニュアルと言っても、さまざまな種類があります。社内用のマニュアルだけでも、社員としての行動基準や指針を記す「行動規範マニュアル」、担当業務ごとの手順や方法、権限や責任について記す「業務マニュアル」、新人の研修用などに用いられる「教育マニュアル」などなど。

それぞれに役割を持った社内用マニュアルが存在する中、コンピューターシステムなどの操作方法などを記す「システムマニュアル」も、業務を円滑に進めるために不可欠なマニュアルの一つであると言えるでしょう。

システムマニュアル整備の重要性

システムマニュアルとは、機器やコンピューターシステム、ソフトウェアなどの操作方法や注意点、トラブルへの対処法などを記したマニュアルのことを指します。「操作マニュアル」「運用マニュアル」などと呼ばれることもあります。

システムの基本的な操作方法をはじめ、「こういった場合にはこの操作を行う」という情況に応じた操作方法を業務と紐付けて記載しておくことで、システムを使用する人が迷いなく操作できるようにするのが目的です。

また、システムマニュアルの整備は、情報システム部門の負担軽減にも役立ちます。

システムの操作法やトラブル対処法がマニュアル化されていない場合、さまざまな部署や人から同じような質問が情シス担当者に集中し、その対応に追われることになってしまいます。情シス担当者のトラブル対応などが追いつかなければ、問い合わせた社員の作業も進みません。システム使用者が情シス担当者の都合にとらわれず、確認できる仕組みをつくるためにも、システムマニュアルの整備は欠かせないのです。

システムマニュアル作成は「利用者目線」を意識して

システムマニュアルの作成には、システム設計の担当者などシステムを熟知した人があたるのが一般的です。

しかし、マニュアルを読む側はシステム操作についての知識が想定より少ないケースも見られます。利用者が戸惑わないようにするには操作方法だけはなく、どういう意味を持つ処理なのかや、どういう処理の流れになっているのかなどを合わせて記し、全体像を把握しやすくする工夫が必要でしょう。

また、実際の仕事の流れに合わせた操作の説明を意識することや、わからないことを調べやすい検索性の高さなども求められます。

利用者の視点に立って、使いやすく親切なマニュアル作成を心がけるのが大切なのです。

親しみやすいマニュアル作りには作成ソフトの使用がおすすめ

システムマニュアルの作成には、マニュアル作成ソフト「Dojo(ドージョー)」の使用をおすすめします。

簡単な操作で操作内容やキャプチャを自動で取得・編集できることに加え、豊富な素材・テンプレートで自由にアレンジすることが可能です。誰にでも見やすく親しみやすいシステムマニュアルの作成にきっと役立つはずです。

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