D-Analyzerの導入事例
RPA化における業務分析の工数を大幅削減！
業務可視化で単純作業も効率化！
D-Analyzerをご活用いただいている不動産投資運用会社の総務部ご担当者様に、お話を伺いました。
- まず業務の概要を教えてください。
- 当社は不動産ファンドを運用している会社です。部門は主に3つあり、投資運用部門・財務部門・企画総務部門があります。私は企画総務部門に所属しており、会議体の運営や人事関係、システムの導入管理などを担当しています。
- D-Analyzerを導入する前、業務分析において、どのような課題を感じていましたか？
- 課題はRPAにおける業務のヒアリングでしたね。効率化のためRPAを導入し、まずは企画総務部門で使い始めました。その後、同様に他の部門でもRPA化を進めようとしたのですが、これが難しかったです。自分の部門ならともかく、この二部門の業務は専門性が高いものが多く、RPA化のためにはその内容を理解し、さらには手順まで確認していく必要がありました。当社では、PCの操作ログを取得するツールを各担当者の端末に入れていますが、そのツールには集計したり分析したりする機能はありません。そのため、各部門の担当者に直接話を聞かないと、業務の流れが分かりませんでした。
- 確かに他部門の業務を把握するのは難しいですよね。
具体的にどのようなことにお困りでしたか？ - RPAにする業務は基本的に日々のルーティンワークが多いので、どんな業務に、どれくらいの時間がかかっているかアンケートを取ってみました。アンケート結果から48の業務が挙がりましたが、RPA化できそうな業務は20程度でした。それらの業務について、ヒアリングで一つひとつ深堀してみましたが、本人が無意識でやっていることもあり、一件あたり1時間以上と、かなり時間がかかりました。
さらに、RPA開発を外部委託することになり、ただでさえ把握の難しい他部門の業務を、社外の人に正確に説明しなければならず、困っていました。
- D-Analyzerを初めて知った時、どんな印象でしたか？
- 初めてD-Analyzerを見かけたのは展示会でしたね。その後営業の方から詳しく説明をしてもらい、D-Analyzerを使ってRPAのための業務分析をするデモンストレーションを見せてもらいました。操作ログを取るツールはいくつも知っていましたが、特にD-Analyzerは業務全体の流れを俯瞰できるところが「すごいな！」と。困っていることが一気に解決しそうなツールだと思いました。
これだけでも十分素晴らしいと思いましたが、マニュアル自動作成ツールのDojo（ドージョー）も使って、業務手順を自動でマニュアルにし、RPA作成者に業務手順を伝えやすくしていました。 DojoとD-Analyzerを合わせて使うことでRPAを委託・開発するまでの工程がスムーズになる、そう感じたことが導入の決定打になりました。
- 実際にD-Analyzerを使って、
スムーズに業務を分析できましたか？ - はい。まずは、一人一人の業務を各月ごとに出力しました。シーズンごとに何が一番多く繰り返されているかを確認することで、中心となる業務を分析できました。D-Analyzerは個々のPCにインストールすることで、業務を漏れなく記録できるので、アンケートやヒアリングなど、従来の方法とは比べ物にならないほど、工数を大幅に削減できたと思います。
アンケートからRPA化を進めると、業務担当者本人のAs is／To beとRPA化できる部分が異なっていることがあり、理想とのギャップが生じましたが、D-Analyzerでは客観的に業務を分析できました。
- 業務を可視化することで、気付いたことはありますか？
- 些細な業務を改善するきっかけにもなりました。印刷回数が多い人がいて、これは外部委託せずともRPA化できそうだったので、ファイルからの印刷をRPA化しました。ほかにも、RPAではないのですが改善できたことがあります。エクスプローラーを何度もクリックしている人がいるので見てみると、フォルダの深い階層にファイルを置いていたので、ショートカットを使うよう提案してみました。また、受信ボックスと送信ボックスを行き来して時間がかかっている人もいました。メール文の作成の際、過去のメールを見返すためでしたので、メールのフォーマットを作ることをアドバイスしました。RPA化のためだけではなく、こういった単純な作業もD-Analyzerで可視化することで改善できるのは良かったです。
- テレワークを実施する企業が増えましたが、テレワークにおいてもD-Analyzerは活かせると思いますか？
- D-Analyzerでデータを常時取得していれば、管理監督者が知りたいと思ったときに、一人一人の業務状況を知ることができるので、テレワークでも活用できるのではないかと思いました。
テレワークでは、管理監督者が社員の業務把握をする必要がありますが、管理監督者へ実施業務内容を細かく報告しなければいけないのは、自分が信用されていないようで嫌ですよね。管理監督者がD-Analyzerを活用して客観的に把握できるならば、こうした懸念もなく、スムーズに業務把握ができるのではないかと思いました。当社では、D-Analyzerで業務分析を進めることができました。これからRPA開発の外部委託に向け、今回の分析結果を活かしていきたいと思います。
業務可視化 / 業務効率化ツール
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