少子高齢化による労働力不足は大きな社会問題となっており、今後ますます深刻になる事が判っています。出産や育児によって離職するケースもあり、会社全体で子育てしやすい職場環境を整えなければ人材不足や離職の課題は消えません。働き方を変えるのもひとつの方法ですが、まずは制度をきちんと活用してもらえるようにしましょう。
今回は、産休後に発生しやすい育休（育児休暇）の申請について紹介します。行政や会社での手続きなどさまざまな工数が発生するので時間がかかるものです。社員を不安にさせないよう、会社側できちんとした知識と準備でサポートしてあげましょう。
育休の取得率には会社と個人の理解が影響
産休は、女性が出産の６週間前から、出産の８週間後まで取得できる休暇です。これに対し育児休業制度は、出産した女性は産休の最終日の翌日から、男性は子供が生まれた日から１年間の休みを取れる制度です。いずれの場合も法律により保証された権利であり、給付金ももらえますが、申請の為に多くの書類が必要で、申請や確認事項など手間がかかります。
ですが、制度と手続きに対して会社が充分に理解していないと、社員も申請しづらくなり、取得率にも影響が出ます。これらの手続きは会社側で行える事が多いため、会社主導で制度を周知し、活用してもらえるよう働きかけると良いでしょう。
会社が主導で育休手続きを進める
会社主導で、育休手続きを進めるためには、まず人事や総務が制度を理解する必要があります。就業規則にも定めておき、入社時に給与体系等とあわせて説明し、社内用として簡単な資料やパンフレットを作成して周知させるのもひとつ。また、社員が出産予定であれば、産休後に育休を希望するか聞いておき、受給資格の確認や手当金の申請手続きを始めましょう。
育休申請に必要な書類は次のとおりです。
- 雇用保険被保険者休業開始時賃金月額証明書
- 育児休業給付受給資格確認票
- 育児休業給付金支給申請書
- 申請期間の賃金台帳と出勤簿
- 母子手帳の出生届欄のコピー
- 育休手当振込先の通帳の見開きのコピー
育休取得希望の社員には、給付金の支払いタイミングや申請期間、休暇の延長に関する情報をしっかり共有してあげることが大切です。また、職場への復帰後にどのような職務に就く事ができるのか、現状を維持した勤務が得られるのか、公的な保障はどの程度得られるのかを説明し、安心して出産・育児に臨める環境を整えておきましょう。
満足な説明がないと人材離れも
時間を掛けて教育した社員を失うことは、企業にとって大きなダメージです。採用、新人の再教育などコストがかかります。継続して働いてもらうためには、制度の活用と信頼関係の構築にあるでしょう。
育休後に職場復帰をしてもらうために、会社からの積極的な働きかけが必要です。出産や育児によって生活環境が変化した後でも、可能な範囲で休暇前と同じ部署や業務に就けるよう調整してください。復帰後のキャリアプランやサポート体制があることを話し、安心して戻ってきてもらえることを考えましょう。
社員を確実に定着させるためにも、きちんと担当者を立てて必要な知識を持って対応していくことが求められます。複雑な行政手続きをわかりやすく共有できるよう、人事部や総務部で社員に教えるポイントをピックアップしておきましょう。
また、育児休暇の間は、休暇を取得する者が後任に対して引き継ぎ書を作成しておかなければなりません。後任者のことを考えた対応をすれば、部署内の理解も得やすくなり復帰後のサポートも期待できます。
そのためも、業務フローをまとめた引き継ぎ書は、誰がみてもわかりやすく一定の品質を保てるものであることが望まれます。簡単な操作と編集でマニュアル作成のコストを減らしてくれるDojoというソフトであれば、引継ぎがスムーズに行えるでしょう。
会社で出来るからこそ知識はしっかり
育児休暇は男女に認められた権利ですが、解雇や職種の転換などを心配して取りにくいと思われている面もあります。社内でも活用しやすい雰囲気を醸成することと平行して、会社側が申請に必要な手続きを行えるだけの知識や社内制度を拡充しましょう。働きやすい環境を作ることは、新しい人材の確保にもつながります。公的な給付金制度を含むため、煩雑さを感じるかもしれませんが、会社側がリードしていけるようにしましょう。
