業務効率化の方法としてマニュアル作成は有効な手段のひとつです。ですが、「わかりやすいマニュアルを制作するためにはどのような内容を記載すればいいのだろうか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、これからマニュアルを作成する方に向けて、記載しておきたい項目の一例やマニュアル作成時にテンプレートを使用するメリットやポイントについてご紹介します。
INDEX
マニュアル作成前に整理しておくこと
マニュアルに記載する内容をご紹介する前に、マニュアルを作成する前の準備としてやっておきたいことが2つあります。
一つ目は、「誰に向けて、どのように使ってほしいのか」を整理することです。社内のどんな業務をやっている人に読んでほしいのかによって、マニュアルに記載する内容が変わってきます。作成を始める前に、整理しておきましょう。
二つ目は、「マニュアル作成のおおよそのスケジュールを決めておく」ことです。いつまでに何をしなければいけないのかを明確にしておかないと、マニュアル完成がどんどん後回しになってしまいます。おおよそで大丈夫ですので、「ここまでには完成させたい」という目標を定めておきましょう。
マニュアル作成時の手順・ポイントなどを事前に整理しておきたい方は、こちらの記事でも詳しくご紹介していますので、ぜひチェックしてください。
わかりやすいマニュアルを作成する上で記載したい項目（一例）
マニュアル作成前に整理するべきことを終えたら、本題のマニュアルに記載する内容について見ていきましょう。これらを押さえることで、わかりやすいマニュアルを制作することにつながります。今回は「営業提案資料」作成のためのマニュアル」を例に挙げて、それぞれ記載したい項目をご紹介します。
作業名と目的
まずは、作業名と目的を明確にします。
例えば、営業提案書を作成するためのマニュアルに「コンセプトを考える」という作業名を記載する場合、目的は「営業提案書のゴールと記載内容を決定すること」となります。このように作業名と目的を記載することで、マニュアル使用者が各作業で「どんな結果になったら良いのか」を理解して作業することができます。
作業に必要なツールと知識
作業ごとに必要なツールと知識もマニュアルに記載しておきます。
「営業提案書のコンセプトを考える」の場合、エクセルやワード、パワーポイントといったツールで検討した内容をまとめると思います。それらのフォーマットを準備してマニュアル内に設置したり、「FABE分析」や「3C分析」など、コンセプトを検討する上で有効な分析方法をマニュアル内に記載したりするなど、マニュアル使用者が必要だと思われるツールや知識をある程度マニュアル内に盛り込むことで、使用者は効率よく作業を進めることができます。
作業の順序と順序ごとのポイント
作業内容によっては、順序が入れ替わることによって余計に手間がかかってしまうものもあります。順序ごとのポイントと併せて、作業の順序も明確にしておきましょう。
例えば、営業提案書を作成する場合は、「コンセプトを作成する」→「全体のストーリーを固める」→「わかりやすい文章で表現する」という流れになります。ストーリーを先に固めたとしても、コンセプトが決まっていないと何を伝えたいのかがわかりづらい資料になってしまう可能性があります。そのため、作業の順序はとても大事な要素になるのです。
作業が完了する目安の時間
各工程の作業が完了するまでの目安時間も記載しておきましょう。おおよその時間を記載しておくことで、マニュアル使用者が対象作業を行うためにどのくらい時間を確保しておいたほうが良いのかを把握できるので、スケジュールが調整しやすくなります。
作業完了の基準
「どのような状態になれば作業完了なのか」という基準を設けておきましょう。
例えば営業提案資料の場合、完成後に全体を読んでみて違和感があるところは無いか、他の人に読んでもらって疑問点は無いかを確かめて、それぞれOKが出たら完了とするなど、具体的な基準を設けておきましょう。
マニュアル作成でテンプレートを使うメリット
ここまでマニュアルに記載しておきたい内容を紹介しましたが、イチからマニュアルを作成する時間が取れないという方もいるかと思います。そういう方は、マニュアル作成テンプレートを使用するのも有効です。
マニュアル作成時間を短縮できる
テンプレートはデザインや構成があらかじめ出来上がっているので、マニュアル作成にかかる作業時間を短縮することができます。また、テンプレートを使用することでマニュアルのクオリティも安定するため、業務の効率化が進みます。
デザインが統一されたマニュアルを作成できる
記載内容を調整したテンプレートをいくつか準備しておけば、様々な業務のマニュアルをテンプレートに沿って作成することができます。デザインも統一できるので、テンプレートは汎用性が高いといえるでしょう。
内容の抜けを防ぐことができる
テンプレートにはあらかじめ記載しておいたほうが良い内容を盛り込んでいるものもあります。決まった形が無いと内容の抜け漏れが発生してしまう可能性が高まるので、テンプレートがあったほうが必要な情報を網羅しやすい傾向があります。
テンプレートを使用してマニュアル作成する際に押さえておきたいポイント
マニュアル作成時にテンプレートを利用する場合は、以下のポイントを押さえておきましょう。
わかりやすい構成のテンプレートを使用する
いくら構成が網羅されているとはいっても、実際にマニュアルを使用する従業員がわかりづらいものだったら意味がありません。テンプレートに記載されている構成はそのまま全部使用するのではなく、どの部分が必要でどの部分がいらないのかを見極めるようにしましょう。
視覚的に見やすいテンプレートを選ぶ
デザインについても、過度に装飾したものだと視認性が悪くなってしまいます。強調するべき点は目立つようにしたり、補足事項は落ち着いた配色にしたりするなど、マニュアル全体を通して見やすいものを作成するように心がけましょう。
マニュアルに記載する文章は明確で端的な表現を心がける
マニュアルに文章がびっしり記載されていると、対象者はなかなか読む気を起こしてくれません。冗長な表現は避けて、必要な事項を端的な文章で明確に表現することを意識するようにしましょう。
5W1Hを意識した理解されやすい文章を作成する
マニュアルに文章を記載する際は、5W1H（だれが、いつ、どこで、なにを、どのように）を意識した文章を心がけましょう。伝えたい意図が明確になり、必要事項を過不足なく伝えることにつながります。
記載内容を押さえることで、抜け漏れのないマニュアル作成につながる
マニュアルを作成する場合は、今回ご紹介した記載しておきたい事項をもとに記載内容を決めることで、抜け漏れのないマニュアルを作成しやすくなります。マニュアルをイチから作成するには手間がかかると考えている方は、マニュアルのテンプレートやマニュアルの作成ツールを活用するのも有効です。
どんなテンプレートが良いのか悩んでいる方は、マニュアル自動作成ツール「Dojo」がオススメです。豊富なテンプレート・素材を選んで自由にアレンジできるので、これからマニュアルを作成しようと検討している方はぜひチェックしてみてください。
