日々の業務に多くの課題が残され、目標達成が困難な状況が続いたり、従業員のモチベーション低下が発生したりしていないでしょうか。このように業務改善が必要とされているにもかかわらず、会社内で効果的なアイデアが出ないため、改善のスピードが遅れてしまうケースも少なくありません。
本記事では、業務改善のアイデア出しで役立つ知識をご紹介します。アイデア出しを実行するまでの流れや、アイデアが出ないときの対処法までお伝えするため、ぜひお役立てください。
1.業務改善のアイデアが出ない理由は？
企業が業務改善に取り組むと、生産性向上やコスト削減などの多くのメリットが期待できます。しかし、自社に適した効果的な改善策がなかなか見つからず、お悩みのご担当者様もいらっしゃるでしょう。このように業務改善のアイデアが出ない場合、そもそも業務改善の目的が明確に定められていないことや、業務改善に対する投資が足りないことなどが原因として考えられます。
業務改善の進め方では、アイデア出しの前に目的の明確化や業務フローの見直しをはじめとした事前準備が必要です。また、業務改善の手法によっては、既存の業務をデジタル化するシステムやツールの導入が必要となる場合があります。業務改善を実現するには一定の時間とコストがかかる点も留意しましょう。以降でご紹介するアイデア出しの流れに沿って、自社に適した改善策をご検討ください。
2.業務改善のアイデア出しを行うときの流れ
ここでは、業務改善のアイデア出しの手順を5つのステップに分けて解説します。アイデア出しの会議は、ステップ1～4の工程を経たうえで実施すると、従来よりも改善案の意見が出やすくなる可能性があります。改善効果を高めるためにも、まずはアイデア出しに有効な情報を集めることから始めましょう。
2-1.【Step1】業務改善の目的を明確にする
最初に、自社の業務改善の目的を明らかにしましょう。目的の明確化は、具体的かつ実現可能なアイデア出しをする上で重要なプロセスです。解決すべき問題点に対して、適切な業務改善の手段を見つけやすくなります。例えば「無駄な作業を削減してワークフローを最適化する」「業務を効率化して人手不足を解消する」「労働時間の短縮で負担を減らし働き方改革を実現する」といった目的が挙げられます。
2-2.【Step2】業務の棚卸を行う
続いて、現状の業務プロセスの全貌を可視化しましょう。業務内容や仕事の流れを明らかにすることで、全体像を整理し、自社の課題を洗い出すためです。その際は、業務プロセスの情報をフローチャートで整理すると良いでしょう。フローチャートは、複雑な物事の手順を表せる図の形式です。仕事の工数や個人の作業量といったデータが明らかになるため、作成するようおすすめします。
2-3.【Step3】業務の改善点を洗い出す
業務改善で取り組むべき課題を特定します。例えば「作業効率が低下していないか？」「組織内の情報共有が停滞していないか？」「人的リソースが不足していないか？」といった観点から自社の現状をチェックしてみましょう。コア業務に支障をきたす不要な作業や、ミスが多くマニュアル化が必要な業務、特定の従業員にのみ負荷が集中している人員配置といった課題が見つかる可能性があります。
2-4.【Step4】改善する業務の優先順位を決める
数ある自社の課題の中でも、特に速やかに対応すべきものはどれか、優先順位を決めていきます。その際は、業務改善の難易度や改善によって得られる効果から順序を考えると良いでしょう。比較的改善が容易で、かつ効果が大きいものほど、優先順位を高く設定するのが一般的です。このほかにも、企業の利益や顧客からの評価に直結する業務や、急を要する業務などを優先して進めます。
2-5.【Step5】業務改善のアイデアを出す
いよいよ業務改善のアイデア出しに取り組みます。社内でコミュニケーションを取る場面では、自由にアイデアを出しやすい環境づくりを意識することも大切です。また、提案された業務改善のアイデアは、チームや部署内で共有し、関係者全員で検討するのが望ましいでしょう。フィードバックによってアイデアが深く練られ、よりクオリティの高い解決策となる効果が期待できます。
3.業務改善のアイデアが出ないときの対処法
現場のメンバーでコミュニケーションを重ねても業務改善のアイデアが出ないときは、以下の取り組みをご検討ください。チームで取り組めるフレームワークによって、ブレインストーミングとは異なる切り口でアイデアを出せる可能性があります。最後に、アイデアがなかなか出ないときの対処法をご紹介します。
3-1.QCDを考える
QCDとは「Quality（品質）」「Cost（費用）」「Delivery（納期）」を意味します。3つの項目はいずれも重要性が高く、相互に関係しているため、バランス良く取り組む必要があります。主に製造業で用いられる考え方ですが、これらの観点から現状の業務フローを振り返ることで、業務改善でも活用できるでしょう。
3-2.フレームワークを活用する
業務改善のアイデア出しにフレームワークを活用しましょう。代表例として「ECRS（イクルス）」が挙げられます。ECRSという名称は「Eliminate（排除する）」「Combine（結合する）」「Rearrange（交換する）」「Simplify（簡素化する）」の頭文字から成っています。現状の業務を当てはめて、不要な業務をなくす・複数の業務をまとめる・業務の順序を変える・業務を単純化するといったパターンで改善できる可能性があるか検討してみましょう。
3-3.IT機器やシステムの導入を検討する
業務改善の目的に応じて、新たにIT機器やシステムを導入するのも有効です。電子化によって単純作業が自動化されたり、従来よりも業務効率が高まったりする可能性があります。ただし、IT機器やシステムの導入には、初期費用や月額費用など一定のコストが発生します。業務改善の成果につなげるためにも、自社に適したサービスを選定することが大切です。
業務改善のアイデア5選｜アイデア出しのポイントと実践時の注意点
4.業務改善のアイデアが出ないなら立案方法にも工夫をしよう
ここまで、業務改善のアイデアが出ないときに確認したい、アイデア出しの流れや対処法をご紹介しました。業務改善の施策のアイデアは、目的の明確化や業務フローの見直しといった事前準備によって、提案しやすくなる可能性があります。また、アイデアが出ないときは、フレームワークを取り入れるのも有効です。ご紹介したコツを意識して、アイデア出しを成功へ導きましょう。
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