作業手順書とはマニュアルの一種で、作業の手順を文書の形でまとめたものです。細かく作業の手順を記載しているため、初めて業務にあたる従業員も読むだけで適切な作業が行えるようになります。属人化解消や従業員教育の労力削減につながるほか、業務効率化や標準化、生産性向上にも役立つため、ぜひ活用することをおすすめします。必要に応じて専用のツールも利用して、作業手順書を作成しましょう。今回は、作業手順書の作り方や主な記載項目、作成のポイントなどをご紹介します。
INDEX
1.作業手順書とは・作業標準書との違い
作業手順書とは、ある業務を実際に進めるために「どの順番で、どのように作業を行うのか」を具体的に示した文書です。作業者が迷うことなく行動できるよう、時系列に沿って詳細な操作内容が記載され、場合によっては画面イメージや図表、注意点なども盛り込まれます。特に新人や担当替え直後の作業者にとっては、作業の再現性を高め、ミスや抜け漏れを防ぐための実践的なガイドとして機能します。
一方、作業標準書は、作業の進め方そのものよりも「どのような品質や基準を満たすべきか」「何を守るべきか」といった、作業のあるべき姿を定めた文書です。そこには作業の目的や品質基準、判断ルール、注意事項などが含まれ、誰が作業しても同じ水準の成果が得られるようにするための共通ルールとしての役割を担います。教育や引き継ぎ、さらには監査や業務改善の場面でも基準点として用いられることが多いです。
両者の違いを簡潔に言えば、作業標準書は「何を、どの水準で行うか」を定める基準であり、作業手順書はそれを「どのように実行するか」を具体的に示したものです。作業標準書を土台として、現場での実行を支えるのが作業手順書です。業務を安定して進めるには、どちらか一方では不十分です。両者を連動させて活用することで、属人化を防ぎ、組織全体の業務品質を高めることができます。
2. 作業手順書を作成するメリット
作業手順書を作成する最大のメリットは、業務の進め方を明確にし、誰が担当しても同じ作業品質を保てるようになる点にあります。作業内容や手順が文書として整理されることで、作業者は迷うことなく業務を進めることができ、ミスや手戻りの防止につながります。
また、作業手順書は業務の属人化を防ぐうえでも有効です。特定の担当者しか分からない暗黙知を見える形にすることで、担当者の不在時や異動・退職があっても業務を継続しやすくなります。引き継ぎや教育の負担が軽減され、新人や経験の浅い担当者でも一定水準の作業を行えるようになります。
さらに、業務改善の土台になる点も重要なメリットです。現行の手順が可視化されることで、無駄や非効率な作業に気づきやすくなり、改善や標準化を進めやすくなります。
このように作業手順書は、日々の業務を安定させるだけでなく、人材育成やリスク低減、継続的な業務改善を支える重要な役割を果たします。
3.良い作業手順書と悪い作業手順書
3-1.良い作業手順書
良い作業手順書は、目的が明確でかつ作業者の立場に立って作られており、誰が読んでも同じように作業を進められる文書です。作業の流れが時系列で整理されていて、最初から順に確認することで、迷うことなく作業を完結できる構成になっています。手順や操作内容は具体的に記載されており、判断が必要な場面でも「どの条件で、何をするのか」が明確に示されています。
また、専門用語や省略表現は必要最小限に抑えられ、経験の浅い作業者でも理解できる表現が使われています。必要に応じて画面イメージや図、注意事項が盛り込まれているため、実作業と手順書の内容を容易に結びつけることができます。さらに、業務内容の変更に合わせて定期的に見直され、常に現場の実態に即した内容が保たれている点も、良い作業手順書の重要な特徴です。
3-2.悪い作業手順書
悪い作業手順書は、手順の記載が曖昧で、作業者の判断に多くを委ねてしまう文書です。「適宜対応する」「必要に応じて確認する」といった抽象的な表現が多く、作業者ごとに解釈が異なるため、作業品質にばらつきが生じやすくなります。前提条件や注意点が十分に書かれていない場合、ミスやトラブルが発生して初めて問題が顕在化することもあります。
また、実際の業務フローと合っていない古い内容のまま放置されていることも少なくありません。その結果、作業者から信頼されず、参照されない文書になってしまいます。形式だけ整っていても、現場で使われず、人に聞かなければ作業できない状態を生んでいるのであれば、その作業手順書は本来の役割を果たしているとは言えません。
4.作業手順書の作り方
作業手順書を作成する方法やコツをご紹介します。全体的な流れを把握し、作成に活かしましょう。
4-1.【Step1】作業手順書の目的を明確化する
作業手順書の作成時は、誰が・何のために利用するのかを想定することがポイントです。例えば、作業者がノウハウのない初心者の場合と、知識も経験も豊富なベテランの場合とでは、記載内容の基準が異なります。記載する情報に漏れや無駄のないよう、目的を明確化することが大切です。
4-2.【Step2】作業の手順に従って構成を作る
作業内容を整理して、時系列順に並べます。作業工程の始まりと終わりを決め、手順を書き出していきましょう。
このとき、作業ごとにまとめて目次を作成すると便利です。目次をつけることで、作業者が読みたい箇所を見つけやすくなり、作業時間短縮にもつながります。作業内容を記す際は、わかりやすい言葉で文章を書き、必要に応じて画像や写真なども入れていきましょう。
4-3.【Step3】試験的に運用する
作業手順書が完成したら、一度テスト運用するようおすすめします。作成した作業手順書に従って作業を行い、抜けがないかを確認しましょう。作成担当者のセルフチェックみで終わらせず、第三者へチェックを依頼することも重要です。
4-4.【Step4】改善する
作業手順書に見つかった問題点は改善し、さらに精度を高めます。課題を発見して手直しする工程を繰り返し、作業手順書を完成させましょう。
5.作業手順書の主な記載項目とテンプレート
作業手順書を作るといっても、どういった項目を設けたら良いかわからないという方も多いかもしれません。基本的な記載項目について確かめておきましょう。以下では、作業手順書の主な記載項目や、テンプレートをご紹介します。
5-1.作業手順書の記載項目
作業名
作業名には、特定の作業やタスクを識別するための名前やタイトルを記載します。一般的に、作業名は作業手順書の表紙や見出しに表示され、作業内容を簡潔に表現する役割を果たします。
例えば、建築プロジェクトの場合、作業名として「基礎工事の手順書」や「電気設備の取り付け手順書」などが記載されます。文書を検索したり、ほかの人に文書の内容を伝えたりする際に重要となるため、適切な名称を決めましょう。
作業目的
何のために作業を行うのか、目的や理由についても共有することで、対応にあたるメンバーの理解が深まります。より正確で確実な作業を行いやすくなるでしょう。
作業人員
作業に必要な人員を記載します。この作業にどんな人が何人必要なのかを具体的に示しましょう。
作業に必要なもの
道具や材料、機器、部品など、作業に必要なものを洗い出して書き出します。作業開始前の準備段階で用意するように指示しておくと、効率的に動けて無駄がありません。
作業手順やポイント
作業手順書の中でも、特に重要になるのが作業の順番です。誰が作業をしても同じ結果が出るよう、流れに沿って具体的な業務フローを記載しましょう。また、作業の中で気をつけたほうが良いポイントがあれば、作業方法と併せて記します。
注意事項
ミスやトラブルの発生を防止するためにも、徹底して守るべき注意事項やルールを明記しておきます。よくあるミスや対処方法なども書いておくと、トラブル時の対応もスムーズに行いやすくなります。安全にかかわる部分は、特に目立つようなレイアウトでわかりやすく示しましょう。
5-2.作業手順書のテンプレート
作業手順書を作成したことがない場合、一から作り上げるのは難しいという方も多いのではないでしょうか。以下のようなテンプレートを利用すると、より簡単に作業手順書を作れます。まずはシンプルなフォーマットに必要事項を記入しながら作成し、自社の作業内容に合わせて欄を追加したり、不要な部分を削除したりしながらアップデートしましょう。
6.作業手順書を効率的に作成するためのポイント
作業手順書を作る際は、読み手へのわかりやすさに配慮することが大切です。定期的な振り返りでブラッシュアップを図りましょう。こちらでは、作業手順書の書き方のポイントや注意点を解説します
6-1.5W1Hを意識して記載する
作業手順書を作る際は、以下のような「5W1H」を意識してみましょう。誰が見てもわかりやすい内容を作成しやすくなります。
【作業手順書の5W1H】
When：いつ（いつまでに）作業を行うか
Where：どこで作業を行うか
Who：誰が作業を行うか
What：作業には何が必要か
Why：なぜその作業が必要か
How：どのような作業を行うか
資料に載せる文章は簡潔な表現を心がけましょう。冗長な文章は意味が通りにくくなるため、可能な部分は箇条書きで説明するのも一つの方法です。
また、作業手順書の読み手を想定し、誰に向けた手順書なのかを意識しましょう。例えば、新人に向けて作成する場合、専門用語を使ってしまうと読んでも理解できない可能性があります。専門知識のない人でもわかるような書き方を心がけましょう。
6-2.画像や図解、イラストなどを用いる
写真やイラストなどを用い、作業を視覚的にイメージできるように工夫します。特に、初めて作業する人は文字情報だけではイメージがつかみにくいため、図解することが効果的でしょう。フローチャートを作り、作業の全体像を把握しやすくする方法もあります。
6-3.作成後は定期的に更新や修正を行う
詳細な部分にまでこだわって作ったとしても、最初から完璧な作業手順書を作るのは難しいものです。一度作って終わりにするのではなく、運用を行いながら適時内容の修正や更新を行うのが望ましいといえます。継続的に作業手順書の見直しを実施し、ブラッシュアップしていきましょう。
そのためには、現場の作業担当者へ定期的なヒアリングを行い、変更すべき点を把握することも大切です。担当者の声を反映させて、さらに使いやすい作業手順書に仕上げられます。
7.作業手順書の作り方を理解して作成に取り組みましょう
作業手順書の作成方法や記載項目、作成時のポイントなどについてお伝えしました。作業手順書の活用は、作業品質の均一化や業務改善効果を期待できる点がメリットです。一人ひとりが高い作業品質を維持し、成果を出すためにも、作業手順書を作成しておきましょう。
ただし、作業手順書の作成・整備には多くの工数が必要で、手間がかかります。面倒な作業手順書の作成を効率化したい場合は、マニュアル作成ツールの「Dojoシリーズ」をご検討ください。担当コンサルタントが貴社に合わせたソリューションをご提案し、作業手順書や業務マニュアルなどの作成を支援いたします。
