業務を効率的に進められず、どうすれば業務を改善できるかと悩んでいる人は多いでしょう。しかし、その気付きこそアイデアにつながる重要なポイント。小さな疑問からアイデアにつなげるコツと、業務の無駄をなくし生産性向上や効率化につながる具体的な改善策を紹介していきます。
アイデアを生み出すサイクルづくり
問題意識を持つことからアイデアは生まれるといわれますが、それほど難しく考える必要はなく、意外と身近なところにヒントが潜んでいることがほとんどです。主に、仕事を進めるうえで不便と感じること、もっとこうすれば良いのにと思ったこと、現状の方法であっているのだろうか、という疑問に注目するとアイデアが生まれやすいです。同時に、部署や現場を俯瞰して考えられれば、チームや部署、組織単位で取り組める解決方法につながるでしょう。
現状を把握して問題を定義したら、小さなことでもよいので具体的な動機をもって取り組むことが大切。時間を短縮できないか・ミスを減らすにはどうするか・成果を上げるにはどうするか、など自分で取り組めることから実践していきます。
常に問題意識を持ち小さなことから改善していくことで、潜在的な問題にも気づきやすくなり、自発的に業務フローの改善が行えるようになれば、さらにアイデアは生み出しやすくなります。スローガンだけではなかなか業務改善は進まないものですが、このような仕組みや考え方のサイクルを作ることは重要なポイントです。
アイデア①業務の可視化とスケジューリング
アイデアを生み出す考え方の次は、具体的な業務改善のアイデアを挙げていきます。今現在、疑問や問題と感じている業務に対して活かせるかもしれません。
業務の可視化
現状の業務を把握するには作業工程の可視化は必須です。分析的に業務をとらえれば、現状のタスク量が把握できるでしょう。何故業務に行き詰るのか見えないことが多いのですが、業務を分析してみることができれば改善策が浮かび上がってきます。
よく例えられるのがマラソンの例です。42.195kmの最終タイムをベースに改善策を練るのではなく、トップランナーは区間ごとの1kmや5kmのラップタイムを計って最終タイムを縮めようとします。
現状をなるべく細かく分析したら業務のプライオリティー（優先順位）もはっきりしますので、優先度・重要度の高い順に取り組むことができるでしょう。
スケジュール管理
作業を細かく洗い出したら、確実に遂行していくためのスケジューリングも必要です。
1日・1週間・1か月など区切ったスケジュールを組み、期間内で何を目的として取り組むかを明確化し、ToDoリストなども活用して可視化しておきます。この際、可能なものは書式やマニュアルなどでテンプレート化しておくと便利です。
業務進行中は、イレギュラーな事態が起こることがあります。あらかじめ優先度や重要度、スケジュールを立てておけば、判断基準として活用でき、適格な行動ができるでしょう。
アイデア②ITツールで業務を効率化
個人単位でもできることは多くありますが、会社として生産性を上げ、コスト削減を図るためには、新しい技術やITツールを導入することの検討も重要です。
ペーパーレス
書類や資料の利用や作成が多く行われる企業や部署では、紙ベース情報管理は業務を圧迫する要因となりやすいです。IT化を進めることでペーパーレス化に成功すれば大きなコスト削減に繋がります。ただし、社内の理解や書類の電子化に関する法的なルールを把握するなど、段階的に進めていくことが必要です。
テレビ会議・グループウェア
全国に拠点が散らばる組織や海外に支社がある企業、リモートワークを推奨している場合は、テレビ会議であれば交通費の削減や業務の効率化に役立ちます。web時代になってからは、グループウェアやビジネスチャットツールの機能の1つとして手軽に利用できるものが増えてきました。社内コミュニケーションの改善に留まらず、情報共有・管理・データの保管などを含め検討の余地はあるでしょう。
業務の効率化は目的をもって進める
業務改善には、何をどう改善するのかという目的をもって進めることが大切です。業務改善につながる考えを社員に定着させ、小さな気付きをもとに、紹介したアイデアを取り入れてみてください。必要であれば、新しい技術やツールの導入を検討してみましょう。
業務改善のおすすめのツールはさまざまですが、マニュアル自動作成ソフト「Dojo（ドージョー）」であえば資料作成がスムーズに行えるので社員のタスクを軽減できるでしょう。一度作成・保存した資料の画像やテキストの変更がしやすいよう設計されており、資料作成の小さな課題を解決してくれるツールです。ぜひ検討してみてください。
