会議とはひとつの議題やテーマについて、参加者が意見を出し合い、相談のうえで解決策を見出すことを言います。
しかしながら、議題について話し合っているものの、全く違う方向性の議論に発展し結論が出ないまま次回へ持ち越しとなったり、参加者全員が会議の議論に参加できていなかったりと、無駄な会議となってしまうこともあるでしょう。
本来定めておいた会議から逸れずに、有意義なものにしていくためにはどのような対策をすればよいでしょうか。自社の会議になんらかの課題・疑問を抱えている方々に、会議の改善策を紹介したいと思います。
改善が必要な会議
改善が必要な会議は、目的や時間、参加者の発言量に問題がある場合が多いでしょう。
会議の目的やアジェンダもなく、何を議論すればよいのかが参加者全員に伝わっていないものは、意見がうまく導き出すことができず、しかも会議の進行がブレてしまいます。結果として、会議の終わりには結論がでない状況に陥ってしまうでしょう。また、会議のスケジュール管理も必要です。会議は時間が決まっています。参加者も業務のタスクや予定があるので、限られた時間で意見を出し目的を達成しなければならないのです。会議の時間が全く守られないと、ズルズルと長い時間会議をする羽目になってしまいます。
さらに、話が脱線してしまう会議も、改善が必要です。言いたいことを言うだけの参加者がいますが、このような場合に、ファシリテーター（会議を進行させる担当者）がしっかり軌道修正しないと、議題とは全く異なった話をして終わってしまう結果になるでしょう。
最後は、発言が平等でない会議です。
会議においては、参加者が自由に意見を出し合い、建設的な意見交換の場としなければなりませんが、ただ声の大きい人の意見や影響力のある人の意見が優先的に通ってしまい、結局参加者の意思が反映されないまま終わったという会議は多いのではないでしょうか。
特に経営者や社長が参加する場合には、独演会となる傾向があります。このような会議は、参加者の時間を浪費するどころか、会議の答えも導き出せず生産性が低下し、企業にとってはコスト増加の要因となります。
あらかじめ会議のルールや決定事項を決め、メンバーの意見をまとめる意思決定者を立てるなど、事前準備をして出席者の時間を有効に使いましょう。
有意義な会議にするにはどうすればよいか
では次に、有意義な会議となる具体的な取り組みについて紹介します。
まずは、会議の目的を事前に参加者や関係者に情報共有しておくことです。会議のアジェンダを作成しメールや社内チャット上で通知しておきましょう。事前に共有することで、参加者が前もって考えられる時間を得ることができますし、場合によっては課題として意見を用意してもらえます。
ただ、事前に送る会議の関連資料はできる限り簡単なもので、ボリュームが少ないものが良いでしょう。参加者が確認しきれないケースもありますので、なるべく簡潔で読みやすく仕上げましょう。
次に、会議時間の管理です。
この会議時間の管理はファイシリテーターの腕の見せ所です。例えば1時間の会議であれば、最初の15分は現場の課題共有。次の15分は意見出し、また次の15分でメンバーの意見をもとに対策を考える。最後の15分を結果の確認と次へ向けた方向性や実施すべき内容の確認、という段取りが組むと良いでしょう。ある程度制限を設けて管理することにより、会議の効率化がにつながり結論の導き出し時間内にできます。
さらに会議の参加者を絞るという方法もあります。とくに下の立場である社員は反対意見や些細な気付きを発言しにくいです。立場や年代別に会議しまとめたものを議事録としてボトムアップし意見をまとめる環境であれば、様々な意見をもらえでしょう。
以上のポイントを踏まえて議事録で部門を超えた情報共有をしましょう。別部署の動きなどを把握するために役立ちます。
会議レベルにしなくても良いケースもある
会議においては、議論をする場として利用されますので、例えば情報共有や報告程度のものであれば、わざわざ会議にする必要はありません。メールや社内で利用されているビジネスチャットなどを活用して情報を共有し・報告をすることが可能であれば会議の時間を設ける必要はありません。
メインとなる発言者の席や社内のフリースペースに集まって15分程度コミュニケーションをするということでも事足りるはずです。
限りあるリソースを考えた会議をする
会議において議論をする場合、人数が多すぎると、価値観や意見の相違は必ず発生し、結論が出ない会議になりがちです。会議に参加する人数は必要最小限にとどめるように調整する必要や、ある程度、参加者が権限を握って結論を導くことをするなど、リソースを考えた会議をすることが望ましいえます。
会議を招集する人や、招集された人はあらかじめ会議の内容について理解し、考え、会議の場では建設的な意見の交換に心がけに努めましょう。そしてファシリテーターは時間管理をきっちりと実施し、有意義で生産性の高い会議ができるように意識も改革しましょう。
資料も紙や口頭だけの説明ではわかりづらくなってしまうため、システムやソフトウェアのデモを見せて理解を深めるのも重要です。デモを作成するのに手間がかかってしまうイメージがありますが、専用ソフトのマニュアル自動作成ソフト「Dojo（ドージョー）」で作成するのがおすすめです。画像挿入やテキスト変更など、従来では手間がかかっていたポイントを自動化しています。会議と資料策にの効率化にぜひ役立ててみてください。
