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統一デザインで見やすく!「マニュアルテンプレート」の作り方

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マニュアルの作成は、まず、テンプレートを作成してそれをベースに進めることをおすすめします。

一度きちんとしたテンプレートを作成しておけば、今後の内容追加や改定の際もそのテンプレートを使用することでスムーズに作業を進めることが可能です。また、今後ほかのマニュアルを作成するときにも、そのテンプレートを流用することができるため、作成工数の軽減にもつながります。

また、会社として統一されたデザインやレイアウトのルールがあることで、マニュアルを利用する人も見やすく、使いやすく感じるはずです。

マニュアルのレイアウトやデザインの仕様が決まったら、都度反映して各ページを作成するよりテンプレートファイルを作成しておくと便利です。ここでは、多くの企業で文書作成に使用されているワード(Microsoft® Word)でのテンプレート作成方法についてご説明します。

ワードでマニュアルテンプレートを作る方法

  1. テンプレートのベースになるファイルを用意する
    マニュアルの各ページのベースとなるファイルを作成します。過去に作成した別のマニュアルと同じデザインにしたい場合は、そのファイルをテンプレート化すると良いでしょう。表紙、目次、見出しページなど、レイアウトの異なるページごとにベースとなるファイルを用意してください。
  2. 不要な内容や数値を削除する
    テンプレートに書き換えが必要になる部分が多いと作業効率が悪くなります。書き換え不要なデザインや文言を残して、毎回変更される文言やや数値などは削除しておきます。
  3. テンプレートファイルとして保存する
    不要な内容を削除したらテンプレートとして保存します。ワードで作成した文書を保存するときは、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択します。通常は「ファイルの種類」を「Word文書(*.docx)」として保存することが多いと思いますが、テンプレートの場合は「Wordテンプレート(*.dotx)」または「Word97-2003テンプレート(*.dot)」として保存します。社内で使用しているワードのバージョンが統一されているなら前者、「Word 2003」以前のバージョンを使用している人もいるなら後者を選択すると良いでしょう。

作成したマニュアルテンプレートの使い方

作成したテンプレートを使用してマニュアル用の文書を作成するのは、以下の手順で行います。

  1. ワードを起動してテンプレートを選択する
    ワードを起動するとテンプレートの一覧が表示されるので、使用するテンプレートを選択します。自分で作成したテンプレートを使用する場合は「個人用」をクリックすると一覧が表示されるのでその中から選択しましょう。
  2. テンプレートを編集して文書作成する
    作成したテンプレートを使用する場合、一覧から選んでクリックするとファイルが開くので、文字の入力など編集を行います。
  3. ファイルを保存する
    編集を終えたらファイルを保存します。作成した文書はテンプレートではないので、通常のWord文書として保存してください。

マニュアル作成に便利な、ワードでのテンプレートの作成方法と使用方法についてお伝えしました。見やすく使いやすいマニュアルのために、ぜひテンプレートを使用することをおすすめします。

マニュアル作成ソフト「Dojo」ならテンプレート作成も簡単!

ワードでのテンプレート作成と使用方法をご紹介しましたが、もっと簡単にテンプレート化されたマニュアルを作成するならマニュアル作成ソフト「Dojo」の使用をおすすめします。

「Dojo」なら豊富に用意されたテンプレートや動画で、誰が作っても統一され、かつリッチなドキュメントが作成できます。また、個人により異なるプリントスクリーンの大きさやコメントを記載する位置などを統一させる機能があるため、簡単に統一されたフォーマットのマニュアル作成が可能です。

見やすく使いやすいマニュアル作りのために、ぜひ導入をご検討ください。

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