業種に関わりなく、業務効率の向上は喫緊の課題です。施策はさまざまですが、1つの方法は業務の属人化を避けて「仕組み化」することです。その目的を実現するために効果的なのは、操作マニュアルの作成といえるでしょう。
ここでは操作マニュアルの意味や目的、操作マニュアルを作成する方法のほか、作成する際の負担を減らすポイントについて説明します。これまでもマニュアルを作成してきたものの、なかなかコストに見合った効果が見られていないと感じる担当者の方はぜひお役立てください。
1.操作マニュアルの意味と作成の目的
最初に、操作マニュアルの意味と作成の目的について説明します。
1-1.操作マニュアルとは
操作マニュアルとは、業務で使うシステムや機械の操作方法が記載された説明書のことです。具体的な操作の仕方、操作することでどのような結果や変化が生じるのかが記されています。また、トラブル発生時の対応についても記載されていることが一般的です。
また、操作マニュアルと業務マニュアルはしばしば混同されるため注意が必要です。業務マニュアルでは業務全体のイメージやフローを説明したものであり、操作マニュアルは業務マニュアルをさらに具体化し、実際の操作手順を示します。
1-2.作成の目的
操作マニュアルを作成する目的は、読むだけで作業者がシステムや機械を正しく操作できるようにすることです。そのため、操作マニュアルが「取扱い説明書」になることは避けなければなりません。初心者であっても、操作のイメージがつかめるように画像などを駆使して作ります。
操作マニュアルを作成することで、業務を標準化できます。言い換えると、操作する担当者の作業レベルを揃えられるのです。操作マニュアルがなければ、同じ作業でもやり方は個々人によって異なってしまいます。そうなると、作業スピードも経験や能力に大きく左右されてしまいかねません。その結果、業務にムダが生まれたり、成果物の品質にばらつきが生じたりすることになりかねません。結果的に、会社全体の業績やブランドにも影響します。
また、操作マニュアルがなければ、新人を研修する際に一から十まで先輩が教えなければなりません。現場での教育は行き当たりばったりになりがちで、体系的な研修は困難です。この点、業務全体を網羅した操作マニュアルがあれば、段階的に新人を教えることができ、教育期間を短縮できます。
2.わかりやすい操作マニュアルの作り方
操作マニュアルは作ればよいわけではありません。仮に分かりにくければ、せっかく作った操作マニュアルも活用されないままになってしまいます。操作マニュアルはわかりやすくなければなりません。
では、どうすればわかりやすい操作マニュアルを作れるのでしょうか。ここでは5つのステップを取り上げます。
2-1.【Step1】操作マニュアルを利用する対象者の特定
操作マニュアルを利用する対象者を特定することで、作成の目的を明確にします。例えば、初心者が操作マニュアルを利用するのであれば、業務に対する理解度の浅さを配慮し、専門用語の使用は避けなければなりません。
2-2.【Step2】全体の構成・目次の決定
次に操作マニュアル全体の構成や目次を決定します。全体の構成が分かりやすければ、作成した操作マニュアルを用いた研修も進めやすいですし、実際に操作の途中で操作マニュアルを参照する際も必要な情報にすぐにアクセスできます。作成する側はある程度業務に精通しているはずですが、自分が分かりやすいかどうかではなく、読み手にとって分かりやすい構成かどうかをイメージするようにしましょう。
2-3.【Step3】操作方法の洗い出し
全体の構成や目次が決まったら、いよいよ具体的な操作方法の説明に入ります。ただ、いきなり操作手順を示そうとすると、重複したり、必要記載事項を漏らしたりしがちです。操作方法をすべて洗い出しておきましょう。
2-4.【Step4】手順ごとの説明文の記述
操作方法をすべて洗い出したら、分かりやすく操作手順に並べます。また、手順ごとに説明文を記載します。ここで重要なことは、説明文の記載は端的にポイントを絞るということです。曖昧な表現や誤解を生むような表現は避けます。一文は短く、シンプルにしましょう。人によって受け取り方が異なれば、操作の標準化というマニュアルの目的を達成できなくなります。また、操作する側に迷いが生じれば、最悪の場合、事故にもつながりかねません。
2-5.【Step5】完成した操作マニュアルのテスト運用
完成した操作マニュアルをテスト運用します。誰が使っても同じような操作方法を想起させるものか、分かりにくい表現はないか、マニュアルを読んでも解決できないようなトラブルが発生した場合の対処法についても記載してあるか、などについて検証しておきます。もし、改善点が見つかるようなら、表現や記載を変更し、バージョンアップを重ねていきましょう。
3.操作マニュアルの作成の負担を軽減する方法
操作マニュアルの作成が重要であることは分かっていても、通常業務を続けながらの作業は負担になるものです。ここでは、操作マニュアルの作成の負担を軽減する方法について説明します。
3-1.外部ツールの利用
ツールを活用すれば、操作マニュアル作成の負担を減らせます。外部ツールにはひな型となるレイアウトやデザインが用意されていることが多く、テンプレートに従って内容を書き込むだけで一定のクオリティのマニュアルになります。
ツールを活用すれば、動画や画像も挿入しやすいですし、閲覧用のデバイスを選ばない操作マニュアルの作成が可能です。操作マニュアルがどの程度活用されるかは、分かりやすさだけでなく、デザインや装丁が美しく、魅力的かどうかも関係しています。外部ツールを活用すれば、それが可能です。
3-2.操作マニュアルの作成には「Dojo」の利用がおすすめ
外部ツールにもいろいろありますが、Dojoなら手軽に高品質な操作マニュアルが作成できます。Dojoでは、画面上で操作した内容を自動で取り込んで画像やテキスト化します。多数のテンプレートが用意されており、出力形式は紙、PDFファイルなどのデジタル、いずれの形式でも可能です。
4.操作マニュアルで業務の負担を減らし、生産性をアップ
毎日の業務に忙殺され、操作マニュアルの作成はどうしても後回しになりがちです。しかし、長期的な視野をもち、優先的に操作マニュアルを作成しておけば、業務の負担を減らし、効率化や生産性アップを期待できます。
業務負担をなるべく減らしつつ、分かりやすい操作マニュアルを作るためには外部ツールの活用がおすすめです。手軽に高品質な操作マニュアルが作成できるDojoを試してみてはいかがでしょうか。
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