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テレワークの導入で社内&家庭の事情を解決

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働き方改革は、日本の企業にとって大きな課題です。少子高齢化による労働人口が減少する中、様々な事情を抱えた労働者を迎えるための環境を作っていく必要があります。

特に、働く場所にこだわらないテレワークは、介護や育児の事情を抱えた人にとってはメリットが大きいです。しかし、導入にあたっては、勤務制度の仕組みや、遠隔で行うためのPCや使用端末の整備が必要。新しいワークスタイルを作るための試みとして、テレワークの導入について紹介します。

育児/介護の課題はテレワークで改善

共働きが当たり前となり、女性が働き手として社会に進出する現在。育児や介護の課題は避けて通れません。育児にしても介護にしても1人にかかる負担は大きいです。しかし、支えるには収入が必要。ほかにも、障害や病気を抱えているために就労が難しいなど、在宅の時間を少しでも確保したい人は多いでしょう。

これらの課題を解決できる制度として、テレワークでのスタイルが近年注目されています。テレワークは働く場所にこだわらずに仕事ができる働き方で、在宅勤務、モバイルワーク(モバイル勤務)そしてサテライトワークという3種類があります。

在宅勤務

在宅勤務とは、その名の通り自宅で仕事をすることです。自宅にいる時間が確保できれば、お子様や要介護者へのケアのために時間を割きつつ、自宅で仕事ができます。とくにライフスタイルが変わりやすい女性に向けた働き方として需要がある勤務形態です。昨今働き方改革で言われているテレワークは、在宅勤務者を指すことが多いでしょう。

モバイルワーク

モバイルワークとは、企業のセキュアな環境にアクセスできるモバイル通信機器を使い、遠隔で仕事をする方法です。このモバイルワークは移動中の電車内や、出張先などで仕事をすることができます。場所を選ばないため、外回りが多い社員に対して有効でしょう。

サテライトワーク

サテライトワークは、企業において新たに設けたサテライトオフィスや、オフィス空間を提供するサービスと連携して仕事をするスタイルです。例えば、都市に本社を置く会社が地方にサテライトオフィスを作り、地方に住む社員の移動時間の負担を減らしたり、遠方で社員を募ったりできます。

このように、テレワークをとってみても、いろいろな制度や仕組みがあるのです。目的別に導入タイプを検討しましょう。

テレワークの制度で何が変わる?

では、このテレワークの制度のよって、どのようなことが変わるのでしょうか。

まず、毎日発生する通勤時間の短縮です。通勤時間については、働く人にとっては少しでも減らしたいものでしょう。首都圏では自宅から企業までDoor to Doorで片道1時間以上かかる場合が平均的ですが、テレワークは出勤する必要がないため、往復の約2時間を節約することができるのです。この時間短縮により、家族と過ごす時間も増えます。

そして、オフィスに行かずとも、または例え場所が離れていても仕事が円滑にできることです。場所が離れていても、仕事が円滑に実施できる手段として、チャットやメールなどのコミュニケーションツールが充実しています。遠隔だからこそ、チャットでのやりとりもより密度の濃い内容になっていくでしょう。

テレワーク導入で準備しておきたいこと

テレワークを導入するにあたって、きちんとした準備をしなければ評価や仕事の割り振りがうまくいかないでしょう。

勤怠管理

テレワークで一番ネックとなるのは、社員の管理です。同じオフィスにいれば、社員の働きぶりを間近で見られる=就業していることを把握できるので、きちんとした人事評価を受けやすいでしょう。しかし、テレワークの場合は、社内にいないため就労の実態が把握しづらく、環境が整っていないと人事評価にも影響がでてします可能性があります。そのため、勤怠、業務の進捗、在席管理ができる体制を整えなければなりません。
例えば、テレワークの開始時、終了時に勤務内容の予定に対する報告を義務付けるといったことです

遠隔ツール&セキュリティの整備

さらに、ルールだけではテレワークをスムーズに進めることはできません。環境面での準備も必要です。例えば、リアルタイムのチャットやテレビ会議ができるコミュニケーションツールの導入や、ネット環境の整備など。
また、社内のメールをインターネット経由で閲覧できることも、テレワークをする上では必要なことになります。外部からの接続があるからこそ、セキュリティの強化は必須です。

社内の理解と風土づくり

体制や環境を整えることと同時に、テレワークを推奨する風土を作っていく必要があります。個人の価値観によってとらえ方は異なりますが、毎日出社している社員からすると、テレワークに対してあまり良い印象を持たない人もいるかもしれません。

社内の理解や、不公平さを感じさせないためにも、テレワークという制度をどのメンバーでも利用できるようにすることは必須。その際、利用者の条件設定やルールなどを整え、社員への啓蒙活動を行い浸透させましょう。

ミーティングとマニュアル化

新たな取り組みには、様々な意見を聞くためのミーティングや、フローやポイントをまとめたマニュアルが必要です。企業の成長や社員の生活を支えられる働き方を提供するために、制度をつくりましょう。Dojo(ドージョー)というソフトでは、マニュアル作成を自動で行うことができます。途中で資料変更しても簡単に編集ができるので、ミーティングを行いながらリアルタイムでマニュアル作成を進めてみてはいかがでしょうか。

働きやすい環境にしよう

テレワークは働き方改革として必要な制度です。各企業の事情に合わせて徐々に導入できれば、少しずつ社員が働きやすい環境になるでしょう。在宅勤務を希望する社員が今は少数だとしても、社員の生活は変わっていきます。長期的に考えて、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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