世の中には、読解するのが困難なマニュアルもあれば、わかりやすくスラスラと読み進められるマニュアルもあります。せっかくマニュアルを作成するのであれば、誰が読んでもすぐに理解できるわかりやすいものを作りたいですよね。読み手に優しいわかりやすいマニュアルには、どのような特徴があるのでしょうか。
今回は、わかりやすいマニュアルに見られる共通点を6つピックアップしてご紹介いたします。
INDEX
マニュアルの主題や段落の構成がわかりやすい
マニュアルは、主題や段落の構成次第でわかりさすさが左右されます。主題や段落の構成はマニュアル作成のはじめに行うものですが、この時点でわかりやすいか、わかりやすくないかが決まってしまうのです。主題や段落に的確な言葉を使い、「このマニュアルに何が書かれているのか」「何を述べようとしているのか」ということが一目瞭然になっていることが、わかりやすいマニュアルの共通点といえます。
マニュアル全体のレイアウトがわかりやすい
わかりやすいマニュアルは、全体的なレイアウトに工夫が施されています。
【例】
- 重要箇所の文字は赤字や太字などで強調し色分けしている
- フォントや文字サイズを調整し、読み手への負担を減らしている
- イラストや画像を取り入れ、視覚的にイメージさせている
- 複雑な情報は図や表、グラフなどを用いて表している
マニュアルの読者のレベルに合わせた書き方をしている
わかりやすいマニュアルには、読み手を明確に想定し、その読み手のレベルに合った書き方をしているという共通点もあります。
【例】
- 専門用語は控え、新人でもわかりやすい表現で記載している
- 新人や若手でも読み進めやすい、親しみのある文体で書いている
- 全体的なデザインをポップで親しみのあるものにしている
- 新人の目線に立ち、新人が疑問に思いそうな点を補足している
重要点は繰り返し述べている
難易度が高く文章量も多いマニュアルは、理解するのに時間がかかります。読み進めるにも時間がかかるため、一度前述している内容を読み手が忘れてしまうというトラブルも起こりかねません。
このような事態を防ぐため、わかりやすいマニュアルには重要点を繰り返し述べているという共通点があります。何度も補足しておくことで、読み手の理解度が高まります。
具体的な言葉が使われている
わかりやすいマニュアルは、アバウトな表現や抽象的な表現を使用していません。
その一方で、わかりやすい数値や具体例を挙げ、内容を明確にイメージできるように書いているという共通点があります。
【例】
- スイッチを一定時間押す→スイッチを5秒間押す
- お客様に謝罪する→お客様に「〇〇〇〇」と謝罪する
簡潔にシンプルに書いている
わかりやすいマニュアルは「冗長表現」や「回りくどい表現」は避け、伝えるべき内容を具体的かつ簡潔に記載しています。必要となる情報は漏れなく記載しつつ、不要な情報や関係性の薄い情報は省き、シンプルさを重視しているのです。
わかりやすいマニュアルをDojoで作ろう！
わかりやすいマニュアルには、読み手のことを考えた工夫がされていることがわかりました。内容はもちろん、細かい部分の書き方にまでこだわりが詰め込まれています。
しかし、わかりやすいマニュアルを作るためには、たくさんの労力と時間が必要になります。そこで活躍してくれるのが、マニュアル作成ツールDojo（ドージョー）です。ほとんどの作業を自動化にでき、マニュアル作成担当者の負担を大幅に削減することができます。
わかりやすいマニュアルが作りたいという方は、ぜひお試ししてみてください。
マニュアルを作成するということは、難しい業務や作業の効率を上げようとするためです。
しかし、そのマニュアル自体がわかりにくいものだと、かえって仕事の効率が下がってしまいます。わかりやすいマニュアル作りを心がけて、スムーズな仕事を行いましょう。
