「スマートフォンで手軽に作成・編集できるので、マニュアル作成のストレスと負荷が大幅に軽減されました」
土壌汚染調査から評価・浄化工事・浄化材料・モニタリングまで、大地を最良のコンディションにするための業務をワンストップソリューションで提供するJFEミネラル株式会社 環境プロジェクト部様に、Dojoウェブマニュアルを導入した背景と期待する効果などを伺いました。
豊かな社会づくりに幅広く貢献
JFEミネラルはJFEグループの資源・素材の事業会社です。「資源・素材の価値の創造を通じて社会に貢献します」を経営理念と定め、豊かな社会づくりに貢献する事業を幅広い領域において展開しています。
資源・素材に関する事業と言っても、一般生活の中では聞き馴染みのない分野かもしれません。具体的には、鉄の生産における副原料の供給から、道路やビル・橋などのインフラ、さらにはPC・スマートフォンなどの身近な電子機器にいたるまで、社会生活の様々な場面で当社の事業は活躍しており、私たち環境プロジェクト部では、土壌・地下水の調査および浄化工事といった土壌環境エンジニアリング事業を展開しています。
導入前の課題
作業現場に持ち込まれる紙マニュアル
環境プロジェクト部では、土壌汚染の調査や定期モニタリングをはじめ、プラント設備や浄化材を用いた土壌浄化処理など、様々な現場で様々な作業をしています。安全かつ適正に作業を進めるため、作業手順が決められていますが、それぞれの現場において作業内容が異なるため、現場ごとのマニュアルが必要となります。マニュアルを紙に印刷して、現場に持ち込むことになりますが、何かとかさばる紙のマニュアルは、現場において使いやすいものではありませんでした。また、マニュアルに関して、社内や部内で体系的に管理するための明確な取り決めや管理ツールなどは導入されておらず、基本的には個人や現場単位で作成され、使用されてきました。
マニュアルの作成に関しては、Word やExcel、Power Pointを使って作業をしてきました。しかし、作成するのに手間と時間がかかる上、複数の案件を同時に担当することが多く、作成時間の短縮と標準化は大きな課題でした。そのような状況下、マニュアル運用のDX化を進めることで、マニュアルのモビリティや利便性を向上させると同時に、体系的にマニュアルを管理・運用する仕組みを整備。さらに、業務の効率化や作業の平準化を図ることで、より働きやすい業務環境を目指すというねらいのもと、今回、Dojoウェブマニュアルを導入しました。
導入前の比較・検討
使い勝手の良さやコストパフォーマンスを評価
これまでもマニュアルをデジタル化するツールは探していたのですが、マニュアルの閲覧や作成に関する使い勝手はもちろん、コストパフォーマンスや運用性などを検討する中で、当部にとって最適なものを見つけることができずにいました。DX関連の展示会でDojoウェブマニュアルを見つけたことが転機となりました。最終的には、トライアルをさせてもらい、使い勝手などを実際に確認した上で、社内規定によるセキュリティチェックも行い、導入にいたりました。導入を決める上で、まず私たちの業務ではマニュアルを現場に持ち込んで作業する必要がありますので、PCやスマートフォンで簡単にマニュアルを閲覧できるという使い勝手の良さは重要なポイントでした。一方、マニュアルの作成や編集に関しては、操作がシンプルで、PCだけでなく、スマートフォンでも作成・編集ができるというのも、Dojoウェブマニュアルの導入を決めた大きな要因となりました。また、コストパフォーマンスに関して、大規模な初期コストやランニングコストが必要だという話になると、私たちの部署だけで導入するのは難しいところがありました。さらに、そのようなシステムやサービスだと、運用担当者を設けなければならないケースもあり、人的余裕やノウハウもありませんでした。そのため、クラウドで運用担当者が不要、かつコスト面でもスモールスタートが可能なDojoウェブマニュアルには大きな魅力を感じました。
現在の稼働状況
社内だけでなく協力会社への作業指示にも活用
環境プロジェクト部では全員が同じマニュアルを利用するわけではありませんが、現在、部内メンバー全員がDojoウェブマニュアルを利用できるようにしています。
プラントなどの設備に関する操作方法を示したマニュアルをはじめ、土壌環境などのモニタリングの手順を示したマニュアル、作業現場での注意事項を記載したマニュアルなど、数種類のマニュアルをDojoウェブマニュアルで作成し、共有しています。また、協力会社へ作業の指示を行う際、DojoウェブマニュアルのデータをPDFに出力して渡すこともあります。
導入後の評価
マニュアル作成の業務負荷を大幅に軽減
Dojoウェブマニュアルを使い始めてまだ日が浅く、作成中のマニュアルもあるので具体的な効果の検証などはこれからとなりますが、現場に紙のマニュアルを持ち込む機会が減り、スマートフォンで対応できるようになりました。
また、テンプレートを使ってマニュアルを作成するのがとても便利かつ手軽なので、作成者の作業負荷軽減につながっています。これまではフリーフォーマットでマニュアルを作成していたため、構成やレイアウトを考えながら作業を進めていかなければならず、操作性も含めストレスや作業面での負荷となっていました。
Dojoウェブマニュアルでは、テンプレートに必要な情報を当て込んでいくような感覚で、マニュアルが出来上がっていくので、余計なことに煩わされることなく、内容に集中できます。しかも、PC がなくてもスマートフォンで作業ができるので、事務所以外の場所でもマニュアルの作成や・編集ができるようになりました。
スマートフォンで撮影した写真や動画を、手軽にマニュアルへ貼り付けることができるのもとても便利です。写真や動画にコメントや画像を記載したりすることもできるので、よりわかりやすく、手順や注意事項を示すことができます。また、現場で何か気付きがあったときに、その場で写真を撮影し、注意事項としてマニュアルに載せるといった使い方もできるので、マニュアルの生産性が向上しただけでなく、内容面でも充実してきていると実感しています。
加えて、マニュアルの作成時に特に意識することなく、目次を設けたり、マニュアルを分類したりしているので、自然と体系化されているという印象も持っています。
今後の展開
新たな拡張機能にも期待
今後さらにマニュアルの本数を増やしていきたいと考えています。機能面では、時間計測・記録機能なども活用できればと考えていますが、新たにChatGPTの機能をサポート（2023年7月リリース）すると聞いていますので、文章作成のさらなる効率化や省力化につながればと期待しています。
また、現在利用している部署は環境プロジェクト部のみとなりますが、社内の他部署やDX 関連の担当者も、当部におけるDojoウェブマニュアル利用の様子や成果などに注目しており、社内での横展開も検討していければと考えています。リモートでの対応となりましたが、テンダは検討開始時から丁寧かつ柔軟に対応してくれました。そのおかげで、安心して導入を進めることができ、とても感謝しています。これからも変わらない丁寧なサポートはもちろん、機能追加や使い方に対するアドバイスなどの情報提供にも期待しています。