「特定の人だけが仕事に追われている」「従業員ごとの作業量に違いが見られる」といった状況は、業務に多くの無駄が発生している可能性があります。従業員間の仕事量のバランスにお悩みの場合、業務平準化を図ることで解決できるかもしれません。
業務平準化を推進することは、生産性向上や従業員の負担軽減、コスト削減にもつながります。今回は、業務平準化の基礎知識や業務標準化との違い、重視される理由、具体的な業務平準化の進め方などを解説します。
1.業務平準化とは？
業務平準化とは、特定の従業員に業務が偏らないようにすることです。一部の従業員のみにタスクが集中すると不平不満が生じる可能性があります。ほかの従業員のリソースを有効活用できておらず、生産性が低下してしまう点も問題です。組織の状態を見直し、従業員ごとの業務量にばらつきがあると感じた場合は、負担を均等にすることを目指しましょう。
また、業務平準化と似た言葉に「業務標準化」があります。業務標準化は、すべての従業員が同じ品質の成果を上げられるようにすることです。マニュアルの整備や社員教育の充実などによって実現を目指せます。
業務平準化と業務標準化には深い関連性があり、どちらかができていなければもう片方も実現が難しいといえます。両者を並行して実践していくことが重要です。
2.業務平準化が重要な理由
業務平準化ができていない場合、業務に悪影響を及ぼすおそれがあります。業務平準化の実現によって社内のムリ・ムダ・ムラを解消すれば、業務効率を向上できるでしょう。こちらでは、業務平準化が重視される理由を解説します。
2-1.業務の停滞を防ぐ
業務の偏りによって作業の進行が滞り、完了するまでの期間が延びてしまうことがあります。特定の担当者に業務が集中すると効率が低下するためです。残業時間が増えてしまい、長時間労働を招いてしまう点に注意が必要です。
業務停滞によって納期に間に合わなくなるようなケースがあると、顧客からの信頼も失ってしまいます。業務平準化によって担当者の労力を軽減することで余裕が生まれ、プロジェクトの進行もスムーズになるでしょう。
2-2.休暇が取りやすくなる
業務負担が偏っている場合、担当者が有給休暇などの休みを取りづらい状況に陥ります。体調不良になったとしても、ほかに担当できる従業員がいないため無理をして出社してしまうケースもあるでしょう。この状態が続くと、従業員のモチベーション低下につながるだけでなく、心身の健康にも悪影響が生じます。仕事量が多く疲労が蓄積し、休職・離職を招いてしまうリスクもあるでしょう。こういった事態を防ぐためにも、特定の人員に偏った業務フローは改善することが大切です。
2-3.属人化を防ぐ
属人化とは、特定の担当者でなければ対応できない業務があることです。担当者の能力やスキルなどに依存した状態となり、ほかの従業員では業務内容がわからなくなる点が問題です。仮に担当者が休んでしまった場合、適切に業務を遂行できなくなります。業務のブラックボックス化を避けるためにも、属人化を解消することが重要です。
業務平準化には、属人化を防ぐ効果も期待できます。担当者不在のタイミングでも滞りなく業務を行いやすくなるでしょう。
2-4.コストダウンを実現する
業務平準化は、業務品質を下げずにコスト削減を図れるメリットもあります。例えば、チーム内のメンバー同士で連携を取り合って行う仕事の場合、特定の人だけ作業量が多くなってしまうと、ほかのメンバーには待ち時間が生じてしまいます。全体の作業効率も落ちてしまうでしょう。
業務平準化によって無駄な待ち時間を減らし、停滞を改善することでその分の効率化を図れます。手待ちの人員の発生を抑制でき、無駄な人件費の発生を抑えられるでしょう。
3.業務平準化を進めるときのポイント
業務平準化を成功させるには、以下のポイントを意識することが大切です。こちらでは、業務平準化を実施するための方法やコツ、注意点などご紹介します。
3-1.業務量を把握する
効果的な改善策を編み出すには、現状把握を行うことが大切です。業務プロセスの棚卸しを行い、誰が・何を行っているかを可視化しましょう。社内のすべての業務を洗い出すと、業務の偏りが発生している場所を見つけやすくなります。かかっている時間や手間、精神的な負荷なども考慮して個々の業務量を見極めることがポイントです。特定の従業員に業務が集中している場合、他の従業員に業務を割り振って調整しましょう。
3-2.業務平準化が必要な業務に優先順位を付ける
業務の棚卸しが済んで個人の業務量の見える化ができたら、優先度の高いものから改善を図ります。いきなり大きな変化を求めるのではなく、組織全体への影響の小さな部署から改善を進めるのがおすすめです。急激に業務平準化を推進してしまうと、新しいやり方についていけない従業員が出てきてしまう可能性もあります。
加えて、いきなり大規模な改革を行った場合、失敗したときのデメリットも大きくなります。業務平準化は長期的な目線で取り組み、段階を踏んで進めていくほうが良いでしょう。
3-3.マニュアルを作成する
業務平準化に有効な手法の一つが、業務内容のマニュアル化です。適切なマニュアルを作ることができれば、特定の担当者以外も業務を把握しやすくなります。ナレッジ共有がスムーズに行えるようなり、従業員教育や引継ぎにも活用できるのが魅力です。マニュアルを確認すれば誰でも一定の作業ができるような状態を目指しましょう。
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3-4.業務を自動化する
ITを活用したツールを導入して自動化することで、従業員の業務の負担を軽減できます。業務を可視化して自動化できるものを洗い出しましょう。特に定型業務は自動化しやすいため、積極的にツールを導入し、処理を任せるのが望ましいといえます。
業務平準化に役立つITソリューションには、タスク管理ツールやRPAなど、さまざまな種類があります。RPAとは主に事務作業などの自動化を実現できるソフトウェアロボットのことです。こうしたITツールの活用により、作業が効率的になるのはもちろん、人的ミスを減らし、作業品質を均一化できるでしょう。作業時間短縮によって効率が高まり、人手不足による問題の解消にもつながります。
3-5.定期的に見直す
業務平準化の施策を開始した後は、定期的な効果測定と改善を繰り返し、PDCAサイクルを回しましょう。時期が来たら検証を行い、どの程度の改善効果があったかを確かめます。検証結果を基に継続的な改善を行っていくことで、より効果の高い施策を実践できるようになるでしょう。
4.業務平準化の推進にはマニュアル作成がおすすめ
企業の業務改善を図る上で、業務平準化は欠かせない要素です。業務量の偏りがあると、従業員の離職や生産性低下などのリスクが生じる可能性があります。自社の従業員の業務量を見直し、平準化に取り組みましょう。
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