退職が近づけば、いろいろと準備をしなくてはいけないことが多くなります。その中でも、自分の業務について後任者に内容を伝える、引き継ぎは非常に重要です。引き継ぎがうまく行われなければ、後任者が困ってしまいます。
ここでは退職が決まってから退職をするまでの流れと、引き継ぎ時のポイントなどについてご紹介します。自分が去った後も業務が滞りなく遂行されるよう、しっかり準備しておくようにしましょう。
退職までにしておくこと
退職をすると決めたら、まずその意思を上司に伝える必要があります。直前になっていきなり辞めることを知らせるのはマナー違反ですし、会社によっては社内規定で退職の申し出をする時期に定めのある場合があるので必ずチェックしておきましょう。
退職までの大まかな流れは以下の通りです。
- 上司に退職の意思を伝える（退職予定日の1か月以上前までに伝えておくようにしましょう。社内規定がある場合はそれに従ってください）
- 身辺整理、引き継ぎの準備
- 退職願の提出（具体的な退職日を決めてから提出します）
- 退職
退職の意思はまず上司に伝える
退職の意思は、まず上司に伝えるのが基本です。当然、心から信頼できる同僚などに相談をするのは問題ありませんが、退職の意思が固まったら、すぐに上司に伝えるようにしてください。周囲の人間にだけ話し、噂として上司に耳に入るのは印象があまりよくありません。
また、上司に報告する際はメールや電話などでは行わず、時間を作ってもらってでも、直接口頭で伝えるのがマナーです。
引継ぎ時にはマニュアルを作ろう
上司に退職の意思を伝えたら、引き継ぎのための準備に入ります。
ついつい口頭で済ましてしがいがちな引き継ぎですが、初めてその仕事をする人はその情報すべてを覚えられることはありません。また、口頭では伝達を忘れてしまう事柄も出てくるでしょうから、マニュアルを作成し、文書化しておくようにしましょう。
マニュアルがあればムダな作業を省くだけでなく、後任者もその都度業務の流れを確認できます。
ただ、文章だけで業務内容を伝えるのはとても大変です。
マニュアル作成で分かりやすいのは画像を使用する事です。キャプチャを取り図面で説明したり、パワーポイントで矢印をつけたりするだけでも印象は変わってきます。
ダラダラと続く文章よりも、見て分かると後任者の覚えも早いでしょう。グラフや枠組み付きの文字を使うだけでも効果があります。
マニュアル作成ソフトの利用で分かりやすいマニュアルを！
マニュアル作成は、自分が半ば無意識に行っていた作業をひとつひとつ文字だけで説明しなければいけないため、非常に骨の折れる作業になります。中には、自分に引き継ぎのための業務マニュアルを作成することができるのか不安に思っている方もいるかもしれません。
そのような方には、マニュアル作成ソフト「Dojo（ドージョー）」の利用をおすすめします。Dojoを使えば、専門的な知識を必要とせず、簡単にわかりやすいマニュアルを作成することが可能です。豊富なテンプレートが用意されていますし、画像の挿入なども容易に行えます。
マニュアルを作ったからと言って、マニュアルを渡すだけでは充分ではありません。文章や画像だけでは分かり難い所は絶対に出てきます。きちんと口頭でも説明し、後任者と一緒にマニュアルを見ながら作業するようにしましょう。
退職予定の方は、ここで紹介したことを参考にして、スムーズに引き継ぎ作業が行えるようにしてください。
