働き方改革や労働者人口の減少など、企業を取り巻く環境が大きく変化しています。そのような中、効率的に仕事を行うためのソフトウェアが次々と登場。業務の自動化を目指して開発されたRPAもその1つです。今回はRPAの仕組みやソフトウェアの選び方などについて解説します。
RPAの仕組みとは？
RPA（Robotic Process Automation）は、自己学習機能やAI（人工知能）を活用してオフィスで繰り返し行われる作業を自動化するための仕組みをいいます。ホワイトカラーといわれる事務作業や分析などの仕事を補完または代行してくれるシステムです。このシステム導入により単純な入力作業や事務処理が効率的に行えるようになることが期待されています。また、人件費などのコスト削減や入力ミスの防止、稼働率の向上などもRPA導入のメリットです。例えば、データ入力においては人の手で行う場合は数分かかる作業もRPAなら数十秒で終えることができます。ミスなく作業が行えるので確認や修正時間も必要ありません。ただし、RPAはソフトウェアによって作業できる範囲が違ってきます。そして、機能や性能のレベルによって導入費用も変わってくるのです。最も低いレベルでは、単純なデータ収集や入力などの定型業務を行います。次に高いレベルのシステムはEPA （Enhanced Process Automation）と呼ばれ、複雑なデータ収集やデータ分析ができるようになります。さらに高いレベルのCA （Cognitive Automation）は、膨大な収集データをもとに業務判断できる高性能なシステムです。
ソフトウェアを選ぶときのポイント
RPAソフトウェアを導入することで業務が効率化できることは確かですが、実際どんな製品を選べばよいのか判断するのは難しいものです。選定ポイントの1つは、ソフトウェアの機能です。どこまでの業務を代行してもらうかによって、求める機能が変わってきます。普段スタッフが行っている単純な入力作業だけなのか、アンケートの集計や分析まで行ってもらうのか事前に検討が必要です。もう1つのポイントは価格です。複雑な機能や高い性能を持つソフトウェアはその分価格も高くなります。利用料も提供する会社によって買取やレンタルなど形態が変わってくるので、想定される年間コストを計算する必要があるでしょう。また、運用後のフォロー体制もソフトウェアを選ぶ重要なポイントです。業務の効率化を目的に導入するため、システムの使用やトラブル対応に時間がかかってしまっては意味がありません。導入時だけでなく、アフターフォローまで行ってくれるか確認が必要です。
実情に即したRPAソフトウェアを選択しよう
RPA導入の効果を最大限にするためには、導入の目的を明確にすることが重要です。そのうえで、RPAソフトウェアが自社に合っているのか、コストパフォーマンスが高いといえるのか見極める必要があります。例えば、普段の作業の中で、単純な繰り返しとなっている作業や、大幅に時間をとられている業務はないでしょうか。伝票の入力やマニュアル作成、会議の資料作成などはオフィスで行われる業務の中でも時間がかかる作業の例です。そのような作業もソフトウェアの導入でできるようになります。
業務の自動化／効率化は、労働時間の短縮や人材不足に悩む企業にとっては重要な課題です。RPAソフトウェアの導入もそのような悩みを解決する選択肢の1つです。導入がうまくいけば、コスト削減やミスの軽減などさまざまなメリットがあります。そのためにも自社の実情をしっかりと把握し、目的に合ったソフトウェアの選定が望まれるのです。
RPAソフトウェアを導入する際に操作方法や、正しい設定など社内できちんと共有・教育する必要があります。その際は、テンダが提供しているマニュアル作成ソフト「Dojo（ドージョー）」は、マニュアルや資料などのコンテンツ作成を得意とするソフトウェア。自動作成機能で簡単、スピーディーに作業が行えます。簡単に操作できるうえ、できあがった資料も統一されたテンプレートでキレイです。導入後のサポート体制も充実しているので、使い方に悩むこともありません。RPAソフトウェア導入で仕事量も減り、コスト削減につながるでしょう。
