「マニュアルが人によって全然違う」「どれが最新版か分からない」「読みにくくて現場で使われない」──そんな課題を感じたことはありませんか？現場任せで作られた文書は、属人化しやすく、手順のブレや改訂漏れを生みがちです。その結果、作業効率は下がり、問い合わせやミスが増加する悪循環に陥ります。
本記事では、そんな“マニュアルのバラバラ問題”を抜本的に解決するためのアプローチを紹介します。統一感のあるレイアウト、標準化された表現、再利用可能なテンプレート構造──これらを実現することで、マニュアルは“使える資産”へと生まれ変わります。
INDEX
1. マニュアル標準化のカギは「仕組み化」にあり
属人性の強いマニュアルを、誰でも安定して作れるようにする。そのために、e-manualが提供する3つの仕組みをご紹介します。
1-1.誰が書いても整う、レイアウト自動化
e-manualでは、段落構成・フォント・図表の配置までテンプレートで自動整形されます。執筆者は内容に集中するだけで、見た目は常に整った状態に。HTMLやPDF出力時もスタイルが維持され、再現性の高い文書が作れます。
1-2.言葉のゆらぎをなくす、用語フィルター
「作業者」「担当者」「ユーザー」──これらを一つに統一するだけで、読み手の混乱は減ります。e-manualは、登録済みの用語辞書に従い、文中の表現を自動変換。書き手に依存しない表現ルールを構築できます。
1-3.再利用前提のテンプレート構造
章構成・手順ブロック・注意喚起などを「モジュール」としてライブラリ管理し、必要に応じて差し込む方式を採用。新規文書も「組み合わせ」で作成でき、ゼロからの書き起こしが不要になります。
2.ツールだけでは不十分──“ガバナンス設計”で標準化を定着
技術的な仕組みやツールを整えても、それだけではマニュアルの統一は持続
しません。真に標準化を定着させるには、「運用ルール」と「チェック体制」──つまり“ガバナンス”の設計が不可欠です。
e-manualでは、以下のような運用支援機能も活用されています。
・承認ワークフローの導入：文書作成から公開までのプロセスを段階管理し、担当・レビュー責任を明確化
・版管理・改訂履歴の自動記録：いつ・誰が・どのような修正を行ったかが追えるため、文書の信頼性が向上
・閲覧権限の制御：部門や職種ごとに表示範囲を制御し、情報漏洩や誤参照を防止
こうした「ルール×仕組み」の両輪を整備することで、統一化は“一時的な改善”ではなく、“継続可能な運用”として根付きます。
3.導入メリット：現場も管理者もラクになる
・書き手が変わっても文書品質は一定
・一か所の修正で全マニュアルに自動反映
・翻訳メモリ連携により多言語展開もスムーズ
・Web/紙/XMLなどマルチフォーマットに即時対応
・タグ構造によって検索性も向上
現場の声を反映しながら標準化を進めることで、マニュアルは業務の“ブレーキ”ではなく“エンジン”になります。
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テンダのマニュアルトータルソリューション
https://tepss.com/manual-total-solution/
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