「バックオフィス（間接部門）」とは、企業における後方支援業務の総称です。それに対して、企業の利益に直結する業務や、顧客と直接的に関わる業務は「フロントオフィス（直接部門）」と呼ばれます。
バックオフィスに該当するのは、具体的に総務・人事・経理・財務・法務などの業務です。バックオフィスには、企業を内側から支える役割があります。多くの組織は、フロントオフィスとバックオフィスが支え合うことで成り立っているのです。
バックオフィスの業務内容は、フロントオフィスのサポートをはじめとして、社内体制や職場環境の整備、各種事務手続きなどを担っています。いずれも経営において重要な仕事ですが、定型業務が多い傾向にあるため、業務効率化が求められます。本記事では、バックオフィスの業務効率化を実現するためのポイントを解説するため、ぜひ参考にお読みください。
1.バックオフィス業務を効率化する重要性
そもそもバックオフィス業務ではなぜ効率化が求められるのか、現状の問題を把握することから始めましょう。初めに、バックオフィスの効率化へ向けた基礎知識をお伝えします。
1-1.バックオフィスを効率化するメリット
バックオフィス業務を効率化すると、企業はさまざまなメリットが期待できます。まず、現状の業務フローが改善され、従業員の生産性向上やサービス品質向上につながります。ヒューマンエラーによる業務上のミスやリスクも大幅に軽減されるでしょう。事務処理の工数が減れば、人件費のコスト削減や、リソース確保による人手不足の解決策にもなり得ます。さらには、働き方改革によってテレワーク（リモートワーク）や時短勤務など多様な働き方を実現しやすくなるのも魅力です。ワークライフバランスが改善され、採用強化や社員のモチベーション維持などの効果がもたらされます。
1-2.バックオフィス業務が効率化しにくい理由
先ほどご紹介したように、バックオフィス業務を効率化するメリットは非常に大きいといえます。しかし、業務プロセスにおけるアナログ業務の割合が高いことから、なかなか効率化が進まず悩みを抱えているご担当者様が少なくありません。例えば、一般事務の場合、書類や資料を紙ベースで管理していたり、社内手続きに印鑑承認が必須であったりと、ワークフロー全体がアナログで運用されているケースもあるでしょう。このように業務のデジタル化が停滞している背景から、依然としてオフィス外でも仕事を進められるリモートワーク体制への移行ができていない企業が多いといえます。
バックオフィスは業務範囲が広く、かつ業務量が多いことから、業務改善や人材教育に充てる時間を確保しにくいのが難点です。また、経理業務や会計業務のように、専門的な知識やスキルが求められる職種では、業務の属人化が起こりやすい傾向にあります。こうしたバックオフィスの特徴を押さえた上で、効率化の施策を検討することが大切です。
2.バックオフィスを効率化する方法
続いて、バックオフィスを効率化するための具体的な施策をご紹介します。必要に応じてワークフローシステムを導入してデジタル化を進めたり、マニュアル整備で業務を可視化したりして、業務改革を進めましょう。
2-1.ペーパーレス化の促進
紙ベースで運用している業務へシステムを導入して、デジタル化する方法です。システム上で書類を作成して保管することで、紙の印刷や管理、郵送作業などの無駄な手間を省けます。ペーパーレス化にともない、文書の保管スペースを削減できるだけでなく、用紙や切手などの費用も不要となります。
2-2.AIや自動化システムの導入
単純作業や判断作業の一部を、AI（人工知能）やRPA（ロボットによる業務自動化）、チャットボットなどに任せる方法です。例えば、経費精算・請求書発行・社内規定や手続きに関する問い合わせ対応などの業務は、自動化できる可能性があります。業務スピードの向上やヒューマンエラーの削減が期待できるでしょう。
2-3.クラウドサービスの活用
クラウド上にあるサーバーに自社のデータを保存したり、オンラインでソフトウェアを利用したりする方法です。クラウド型のシステムを利用すると、会社の外部からも業務で必要なファイルやシステムにアクセスできるようになります。従業員が出社しなくても、時間や場所に縛られず、柔軟に業務を実施できます。リモートワーク体制の構築にも有効です。
2-4.マニュアルの作成や導入
業務をマニュアル化すると、業務の目的や手順、注意点などの重要な情報をわかりやすく正確に周知できるようになります。現場で業務マニュアルを活用すると、属人化の防止につながるほか、社員教育の負担軽減や、スムーズな引き継ぎを実現できる点でも安心です。また、ノウハウの共有により業務が標準化されると、作業品質の安定や向上といった効果も期待できます。
2-5.アウトソーシングの活用
自社で担う必要のないデータ入力などの簡単な作業や、専門性が高く負担の大きい給与計算などの業務は、アウトソーシングサービスに委託するのも一つの手です。外部委託によって業務負担の削減や、人員不足の解消が期待できます。また、人件費や教育費のコスト削減につながる可能性もあります。ただし、外部サービスを利用する際は、機密情報の管理方法、セキュリティ対策、サポート体制などをチェックすることが大切です。
3.バックオフィス業務を効率化するためのポイント
バックオフィス業務の効率化へ取り組む際は、以下の2点を参考にしながら、施策を成功へ導きましょう。自社に適切な仕組みを作るためのポイントを解説します。
3-1.改善に取り組む業務の優先順位を決める
バックオフィスの業務改革を効率的に推進するためにも、まずは自社の課題を洗い出して、優先順位を決めることから取り組み始めるようおすすめします。すべての業務の改善へ一斉に着手するよりも、明確な課題に対して適切な対策を検討し、解決へ向けて集中して取り組むのがポイントです。
3-2.自社の業務に適したツールやサービスを選ぶ
業務効率化の目的でツールやサービスを導入する場合は、社内の体制変更の負担を考慮して、長期的な運用を前提として慎重に選定を行いましょう。ツールやサービスの導入時には初期費用やランニングコストが発生します。また、対応する社員には研修や社員教育の機会が必要です。導入前にデモや無料トライアルを利用して、機能や使い勝手を十分に確認すると良いでしょう。また、導入後は定期的に見直しと分析・改善を行い、ツールやサービスを有効活用することが大切です。
4.バックオフィスの効率化にはマニュアル作成が効果的
バックオフィス業務を効率化すると、従業員の生産性向上やサービス品質向上をはじめとした、多くのメリットが期待できます。企業の状況によっては、アナログ業務の割合の高さから、効率化が難しいケースもあるでしょう。自社の課題に合わせて、効率化の施策を検討することがおすすめです。現状の業務の全体像を可視化し、属人化解消や品質向上を目指すなら、社内向けマニュアル作成が効果的です。その際は、マニュアル作成ツール「Dojoシリーズ」がバックオフィス業務の効率化に貢献します。「Dojoシリーズ」を導入すれば、自社独自の業務マニュアルを簡単に作成できます。充実したマニュアル作成ツールを活用して、作成時間を大幅に短縮。 研修や説明会が不要となるため、教育コストの削減にも寄与します。バックオフィス業務のマニュアル作成は、「Dojoシリーズ」にお任せください。
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