企業が業務改善へ取り組む際は、まず業務の「見える化」から着手するのが望ましいといえます。そもそも現状の組織の課題を特定するには、業務状況そのものを明らかにする作業が必要です。そのため、初めに業務内容・業務プロセス・業務量・従業員の働き方などを洗い出し、自社の業務の全体像を把握できる状態を目指しましょう。
この記事では、業務改善における見える化の重要性や進め方などを解説します。ビジネス課題の早期発見と解決を実現するために、ご担当者様はぜひ参考にお読みください。
INDEX
1.業務改善において「見える化」が重要な理由
なぜ業務改善の施策で見える化が重視されるのでしょうか。初めに、業務改善における見える化の意味や、組織内で見える化すべき部分などをご紹介します。
そもそも見える化とは、ビジネスにおいて業務の全体像や課題などを可視化することです。企業が見える化の施策へ取り組むと、業務のどの部分で業務効率や業務品質が低下しているのか、問題点が明らかになります。
例えば、業務フローに見直しが必要な状態は「3M（ムリ・ムダ・ムラ）」と呼ばれます。理想的なのは、組織の能力（キャパシティ）と負荷（仕事量）のバランスが取れている状態です。その反対に、能力と負荷のバランスが崩れると、仕事量が能力を超えて対応に無理が生じたり、能力に対して仕事量が不足して無駄が生じたりするおそれがあります。業務改善へ取り組む前に、見える化によってこうした問題点を明らかにしなければなりません。
具体的に、業務改善へ向けて見える化すべき部分として、以下が挙げられます。
【見える化すべき部分】
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・業務内容 ・業務フロー ・社内のナレッジやノウハウ ・業務量 ・社員一人ひとりの生産性 ・部署のタスクや業務スケジュール など |
これらの項目が見える化されることで、自社の現状の理解につながります。業務課題の解消という最終的なゴールへ向けて、これから会社が改善すべき問題点を洗い出しましょう。
2.「見える化」を実現するための方法
業務改善へ向けて見える化を実現するには、主に以下の方法で取り組むと良いでしょう。また、必要に応じて見える化のスムーズな推進に役立つツールの導入をご検討ください。ここでは、見える化を実現する方法を解説します。
2-1.業務フローを整理する
業務の目的や手順、仕事に必要なスキルなどのさまざまな情報を、文書・図表・グラフを使ってわかりやすくまとめるステップです。これにより、各業務の具体的な内容や工数を明らかにして分析し、現状の問題点を抽出します。例えば、コスト削減が必要な作業や、ミスやリスクが懸念される作業などを調査しましょう。業務フローを分析する際は、レポートやホワイトボードなどを活用してプロジェクトメンバーとの連携を行っても良いでしょう。
2-2.業務の進捗状況や工数などを管理する
業務の進捗状況や工数など、情報を管理する仕組みを整備するステップです。各項目を数値化して結果を定量的に集計・分析することで、業務効率や稼働状況などを明らかにしましょう。なお、目標管理では「KPI（重要業績評価指標）」や「KGI（経営目標達成指標）」などの指標を用いるのが一般的です。数値で管理することにより、施策の成果をより明確に判断しやすくなります。
2-3.ツールやシステムを導入する
業務の見える化に役立つツールやITシステムを導入し、情報共有や社内連携の強化を図るとともに、一部業務の自動化を推進するステップです。ツールを活用すると、自社の現状をリアルタイムで把握できるようになり、データをマネジメントに有効活用できます。さらには、自動化や効率化によってワークフローが最適化され、生産性向上の効果が期待できるでしょう。
業務の見える化に役立つツールやシステムの例として「マニュアル作成ツール」「フローチャート作成ツール」「タスク管理ツール」などが挙げられます。例えばマニュアル作成ツールでは、業務内容・手順・注意点などの情報を整理して、業務の洗い出しが可能です。また、作成したマニュアルを活用すると、社員教育コストを削減するほか、業務の属人化解消につながります。ツールには自動化の機能が充実しているため、マニュアル作成担当者の負担を軽減しながら、高品質な資料を作成可能です。このように自社の目的に適したツールやシステムを導入し、見える化を推進しましょう。
3.業務改善のために「見える化」を実施する際のポイント
最後に、見える化によって業務改善を成功へ導くために、取り組みのポイントをお伝えします。見える化の施策へ効果的に取り組み、業務改善の目標達成を目指しましょう。
3-1.事前に目的や対象などを明確にする
業務の見える化の施策へ取り組む際は、初めに施策の目的・見える化する対象・見える化の手段・実施期間などの情報を全社的に共有しておくことが大切です。最終的なゴールを目指して取り組むことによって、施策の方向性を適切に保ちやすくなります。また、施策では現場の従業員による協力が不可欠です。見える化の目的を浸透させて自社の共通認識とすることで、現場の積極的な協力が期待できるでしょう。
3-2.分析や評価は客観的かつ定量的に行う
業務の見える化の施策では、効果測定を実施し、定量的な指標に基づいて客観的に分析や評価を行うのがポイントです。また、施策の成果を明らかにすることは、従業員のモチベーション向上にもつながります。目標達成を目指して、従業員が自主的に施策へ取り組めると理想的です。成果は部署間で共有し、意欲的に取り組める環境を整えるのが望ましいといえます。
3-3.定期的に改善や改善効果を共有する
業務の見える化に取り組む部署や部門では、定期的に振り返りの機会を提供することが大切です。ミーティングを開催したり、成果に対するフィードバックを行ったりして、コミュニケーションの充実化をはかりましょう。このように上司が部下とコミュニケーションを取る機会を用意することは、エンゲージメントの向上につながります。次回の評価へ向けて、メンバーが改善を目指して自分から行動できるようになります。
4.業務改善における「見える化」にはマニュアル活用がおすすめ！
ここまで、業務改善において取り組むべき「見える化」の施策について解説しました。業務の見える化は、業務の全体像や課題を明らかにして、改善へ導く上で重要です。現状の業務フローを整理したり、業務の進捗状況や工数を管理したりすることで、見える化を進められます。
その際は、専用ツールを導入して業務にまつわる情報を一元管理して、組織内の情報共有や連携を強化するのも有効です。業務マニュアルを作成すると業務の現状が整理されるだけでなく、マニュアル活用によって業務効率化や業務品質の標準化が期待できます。
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