どんな仕事でもそつなくこなす効率の良い人と、何をやってもダメな効率の悪い人。同じ仕事をさせているのに２倍も３倍も差が開くなんてこと、職場ではよくありますよね。仕事の効率の良い人は日頃どんな風に仕事をしているのか。今回は、特別なスキルがなくてもすぐ始められる方法を紹介します。
効率が良い人が行うスケジューリング
スケジューリングのコツは、仕事を始める前に仮の状態でも良いのでどんどん予定を埋めることです。まず、月や週単位で大きくスケジューリングしましょう。プロジェクトの発注、制作、納期などの作業を大きく分けて、大体の予定を組んでおけばプロジェクト全体の流れを掴むことが出来ます。そして、各作業から逆算してTODOリストを明確にしていけば、毎日の仕事量が把握できるでしょう。この際、納期まで数日間前倒しで計画を立てるようにすると余裕ができるのでベターです。
スケジュールは後から変更できるので、ためらわず予定を決めていく思い切りの良さが大切です。相手と予定を合わせなくてはいけない場合も、スケジュール管理ができていると相手に「この日はどうですか？」と空いている日時を提案できるようになります。
業務の優先度を整理する
次に重要なのは「優先順位」の整理です。
仕事の効率が悪い人の場合、この当たり前の感覚が頭から抜けてしまっている場合があります。限られた時間の中でどの仕事をどれくらいの力配分でこなしていくのか、与えられた仕事の重要度は常に明確にしておくと良いでしょう。
今自分が抱えている業務を以下の4つに整理してみましょう
- 重要かつ緊急性があるタスク
- 重要性はないが緊急性のあるタスク
- 緊急性はないが重要なタスク
- 重要でも緊急でもない仕事
整理を行うことで、今自分が急ぎで対応するべきものが見えてきます。整理をしないまま仕事をしていると、③の【緊急性はないが重要なタスク】は①の【重要かつ緊急性があるタスク】へスライドしてしまうのです。この悪循環を引き起こさないためにも、業務の優先順位はしっかりと管理することが大切です。
業務 の優先順位付けを習慣化することで、効率よく仕事をさばくことができるのです。
特に新人の社員ほど会社の役に立とうと、全ての仕事を一生懸命こなそうとしますが、会社内での評価というのは仕事ができるかできないかであって、努力をアピールすることはあまり意味がありません。
残業も偉いと褒められるものではなく、逆に時間管理ができてないやつと悪く見られてしまうので、仕事は業務時間内に終わらせるようにしましょう。
とはいえ一人で抱え込むのは最もNG
自分だけでは無理！そんな時は早めのSOSが大切
会社内の仕事は必ずグループで取り組むため、一人の仕事の遅れがグループ全体の遅れになることもありえます。自分に割り振られた仕事が自分の能力のキャパシティを超えていると感じたら、すぐに誰かに相談するようにしましょう。
慣れていない仕事の場合、与えられた仕事が頑張ればこなせる難易度なのか、頑張っても一人じゃ無理な難易度なのか、判断がつきづらいこともあります。また、技術職やデザイナーといった職業の場合だと、自分の能力に対するプライドや仕事に対する思い入れから必要以上に難しい仕事に固執してしまうこともあります。
働いている以上、誰しも困難な仕事を乗り越えて大きく成長していくものです。仕事につまずいた時、自分の能力が低さを責める必要はありません。その代わり、周囲に悩みを相談できるようになる強さを身につけることが大切です。SOSを出した時に快く仕事を手伝ってもらえるよう、仕事仲間と常日頃から良い関係を築き、職場環境を整えておくこと良いでしょう。
ツールの活用
効率を上げるためには現状の業務量のスピードを上げるほかに不要な作業をカットすることも効果的です。
例１ペーパーレス化
書類や資料を積極的にデータ化することで情報の“検索性”と“共有”が格段に効率化します。“資料を探すための時間”や“他の人が閲覧しているから終わるまで待っている”という無駄な時間をカットすることができます。
例２ツールの積極導入
例えば顧客の管理や営業のためのリードの管理に手を焼いているのであれば などの管理ツールやMA（マーケティングオートメーション）などが大いに力を発揮するでしょう。
システムの社内説明のためのマニュアル制作であればツールの使用手順をオートで資料化してくれる『Dojo（ドージョー）』というマニュアル作成ツールがあります。
社内の人間に向けたツール、社外にいる顧客へ向けたツールを組み合わせて、1つのサイクルとして業務を効率化できると良いでしょう。 ツールの機能をよく確かめて、社内で検討のうえ導入してください。
個人の意識とツールによって効率的な仕事をしよう！
仕事ができる人になるには、時間とツールと周りの人を上手に使いこなすことが鍵となります。目の前の仕事に一生懸命になりすぎると、仕事の全体像を見失ってしまう可能性があります。集中して作業を取り組むべきところと、そうでないところ。その切り替えが自分の中で上手にできるようになると仕事のできる人間になれるでしょう。
