業務の円滑化を図るには、業務マニュアルを作成し、業務を標準化することがポイントになります。しかし一般的に文章だけで説明することが多くなるマニュアルは、ちょっとした言葉遣いや助動詞の使い方で意味が伝わりにくくなりがちです。せっかくマニュアルを作っても、読みづらく分かりにくいものになってしまってはマニュアル作成の意味がありません。書き方のポイントを押さえて、分かりやすいマニュアルを作りましょう。
マニュアル作成時の、書き方のポイントをご紹介します。
一文はできるだけ短く
一文はできるだけ短く分かりやすいものにしましょう。基本的に、「一文につき情報1つ」を心がけます。主語や目的語も1つずつ。主語と動詞をできるだけ近づけ、「何が何をする」ということが明確になるようにします。
目安としては一文を30～50文字程度に抑えるようにして、「、（読点）」は一文の中に1～2つまでにすることでシンプルにまとまった文章になります。
表記を統一する
「時」「行う」「事」「無い」など、漢字でなくても違和感なく読めるものについては平仮名を利用すると、文章全体がスッキリとして読みやすくなります。ただ、その際に注意してほしいのは表記を統一するということです。前の文章では「行う」と書いてあったのに、次の文章では「おこなう」となっていると余計な混乱を生んでしまう可能性があります。執筆前に表記ルールをきちんと定め、そのルールに従って書くようにしましょう。
接続詞は多用しない
接続詞とは「しかし」「さらに」「あるいは」などといった、文章と文章をつなぐ役割を持つ言葉のことです。必要に応じて使う必要はありあすが、あまりにも多用しすぎると逆に読みにくい文章になることがあるので注意してください。
使う際にも、接続詞には種類がたくさんありますのでそれぞれの持つ意味をしっかり理解しておくことが必要です。
- 「だから」「したがって」：原因の文章と結果の文章をつなぐ接続詞
- 「しかし」「けれども」：反対の内容の文章をつなぐ接続詞
- 「または」「もしくは」：同じ内容（意味合い）の文章をつなぐ接続詞
- 「そのうえ」「さらに」：付加情報を持った文章をつなぐ接続詞
接続詞に加えて「それ」「そこ」「あそこ」などといった指示語の多用もNGです。指示語を多用すると何を指しているのか分かりにくくなるので、指示語の使用は必要最低限に抑えるようにしましょう。
画像や表を挿入する
文章だけで業務の流れを説明するのは大変なことです。ちょっとした作業であっても、文章で説明するためには何十、何百文字の文章量になることもあります。
画像や表を挿入することで文章で説明しなくてはならない情報が減り、読者も視覚的に情報をインプットできます。画像や表と言った視覚情報を盛り込むことは、作るほうも読むほうにとってもメリットがあるマニュアル作成時の重要なポイントです。
マニュアル作成ツールのDojoを活用する
マニュアルを作成するのであれば、マニュアル作成ツールDojoの活用がオススメです。Dojoにはたくさんの出力機能が用意されていて、アプリケーションの操作も簡単。また動画の編集や挿入も簡単操作でおこなうことができるため、パソコンに関する専門的な知識や技術がない方でも読みやすく分かりやすいマニュアル作成ができるようになっています。
マニュアルはあくまで読み手目線になって書くことが肝心です。読み手がどのようなところでつまずきやすいかしっかり把握して、誰であって読みやすく理解しやすいマニュアルを作りましょう。
