会社の業務改善を実現するには、業務のマニュアル化が重要です。ミスの発生を防止するほか社員個人の業務負担を軽減し、業務品質の安定を図るためです。一方、既存のマニュアルが形骸化して、現場で機能していない会社も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、マニュアルの意味と作成することによるメリット、具体的な作成方法について解説します。効率的なマニュアル作成を支援するツールも紹介しますので、業務効率化や教育コスト削減を検討している方は、ぜひご確認ください。
1.マニュアルとは？
まずはマニュアルの定義について説明します。手順書と同じ意味で扱われるケースが多いですが、両者の違いについても解説します。
なぜなら、ユーザーが行う操作の順番と、操作ごとに抱きやすい疑問や問題を意識しながら目次を作成しているためです。また、情報の抜けや漏れが起きにくくなるでしょう。
1-1.業務全体の運用方針をまとめたもの
マニュアルとは、業務に関する情報が網羅的に記載されているドキュメントのことです。大まかに業務の概要や進め方、ルールなどが整理されたものですが、業界ごとにその意味は微妙に異なり、種類もさまざまです。代表的な種類には、業務マニュアルと操作マニュアルがあります。これらを活用することで、従業員全体のパフォーマンスアップが期待できます。
・業務マニュアル
仕事のノウハウ、必要な知識、注意点などが書かれたマニュアル。大まかな作業手順（業務フロー）や判断基準が記されている。
・操作マニュアル
機械やコンピューターシステムの操作方法、トラブル発生時の対処方法などが記載された取扱説明書。操作手順を具体的に分かりやすく説明する。
1-2.手順書との違い
一般的にマニュアルと手順書は、取り扱う情報の範囲が異なります。マニュアルは取り扱う情報の範囲が広い一方で、手順書は業務・工程の進め方をまとめたものです。
つまり、マニュアルには業務全体の流れなどが記載されており、手順書には特定の業務の手順が細かく記されています。両者の違いについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。
マニュアルと手順書の違いとは？作成のステップとポイントを紹介
2.マニュアルの役割
マニュアルを作成・運用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここではマニュアルの役割を3つご紹介します。
2-1.業務の標準化
いつでも誰でも同じように業務が遂行できるようになり、商品・サービスの品質や作業スピードが安定します。マニュアルの活用によって業務の進め方や判断基準、成果の水準などが統一されるためです。また、従業員個人の理解度や経験、スキルに依存する状態（属人化）を回避できるので、引き継ぎなども円滑になります。
2-2.生産性の向上
マニュアルの活用によって業務を効率化することができます。例えば、業務に必要なスキルやコツ、技術などを社内共有できますし、作業手順に迷って上司に質問する手間も省けます。従業員一人ひとりの無駄が少なくなり、生産性の向上につながるでしょう。
ただし、マニュアルに慣れすぎることで逆に生産性が下がる可能性もあります。マニュアルを目で確認することを怠るようになり、大きなミスが発生することもあるのです。対策としては、定期的にマニュアルをアップデートすることが有効です。
2-3.コストの削減
マニュアルの活用によって主に人件費が削減できます。業務の標準化によって誰でもスムーズに業務を遂行しやすくなるためです。例えば、教育担当者が新人教育にかける時間を短縮できますし、他部署から異動した従業員は素早く作業内容を把握できるでしょう。
その他、引き継ぎがスムーズになることで業務の遅延を回避することも可能です。
3.マニュアル作成の流れ
マニュアルには適切な作成手順があります。分かりやすく効果的なマニュアルにするために、以下の6ステップを参考にしてみてください。
3-1.【Step1】スケジュールを立てる
まずはマニュアルに必要な情報の収集や、作成にかかる時間を考えましょう。「誰に」「いつまでに」「どんな内容の」マニュアルが必要なのか検討し、適切な時期に完成するようスケジュールを立てます。例えば、4月の新入社員教育までにマニュアルを作成する場合、遅くとも3月には完成させたいので、それに合わせて1日あたりの作業時間などを逆算します。
3-2.【Step2】目次と構成を決める
目次と構成を決めて、マニュアルの骨格を作っていきます。その際、いきなり内容から書き始めないように注意してください。はじめに全体像を明確にすることで、その後の肉付け作業がスムーズになるからです。まずは目次を作成し、次に目次の各項目をどのように膨らませるか決定することで、効率的に作業できます。
3-3.【Step3】フォーマットを決める
フォーマットとは、マニュアルのデザイン、文字の大きさ、フォント、色などを指します。そしてマニュアルの作成では、フォーマットを統一することが大切です。仮に全体でデザインがバラバラだと、視認性の低下、内容の抜け漏れ、作業スピードの低下などにつながってしまうからです。作成時間をさらに短縮させたい場合には、テンプレートを活用するのも良いでしょう。
3-4.【Step4】内容をまとめる
フォーマットに沿って、マニュアルに記載したい情報を落とし込んでいきます。その際は、文章だけでなく画像や表を織り交ぜて、視覚的にも分かりやすいよう工夫しましょう。また、「Zの法則」に沿ってコンテンツを配置するのも効果的です。
Zの法則：人間の視線がアルファベットの「Z」を描くように動くこと。つまり、視線は左上、右上、左下、右下と動く。
人間の視線を意識した配置にすることで、伝えたい情報がより伝わりやすくなります。
3-5.【Step5】マニュアルを仮運用する
マニュアルを作成したら、一部の社員を対象に仮運用しましょう。どんなに注意深く作成したとしても、現場で実際に運用することで初めて、使いづらい点や情報の過不足が明らかになるからです。そのためマニュアル作成に時間をかけすぎるよりは、客観的なフィードバックをもらうことが大切です。
3-6.【Step6】改善点を探してアップデートする
仮運用や実務で見つかった改善点をもとに、マニュアルをアップデートしていきます。内容をさらに実践的なものにして、従業員の生産性を上げるという目的もありますし、マニュアルが形骸化して使われなくなるのを回避する意味でも重要な作業です。先述したように、業務の標準化や教育コスト削減にもつながるので、更新作業を行う管理担当者を決めておきましょう。
もしも従業員の負担が大きく、日常的な更新・管理が難しい場合には、マニュアル作成ツール「Dojo」の活用を考えてみてください。以下のリンクから資料をダウンロードできます。
4.マニュアル作成のポイント
次はマニュアル作成時に意識すべきポイントを解説します。利用者の理解度にも直結するので、作成中と完成後にこれらのポイントが守られているかチェックしましょう。
4-1.目的を明確にする
マニュアル作成時には、「誰が」「何のために」マニュアルを活用するのか考えることをおすすめします。そうすることで、「この作業手順はどのような目的で行うのか」が明確になりやすいからです。行動の目的や重要性がマニュアル利用者に伝わらないと、その作業は省略されてしまう可能性もあります。
また、マニュアル利用者の立場になって、使う言葉や記載する情報を選ぶことも重要です。そこが意識できていないと、実際の利用者に 伝わらない専門用語を使ってしまったり、内容を理解してもらえなかったりするリスクがあります。
4-2.表や画像を用いる
マニュアルや手順書の作成では、視覚的に見やすくすることも重要です。適度に表や画像を挿入することで、直感的に業務内容がイメージできるようになるからです。文字の色や大きさを変えるのも良いですし、フローチャートを記載するのも良いでしょう。
ただし、デザインは凝りすぎずにシンプルにすることも大切です。情報が増えすぎると内容が頭に入りづらいので、強調したい部分が一目で分かるようにしましょう。
4-3.要点を記載する
要点を押さえた記載にすることで、マニュアルの利用者が行動しやすいようにしましょう。そのためには、5W1H（いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように）を意識した文章構成にして、作業を明確化することが大切です。内容に具体性があれば、たとえ経験の浅い従業員が業務を担当するにしても、作業内容や手順に迷う可能性は少なくなります。
4-4.フォーマットを統一する
同じ会社で複数のマニュアルを作成する場合、フォーマットは統一した方が良いでしょう。マニュアルの作成者はデザインや文字フォント、表や図などに気を配る必要がなくなり、工数や労力を削減することができます。また、利用者にとっても、シンプルで読みやすいマニュアルになります。
会社全体の業務効率化はもちろん、新入社員の教育コスト削減などにもつながるでしょう。
5.マニュアル作成におすすめの「Dojo」とは？
ここまでマニュアル作成の手順やポイントを解説しましたが、自力で作るのは簡単ではありません。質の高いマニュアルを作成するため、支援ツールの導入をご検討ください。
5-1.「Dojo」は効率的なマニュアル作成を支援するツール
マニュアル作成ツール「Dojo」を使えば、誰でも簡単にマニュアルを作成することができます。マニュアル作成したいアプリケーションやシステムを操作すると、自動的に画面がキャプチャーされ、マニュアルが作られる仕組みです。その際、アプリケーションやシステムの操作自体もテキストで説明文として保存されます。そのため、従来のように操作画面をスクショして貼り付けるといった作業は不要になります。
主なメリットと用途と しては、マニュアル作成工数の大幅削減（最大96%）、誰でも使える直感的な操作性、豊富なテンプレート、eラーニングコンテンツの作成などが挙げられます。
5-2.サポートが充実していて導入しやすい
マニュアル作成ツール「Dojo」は、導入後のお客様の疑問に対応するために、サポート体制を整備しています。ユーザーサポートサイトとコールセンターにおいて、お客様の疑問にお応えすることが可能です。また、導入後には無料で操作方法のセミナーが受けられます。無料トライアルもございますので、「実際に使ってみたい」という方は、下記リンクからお問い合わせください。
【マニュアル作成ツールのDojoお問合せ】 はこちら。
6.マニュアルは業務・研修の効率化を実現する
業務効率化や教育コスト削減を図る上で、マニュアルの作成は欠かせません。社員間で共通の指針がなければ、作業スピードや品質にムラが出てしまうからです。また、定期的に内容を更新しなければ、次第に機能しなくなるでしょう。
もしも社内でマニュアルを作成・管理することが難しければ、アウトソーシングを検討してみてください。マニュアル作成ツール「Dojo」は誰でも簡単に高品質なマニュアルが作成でき、社内で複雑なマニュアルの作成が難しい場合はマニュアルの作成代行も依頼できるのが特徴です 。詳しい内容は下記の資料にてご確認ください。
【マニュアル作成ツールのDojo資料ダウンロード】 はこちら。
