2024年8月7日に、「新システム導入時の教育と運用定着、動画マニュアルの活用を徹底解説！ ～生成AIを搭載したマニュアルソリューションとは～」というセミナーを開催しました。今回はその講演内容のポイントについてご紹介します。
INDEX
1.システム定着化に不可欠な教育とマニュアル作成のポイント
システム導入時に最も重要なステップの一つは、定着化を促進するための教育とマニュアル作成です。私たち株式会社テンダは、システム定着化のためのサポートを行う企業として、主にIT業界での課題解決をミッションに掲げながら、2024年6月で30期を迎えた企業です。
弊社は、システムインテグレーション事業やマニュアル作成支援を通じて、企業が新たに導入するシステムの運用と定着を支援しています。ここでは、システム定着化に不可欠な教育やマニュアル作成のポイントについて解説します。
新システムを導入する際、最もよく挙げられる理由の一つが、既存システムのレガシー化や老朽化です。これに伴い、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が多くの企業で喫緊の課題となっています。加えて、システムを導入する際には、その後の運用を円滑に進めるために、適切な教育や運用ルールの整備が欠かせません。特に新しいシステムを効果的に活用し、業務効率化を実現するためには、システム操作に関する教育が非常に重要な要素となります。
教育を進める際に不可欠なのが、適切なマニュアルの存在です。しかし、実際にマニュアルを作成するには、いくつかの課題があります。
まず、誰が見ても理解できる、操作手順を明確に示すマニュアルが必要です。このため、マニュアルは、利用者が迷うことなくシステムを操作できるよう、詳細かつ分かりやすく記載される必要があります。もし適切なマニュアルがなければ、システムの定着化が遅れるだけでなく、社員の生産性向上も見込めません。
次に、マニュアル作成には時間とリソースが必要です。一方、多くの企業では、日常業務に追われる中で、マニュアル作成に十分なリソースを割くことが難しいという問題があります。その上、マニュアルの作成は簡単な作業と見られがちですが、実際には専門的な知識やノウハウが必要であり、内容が適切であることが求められます。そのため、マニュアル作成のためのリソースを確保することが企業にとっての課題となります。
また、マニュアルは一度作成して終わりではありません。なぜなら、システムや業務の変更に伴い、定期的に内容を更新する必要があります。この更新作業がスムーズに行われないと、マニュアルはすぐに陳腐化し、結果として業務の属人化やブラックボックス化が進んでしまいます。また、更新が適切に行われていないマニュアルは、システム定着化を妨げる要因となり、問い合わせが増えるなどの問題も生じます。
このような課題を解決するためには、効率的なマニュアル作成方法と動画マニュアルの導入が効果的です。次は、それらの具体的な手法について説明します。
2.効率的なマニュアル作成と動画マニュアルの導入方法
マニュアル作成における課題解決策として、PC操作マニュアル作成のDojoおよび現場作業マニュアル作成のDojoウェブマニュアルを活用した具体的なマニュアルソリューションについて解説します。
まず、企業においてマニュアルの作成は、効率化や品質向上を図るために重要ですが、実際の現場では作成時間が不足していたり、更新作業が滞ることが多いという課題があります。さらに、多くの担当者が、文字や写真だけのマニュアルでは十分に伝えきれないと感じています。このような背景から、動画マニュアルの導入が効果的な解決策として注目されています。
弊社が提供するDojoは、PC操作を自動的に記録してマニュアルを作成するツールであり、Dojoウェブマニュアルは現場作業向けに最適化されたツールです。これらのツールは、操作手順を自動で記録し、動画やテキストを組み合わせたマニュアルを簡単に作成できる点が特徴です。
特に、DojoはPC操作の手順をスクリーンショット付きで自動記録し、ExcelやPowerPoint、動画などの多様な形式で出力可能です。また、作成したマニュアルをAIが評価・改善提案する機能も備えており、ユーザーが誰でも理解しやすい高品質なマニュアルを短時間で作成できるようサポートします。
一方、Dojoウェブマニュアルはスマートフォンやタブレットを活用して現場で簡単にマニュアルを作成できる点が優れています。具体的には、現場で撮影した動画や写真に対してコメントを追加し、その場で編集が可能です。ここで作成したマニュアルはクラウド上で共有でき、遠隔地のスタッフとも簡単に情報を共有することができます。このツールもAI機能を活用し、作成したマニュアルの質を高めるための診断やチェックリストの生成が可能です。
これらのソリューションにより、マニュアル作成の負担を大幅に軽減し、更新作業の手間も削減できます。その結果、マニュアルを動画形式にすることで、視覚的に理解しやすくなり、業務定着率の向上にも寄与します。
3.Dojoのデモンストレーションで体験するAI活用のマニュアル作成
続いて、Dojoのデモンストレーションを通じて、AIも活用したマニュアル作成の実際をご覧ください。
Dojoは、操作手順を簡単に記録し、自動的にマニュアルを作成できるツールです。特に、企業で使用される業務アプリケーションの操作方法や業務プロセスをマニュアル化する際に強力なサポートを提供します。通常、手動で行うスクリーンショットの撮影や文章の入力を、自動的に記録し、編集することで大幅な効率化を実現します。
例えば、旅費精算の申請手順をマニュアル化する場合、Dojoを起動し、通常通りその手順を操作するだけで、Dojoが裏で全ての操作を記録します。そして、操作が完了したら、Dojoの編集画面で各手順のスクリーンショットや操作内容が自動で整理され、さらにクリックされた箇所に赤枠を付けたり、説明コメントが自動生成されます。このように、システム操作をそのまま反映したマニュアルが短時間で完成します。
このようにして記録された内容は、必要に応じて編集可能です。例えば、不要な手順は削除し、説明を追加することもできます。同時に、モザイクをかけたり、図形を挿入して強調するなど、柔軟にカスタマイズが可能です。こうして作成されたマニュアルは、WordやExcel、PowerPointなど、さまざまな形式で出力できるため、既存のドキュメント管理システムとの互換性も確保されています。
また、Dojoは、マニュアルを動画形式で作成できるほか、操作手順を基にHTML形式で出力することで、インタラクティブなシミュレーション形式のマニュアルも作成可能です。
この他、現場作業マニュアルのDojoウェブマニュアルはAIを活用したマニュアル作成機能を備えており、マニュアルの構成や手順をAIが自動で生成することが可能です。具体的には、手順を指定し、その概要を入力するだけで、AIがその内容に基づいて最適なマニュアルを作成します。また、PC操作マニュアルのDojoではAI診断機能を使用することで、既存のマニュアルの品質を評価し、改善点を提案することもできます。これにより、より分かりやすく、質の高いマニュアルを作成することが可能です。
4.属人化の解消に役立つDojo導入事例とその効果
最後に、Dojoを活用して属人化を解消し、業務改善を実現した具体的な導入事例を取り上げ、その効果を解説します。
Dojoは、属人化の問題を抱える企業にとって、非常に有効なツールです。特に情報システム部門や人事総務部門での活用が進んでおり、業務の効率化や教育システムの強化に貢献しています。たとえば、Dojoを活用することでシステム導入後の操作マニュアルの作成工数が大幅に削減され、運用がスムーズに定着するという効果が得られています。これにより、問い合わせの減少やユーザーの操作習熟度向上が見込まれ、結果として業務の効率化が進みます。
実際の導入事例として、NTTグループの事例が挙げられます。このとき、NTTグループでは、115社、約25万人が使用する業務システムの刷新に際し、Dojoを導入しました。さらに、新しいシステムの操作に対するユーザーの習熟度を事前に向上させるため、体験型のシミュレーションマニュアルを活用し、システムリリース時にスムーズに利用が開始できる環境を整えました。
NTTグループ115社約25万人が利用する業務システムの業務習熟をDojoが支援
また、三洋化成工業の事例では、基幹システムのリプレースに伴い、Dojoを導入してマニュアル作成の工数を削減しました。この導入により、従来の作成コストを約70％も削減することができ、かつマニュアルはSharePoint上で簡単に管理・公開することが可能となりました。
SAP S/4HANAM®へのリプレースにともなうマニュアル作成のためにDojoを導入
Dojoウェブマニュアルの導入事例も興味深いと思います。特に、製造業や小売業でのペーパーレス化や外国人労働者への教育において、Dojoウェブマニュアルの翻訳機能が大いに活用されています。とりわけ、現場の写真や動画を用いたマニュアル作成が容易であることから、技術の伝承やノウハウの継承にも適しています。
以上の事例からも分かるように、マニュアルソリューションDojoシリーズは単なるツール以上の価値を提供します。つまり、属人化を解消し、業務の効率化と改善を促進するためには、Dojoを活用することが効果的です。ぜひ、貴社でもDojoシリーズの導入をご検討いただき、業務改善とDXの推進に役立てていただければ幸いです。
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