製造業における製品マニュアルは、品質保証や製品理解の向上のためには不可欠です。しかし、従来のマニュアル作成方法では、作業者ごとにレイアウトが異なり、統一感のない文書が生まれがちです。さらに、DTPオペレーターによる専門的な作業が必要になることもあり、レイアウト調整に多くの時間がかかったり、工数やコストが増大したりすることも多いです。
本記事では、レイアウト自動調整機能を活用し、マニュアル作成の属人化を防ぎつつ、統一されたフォーマットで効率的なマニュアル制作を実現する方法について解説します。
1.従来のマニュアル作成における「レイアウト調整」の課題
マニュアル作成における「レイアウト調整」工程では、多くの企業が以下のような課題を抱えています。
1-1.作業者ごとにレイアウトがバラバラ
- 統一されたテンプレートがなく、作業者の裁量に応じてレイアウトが異なる
- 同じ企業内でもマニュアルの見た目が異なるため、可読性や理解度が低下している
- フォントや見出し、画像の配置に一貫性がないため、製品のブランドイメージにも影響が出ている
1-2.DTP作業に多くの工数が必要
- 技術者やマニュアル作成者が基本的なレイアウトの整備に注力する必要があり、基本情報の記述に集中できない
- レイアウト調整やスタイル統一に時間がかかり、内容によっては修正が発生するたびにDTPオペレーターの手が必要
1-3.バージョン管理が煩雑
- 最新バージョンの管理が難しく、誤った文書が使用されるリスクがある
- 修正の際にどの部分をどのように更新すべきかが明確でなく、作業負荷が増大している
このような課題は、マニュアルの品質低下や問い合わせの増加、さらには製品自体の評価にも影響を及ぼします。
2.DTPオペレーターに頼らない、効率的なマニュアル制作
これらの課題を解決するために、e-manualの「レイアウト自動調整機能」が注目されています。
2-1. e-manualのレイアウト自動調整機能の特長
e-manualには、以下のような特長を持ったレイアウト自動調整機能が備わっています。
- フォント、表の配置、見出しサイズなどを自動で統一し、適用することが可能
- DTPオペレーターを必要とせず、テキスト入力と画像挿入だけで完成
- 共通モジュールを活用し、一度の修正で関連するマニュアルを一括更新
- HTML・PDF・XML出力対応で、多様なフォーマットに簡単変換
e-manualを使用することによって、工数を減らしつつ、レイアウトの一貫性を保つことができます。
2-2.属人化を防ぐマニュアル制作環境の実現
e-manualでは、フォーマットの統一とレイアウトの標準化がシステム的に管理されているため、誰でも同じ品質のマニュアルを作成することができます。
- 作業者の経験やスキルに依存しないため、新任者でもすぐにマニュアル作成が可能
- 個々の作業者のスタイルに依存せず、すべてのマニュアルが統一されたデザインに
- 作業プロセスが統一されるため、異動や退職によるノウハウの継承が容易
3.建機メーカー様の導入事例
同社では、e-manualを導入したことにより、マニュアル作成におけるレイアウト調整工程を大幅に改善しました。
3-1.導入前の課題
- DTPオペレーターが5名必要で、人件費が高額
- マニュアルのレイアウト調整に年間約2,000万円のコストが発生
- 異なる部署で作成されたマニュアルのフォーマットがバラバラで、統一感がない
- 更新時の修正漏れが多く、更新のたびに不明点の問い合わせが増加する
3-2.e-manual導入後の改善
- DTPオペレーターの人件費削減（5名→2名）
- 年間9,400万円のコスト削減（DTP編集・外注費削減）
- 属人的な要素を排除し、レイアウトを統一
- 一元管理による品質向上（誤記や不統一が減り、ユーザーの理解度が向上）
結果として、マニュアルの品質が向上し、ユーザーからの不明点問い合わせ件数が大幅に削減されました。
4.まとめ
e-manualをはじめとする、レイアウト自動調整機能を活用したマニュアル作成は、DTP作業の負担を大幅に削減し、作業者が「内容の執筆」に集中できる環境を実現します。その結果、品質向上・コスト削減・業務効率化を同時に達成でき、より洗練された技術文書の提供が可能になります。
マニュアル作成の効率化を検討している企業の皆様は、ぜひレイアウト自動調整機能の活用を検討してみてください！
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テンダのマニュアルトータルソリューション
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