仕事の引き継ぎに欠かせないのが業務マニュアルです。業務に必要な内容をまとめればいいだけだから簡単に作れると思われがちな業務マニュアルですが、必要なことをきちんと伝えられるように作成するのは簡単ではありません。今回は、新任者が使いやすい引き継ぎ用業務マニュアルの作り方について紹介します。
仕事の「全体像」を伝える
仕事の「全体像」を伝えておくと、携わっている業務がどのような役割を果たしているのかすぐ理解できるようになります。全体像というのは、業務の手順だけではなく、業務の役割や意味なども一緒に記載するということです。
自分の担当している業務がどのような役割を担っているのかが理解できれば万が一トラブルが発生しても対処がしやすく、代替手段の手配やスケジュール調整がスムーズに進められます。
ただ目の前にある業務が処理できるようになるだけではほんとうの意味での引き継ぎとはいえません。業務の果たす役割を正しく理解できるよう仕事の全体像とその中での位置づけを、図解などを利用して伝えられるようにしておきましょう。
必要な「時間」は明確に
仕事において「時間」はとても重要なファクターです。どれだけの時間がかけられるのか、納期はいつまでなのかなど、時間に関しては細かく正確に業務マニュアルに記載しましょう。
ひとつの業務が滞ってしまうと共に働く人たちに多大な迷惑をかけてしまいます。特に発注や依頼など他者に関わる項目に関しては明確に記しておくことが求められます。
いつでも「予算」は大きな課題となる
業務を遂行する上で「予算」は欠かせません。予算の上限や基準となる金額などはきちんとマニュアルに示しておきましょう。請求書や発注書など予算関係の書類に関しては記入見本を添えておくと安心です。
予算を節約するのは悪いことではありませんが必要以上に予算を削るのはトラブルを招く恐れがあります。新任者の勝手な判断で発注先の予算を削ってしまったために依頼を断られてしまった、というケースも見られます。それまでその予算でやって来たのにはきちんとした理由があるのですから、そのことをきちんと説明し、もしも絶対に削ってはいけない予算がある場合は、赤字で強調するなどしてアピールしておきましょう。
過去の「事例」を参考に
過去に実際に会った「事例」は経験を伝えるという意味で大いに役立ちます。実際い寄せられたクレームや発生したトラブル事例を解決方法とともに業務マニュアルに記載しておけば、新任者が同じようなトラブルに遭遇したときに解決の糸口をもたらすでしょう。
やり方や手続きを伝えるのは大切ですが実際の事例は何よりの教材です。過去の事例を手稲に積み上げていけば役立つ業務マニュアルに仕上がります。
マニュアル作成ソフト「Dojo」を活用しよう
業務マニュアルを作成するのであれば、マニュアル作成ソフト「Dojo（ドージョー）」の使用がオススメです。Dojoは操作方法も簡単で、パソコン操作がそれほど得意でない方でも簡単に読みやすいマニュアルを作ることができます。テンプレートや画像素材も充実していますので、すぐにマニュアルが必要だという人は活用してみてください。
マニュアルは内容を絞りこむほど読みやすくなります。また、画像や図表を挿入することで格段に理解しやすくなりますので覚えておきましょう。
ここで紹介したことを参考に、推敲を重ねて引き継ぎに役立つマニュアルを完成させてくださいね。
