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仕事の指導を効率よくするなら!効果的なマニュアル作成がカギ

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新入社員や転職者などに、対する業務説明や上司や先輩が日常的に行う業務指導によって指導を受けた人はスキルを高め会社に貢献できる仕事ができるようになります。指導を効率的に行うためのカギはマニュアル作成です。そこで、効率的なマニュアルを作成するためのポイントをご紹介します。

仕事の指導はマニュアル作りがカギを握っている

仕事の指導のやり方にはさまざまな方法があります。上司や先輩のやっていることを観察して自分で覚えるという方法もあれば、対象者を全員集めてセミナーを実施して覚えさせるという方法もあるのです。しかし、それぞれの仕事には最低限守るべきルールや効率的に業務を進めるコツなどが存在します。同じ人が教えることでばらつきなく指導することはある程度可能ですが時間がかかってしまいます。また、教える人が変わると指導する内容は変わってしまうおそれがあります。指導する人によって教える内容が変われば指導を受けた人の理解度も変わってきますので、結果的に仕事の成果が出にくくなってしまうことはリスクです。そういったことを避けるためには必要なことが網羅されたマニュアルを作成し、それに沿って仕事を指導することが大切になります。ただし、マニュアルを作成する場合にはポイントが2つありますので注意しましょう。

1:仕事の指導ポイントを押さえたマニュアル作り

業務指導を行うためのマニュアル作成におけるポイントの1つ目は仕事の指導ポイントを押さえたマニュアルにすることです。一般的なマニュアルは作業の流れを順番に解説する形になっているものが多い傾向といえます。しかし、マニュアルを見て仕事を進めていくとつまずいたり、想定外の出来事でエラーが発生したりして、マニュアル通り仕事が進まないこともあるでしょう。そのため、マニュアルを作成する場合は、トラブルが起こった場合の対処法や素早く作業するためのコツなども記載したものにする必要があります。仕事の指導にあたって教えるべきノウハウやコツをマニュアルに入れるのです。そのためには、実際に仕事をよくわかっている人がマニュアルを作成することが大切になります。読めばスムーズに仕事を進められるというマニュアルを目指しましょう。

2:誰にでも分かりやすいマニュアル作り

業務指導用のマニュアル作成における2つ目のポイントは誰にでもわかりやすいマニュアルを作ることです。業務指導用のマニュアルに作業の流れやポイントとなるノウハウ、コツなど、すべての内容を詰め込むと膨大な量のマニュアルになってしまう可能性があります。製品の取扱説明書を購入者が、あまり読まないのと同様に、詳しすぎて見にくいマニュアルは積極的に活用されなくなり、現場では使われなくなってしまう可能性があることを理解しておきましょう。どんなに、内容が濃いマニュアルであっても分かりにくいマニュアルでは期待通りの効果が期待できなくなってしまいます。誰が読んでも分かりやすいマニュアルを作成することを心がける必要があります。分かりやすいマニュアルができれば仕事の指導を行う現場で積極的に活用されるようになるはずです。それが指導を受ける人が会社に貢献できる人材に早く成長することにつながります。

豊富なテンプレートでイメージ通りのマニュアル作成を

仕事の指導を行うにあたってはマニュアル作成が重要だということは理解できても、マニュアル作成は大変な作業です。わかりやすいマニュアルを簡単に作成したい場合はマニュアル作成ソフトDojo(ドージョー)をご利用いただくことをおすすめします。
Dojoを使ってマニュアルを作成すると最大96%の作成工数を削減できる可能性があります。マニュアルを外部業者に発注して作成すると思い通りの内容にならないこともありますが、Dojoをご活用してもらえば思い通りのマニュアルを簡単に作成できるメリットがあります。豊富なテンプレートが用意されていますし作業画面のキャプチャーも簡単です。マニュアル作成だけでなくeラーニングコンテンツの作成にも活用できますので社員指導や教育のためのコンテンツ作りのお役に立つソフトといえるでしょう。

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