業務に必要なマニュアルは、ツールを活用することで効率的に作成することができます。作成担当者の負担を減らし、コスト削減を叶えるためにも、便利なツールを活用することがおすすめです。ただ、マニュアル作成ツールには多くの種類があり、機能もそれぞれ異なります。どのツールを選べば良いか判断に迷ってしまうケースも多いのではないでしょうか。
今回は、マニュアル作成ツールを導入したい企業担当者様へ向けて、ツール導入のメリットや選び方、使うときの注意点などをお伝えします。また、おすすめのマニュアル作成ツールもご紹介するため、ぜひ参考にご覧ください。
INDEX
1.マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、マニュアルの作成や共有、管理等の機能を備えたソフトウェアのことです。現在、マニュアル作成にWordやExcel、PowerPointといったOfficeソフトを利用し、手作業でマニュアルを作成している企業も多いのではないでしょうか。しかし、これらのOfficeソフトを使ったマニュアル作成は、追加コストなく活用できる一方で、以下のような問題もあります。
- 手作業なので、とにかく作成に時間がかかる
- フォーマットの統一が難しく、更新・共有がしづらい
- 社員のスキルで出来が大きく違う
これらの問題を解決し、より効率的にマニュアル作成を進めていくためには、ツールを利用するのがおすすめです。一般的なマニュアル作成ツールには、以下のような機能が備わっています。
- テンプレート／レイアウト機能
- 簡単に共有／編集ができる機能
- 画像・動画の取り込み／編集機能
- 紙や動画など、複数のファイル形式への出力機能
- スマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応する機能
政府が推進する「働き方改革」や新型コロナウイルスの流行によって、一気に導入が進んだ「テレワーク」にも、業務効率化が期待できるマニュアル作成ツールの活用がおすすめです。
2.マニュアル作成ツール導入のメリット
マニュアル作成ツールを駆使すれば、マニュアル作りに関するさまざまな課題を解決できます。メリットについては以下の通りです。
2-1.マニュアルの品質向上・維持
わかりやすいマニュアルを作るには押さえるべきポイントが複数あります。労力と時間をかけてマニュアルを作成しても、出来上がったものがわかりにくいものであれば、役に立つマニュアルとはいえないでしょう。また、作成者ごとにマニュアルのフォーマットやデザインが変わってしまうと、読み手側に親切な設計とはいえません。
その点、マニュアル作成ツールなら基本フォーマットが用意されているので様式が統一できるほか、既に用意されたものを活用するので、苦手な方でも洗練されたわかりやすいスタイルで作成が可能です。
2-2.リソースの確保
マニュアルをゼロから作るとなると、相応の労力と時間がかかります。業務効率を高めるためにマニュアルを作るとは言っても、あまり労力をかけずに短期間で完成できるのが理想的です。労力がかかるが故になかなか作成や更新に手を出せないという状況が少なくありません。マニュアル作成ツールには豊富なテンプレートや自動作成機能が用意されているので、作成のための時間を大幅に削減することができます。
また、質の高いマニュアルがあれば、初めての人にも短期間で必要なスキルを身につけてもらうことができ、新人教育や引き継ぎ業務に要する時間も減らせます。人件費が削減され、確保できたリソースをより生産性の高い業務に回すことも可能です。
2-3.情報の共有・編集
マニュアル作成というのは一度作って終わりというわけではありません。状況や変化に応じて日々アップデートしていく必要があります。しかし、そのたびに各自のファイルを更新したり、新しいものを共有したりする作業は実は大きな負担です。
マニュアル作成ツールならクラウドで一括管理することもでき、追加された内容は自動更新されていくので共有や運用も容易なのが大きなメリットのひとつです。また権限を設定すれば、誰でもアクセスして編集できるので、システム管理者を通さずに細かいアップデートや新たに必要な情報を記載していくような運用にも便利です。
2-4.記載漏れの防止
手作業でのマニュアル作成時には記載漏れが考えられます。記載漏れが起きてしまうと必要な情報が足りないため、担当者が作業をうまく進められなくなってしまいます。作業が進行できなくなってしまうだけでなく、大きな作業ミスにもつながってしまうおそれもあるでしょう。
このような事態は、確認しやすく、予め記載漏れが防げるようなフォーマットを用意することで未然に防ぐことができます。マニュアル作成ツールを使用することでトラブルの回避につながるでしょう。
3.マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールごとに備わっている機能や特長は異なります。既に多くのツールがリリースされている中からどのようにツールを選べば良いのか、選定で意識したいポイントをご紹介します。
3-1.目的との合致
ポイントの1つ目は、目的に応じた機能を備えているかどうかです。「どのようなマニュアルを作成したいのか」「誰が読んで活用するのか」を明確にして、目的が実現できる機能を備えたツールを選びましょう。後ほど紹介しますが、無料で使えるツールでもマニュアル作成が可能なので、有料のものを使う前にそちらも試しておくことがおすすめです。
3-2.操作性・扱いやすさ
対応しているデバイスやマニュアルの内容が見やすく表示されるかといった点も、注意して見ておきたい点です。スマートフォンやタブレットに対応していないツールの場合、「画面がフリーズする」「一部がうまく表示されない」といった問題が生じることも考えられます。
また、利用者が使いやすいツールなのか、ITリテラシーが低い人でも質を落とさずマニュアル作成ができる操作性を備えているかなども確認しましょう。誰が使うかに関わらず、効率的にマニュアル作成が行えるツールを選ぶことも重要です。項目に従い内容を入力するだけで簡単にマニュアルが作成できるような、テンプレートやフォーマット機能などを備えたツールの利用がおすすめです。
3-3.セキュリティの高さ
マニュアル作成ツールを導入する場合、セキュリティ面が気になる方も多いはずです。マニュアルの中に機密情報を記載することもあれば、マニュアル自体が企業にとって重要な情報であり資産でもあります。データの保存場所や不正アクセス・情報漏洩などに対しての監視体制、サポートなどを確認し、セキュリティ面で信頼できるツールを選ぶことが大切です。
3-4.サポートの充実
導入前や導入後のサポートが充実しているかも重要な選定ポイントのひとつです。代表的なサポート内容としては以下の通りです。
- 導入前や導入後に操作の仕方についてのレクチャーが受けられる
- 電話やメールによる問い合わせを受け付けている
- 不具合やトラブルが起きたときの対応がしっかりしている
これらのサポートが一通り揃っていれば、安心してサービスを利用することがでるでしょう。
4.おすすめのマニュアル作成ツール5選
マニュアル作成ツールに必要なポイントを押さえたら、実際に自社で使うツールを探してみましょう。こちらでは、おすすめのマニュアル作成ツールをご紹介します。便利なツールをお探しの方は、ぜひ参考にしてみてください。
4-1.Dojo
【特長】
- 中小企業から大企業まで幅広く活用されている
- 自動キャプチャー、自動作成ができる
- 教育コンテンツやエビデンス取得など幅広い利用シーン
- 専用ヘルプデスクや操作講習などアフターサポートが充実
- 豊富な出力形式
- 累計3,000社以上の導入実績
難しい操作が苦手、マニュアル作成が不安という方には「Dojo」がおすすめです。以下で詳しい機能やメリットを解説します。
誰でも手軽に高品質なマニュアルが作成可能
「Dojo」はマニュアル作成が初めての方にもおすすめのツールです。直感的な操作が可能で、慣れない方でも手軽にハイクオリティなマニュアルを作ることができます。
マニュアルを作るときはデザインや文章の流れなど、さまざまな部分に気をつけなければ見づらいものが出来上がってしまいます。多彩な種類のテンプレートを利用できる「Dojo」であれば、わかりやすいデザインのマニュアルを作ることができるでしょう。
また、マニュアル作成を行う際は、誰にでも使いやすいツールを選定することも重要です。「Dojo」なら作成手順もシンプルで、誰が作成担当者になっても問題なくシステム操作できるでしょう。
さらに、専用のヘルプデスクや無料セミナーなども利用可能です。サポート体制が充実しているため、操作方法がわからなくなったときも安心です。
自動作成機能で手間のかかるコンテンツ作成を解決
「Dojo」は手間のかかるマニュアル作成を自動化することができます。画面キャプチャーや操作説明文の作成、コンテンツ出力なども自動で行えます。担当者の負担を軽減し、生産性向上につなげられるでしょう。
また、マニュアルは一度作って終わりではなく、状況に応じて改善していくことも大切です。「Dojo」は作成したマニュアルの更新や追記などもスムーズに行うことができます。
累計3,000社以上の導入実績
「Dojo」は数多くの企業様から導入いただいた実績があります。「Dojo」シリーズには多彩なサービスがあり、企業の目的に応じて適切なものを選べることもメリットです。
例えば、スマホでマニュアル作成・閲覧可能な「Dojoウェブマニュアル」は、パソコン操作が苦手な方もSNS感覚でマニュアルを作れる機能があります。PCを持ち込めない現場作業の際も、スマホで閲覧できるマニュアルが役立ちます。
また、「Dojo」は学習管理システムとの連携も可能で、習熟度に合わせた社内教育を行えます。自社独自のeラーニングコンテンツ作成の内製化も実現可能です。ほかにも、Webサービスなどの動作検証の際に役立つキャプチャー取得機能など、幅広いシーンで役立つ機能があります。気になる方はぜひ無料相談をご利用ください。
参考サイト：https://tepss.com/dojo/
4-2.Teachme Biz
【特長】
- QRコードなどでマニュアルが共有しやすい
- マニュアルが活用されているか分析できる
- 画像や動画の編集が簡単
作成したマニュアルの共有や分析には、「Teachme Biz」もおすすめです。研修や自主学習のためのトレーニング機能を備えており、進捗状況の確認もできるため、マニュアルを使った研修や作業者の理解力を可視化することが可能です。また撮影した画像や動画の編集や挿入も簡単にできるため、文字だけではわかりにくい情報も伝えやすくなります。
4-3.iTutor
【特長】
- 動画の編集機能が豊富
- グリーンバックやWebカメラレコーディングなど独自の機能がある
- 講義型のe-ラーニングコンテンツが作れる
「iTutor」は教育用のeラーニング教材の作成におすすめです。講義型のeラーニングコンテンツを制作する上で役立つ、合成用のグリーンバック機能や、Webカメラによるワイプ画面の同時撮影機能など、教育コンテンツにも強いことが魅力です。その他、出題する問題を自動シャッフルするテスト機能などがあります。
4-4.tebiki
【特長】
- スマホで動画教育コンテンツを作れる
- 字幕や翻訳もシステムが自動生成してくれる
- 100ヵ国以上の自動翻訳機能がある
「tebiki」は外国人スタッフ向けの動画マニュアル作成などにおすすめです。スマートフォンで撮影した動画から、誰でも簡単に動画マニュアルの作成が可能です。動画の音声を自動認識して字幕へ自動変換してくれる機能や、100ヵ国語以上の外国語に自動で翻訳してくれる機能があるため、動画だけでほとんど完結するマニュアルの場合に役立ちます。
4-5.Axelute Document Assistant
【特長】
- 普段の操作を記録するだけでマニュアルを自動作成
- 作業内容をそのままマニュアルに
- 作業証跡記録の効率化が図れる
「Axelute Document Assistant」は、アウトソーシングや社内での業務引き継ぎに役立ちます。キーボードやマウスの操作をキャプチャーと共に記録しドキュメントに出力可能です。「Dojo」や「iTutor」などと同様に普段の操作を行うだけでマニュアルを自動作成してくれます。
作業内容をそのままマニュアル化できるため、作業者にもわかりやすく、担当者が変更になった際もスムーズに業務移行が可能です。作業認証記録としても活用でき、漏れなく作業内容を記録できるのが特長です。
5.【目的別】マニュアル作成ツールのおすすめ機能
先述した通り、目的に合ったツールを選ぶことでマニュアル作りはより効率的で意味のあるものになります。こちらでは目的ごとに適したツールの機能についてご紹介していきます。
5-1.ナレッジの共有
マュアル作成と共に、ナレッジ共有を促進したければ、共有機能があるものをマニュアル作成に利用するのがおすすめです。
複数の端末での同時編集やWeb上で配信管理できるものなら、簡単にマニュアルを共有することができます。検索機能を備えたツールを選べば、探しているマニュアルにすぐアクセスできるようになるため、たくさんのマニュアルがある場合には欲しい機能です。
ナレッジ共有によって特定の社員のみしか知らない業務というのが無くなり、属人化を解消できます。非常事態でもマニュアルを活用すれば誰でも対応ができるようになるのも大きなメリットです。
5-2.教育
新入社員や新メンバーを即戦力にしたい場合、社員の教育管理に適したツールを利用すると良いでしょう。社員がインターネットを利用して学習できるeラーニング機能や、マニュアルを操作しながら実際に作業の疑似体験ができる機能を備えたツールもあります。社員のトレーニングを設定できる機能や、実施状況分析機能があるものも選択肢になるでしょう。教育管理に適したツールを利用すればOJTが必要最低限で済むといった教育コストの削減も可能となります。
5-3.複雑な作業の指示
文章だけでは伝えづらい複雑な作業や現場作業、日本語が苦手な方にもわかりやすいマニュアルを作りたいのであれば、画像や動画を手軽に挿入できるツールを選びましょう。操作画面や説明文が自動で取得できるものや、スマートフォンで撮影した動画でそのままマニュアル作成ができるといった機能を備えるツールもあります。
画像や動画をマニュアルに活用すれば、読み手が作業するときも視覚的に理解が可能です。文字だけのマニュアルではわかりにくい部分も画像や動画があればスムーズに作業ができるでしょう。
5-4.外部委託(アウトソーシング)
業務を外部委託（アウトソーシング）したければ、業務手順を漏れなくマニュアルにする必要があります。アウトソーシング用のマニュアル作成に向いているツールは簡単な操作で自動作成してくれる機能などを備えているものです。マニュアルを作成してしまえば、担当者が変更になった場合や新システムを導入する際にも便利です。
5-5.品質管理
品質管理のためのマニュアルを作る場合、業務の流れや工程を視覚的に表現できるものを作成することがおすすめです。特に、一時的にアルバイトスタッフを雇う場合などは、慣れていないスタッフでもわかりやすいマニュアルを作らなければいけません。フローチャート機能を搭載したものであれば、業務フローを可視化したマニュアルを手軽に作成できます。動画や音声なども取り入れたマニュアルを作り、スマホやタブレットなどで閲覧できる形式にしても良いでしょう。
さらに、マニュアルにハイライトや付箋などの注釈を付ける機能もあると、重要なポイントや注意事項を強調できます。一目で大事な部分を把握しやすいマニュアル作りに役立つでしょう。
6.マニュアル作成ツールを使用する際の注意点
マニュアル作成ツールは、ただ導入して終わりというわけではありません。自社に合うものを選定し、十分に活用するためのポイントを押さえておくことが大切です。以下では、マニュアル作成ツール使用時の注意点を解説します。
6-1.自社の環境に対応しているか確認する
マニュアル作成ツールによって、使用できるデバイスやブラウザは異なります。選択したツールが自社の既存のソフトウェアやシステムと互換性があるか、統合できるかを確認しましょう。自社の課題解決に役立つ機能が搭載されているかどうかも大事ですが、環境が合わなければうまく使いこなせない可能性もあります。
また、ツールによってはインターネットに接続しないと使えない場合があります。オフラインで編集したい場合は確認が必要です。
6-2.マニュアル作成の人員やスケジュールを確保する
マニュアル作成には一定の時間や労力が必要となります。ツールを導入する前に、人員やスケジュールを確保しておきましょう。
マニュアル作成の目的や内容を明確にし、担当者や期限を決めると計画的に進めやすくなります。どのような目的でどのように運用するのかを決め、適切な担当者を配置しましょう。担当者を社内に周知しておくことで、マニュアルに関するトラブルがあったときもすぐに対応しやすくなります。
また、マニュアルの製作期限を決め、逆算しながら細かいスケジュールを決めていくこともおすすめです。情報収集はいつまでに行い、どの程度の時間をかけて内容を作り込んでいくのかがわかりやすくなるでしょう。マニュアル作成に多くのリソースを割けない場合は、自動化できるツールを使って効率化を図ることも選択肢の一つです。必要に応じてアウトソーシングも検討したほうが良いでしょう。
6-3.導入後も現場の意見を取り入れる
マニュアルが完成した後は、実際に運用しながら現場の声を聞き、改善点を把握していきましょう。定期的にチェックを実施し、マニュアルが実際の作業プロセスやニーズに合致しているかを確かめます。マニュアルを使用して働いている社員のリアルなフィードバックがあれば、よりわかりやすく使い勝手の良いものへと改善していけるでしょう。
6-4.長期的な使用を前提にツールを選ぶ
短期間でツールを変更すると、切り替えるための費用が生じるのはもちろん、新システム導入の作業や使い方の確認などの労力が必要になります。マニュアル作成ツールを取り入れる際は、なるべく変更せずに済むよう、継続的な使用を前提に機能を検討しましょう。
また、マニュアルの内容は状況に応じて変わっていきます。将来的にマニュアルの編集や新規作成などが行えるかもチェックしておくことがおすすめです。さらに、新しい機能を追加して利用できるツールであれば、サービスを切り替えることなく長く使っていきやすくなります。長い目で見て使い続けられるかをしっかりと確かめておきましょう。
7.マニュアル作成ツールの「Dojo」で高品質なマニュアルを手軽に作成
マニュアル作成ツールのメリットや選び方、具体的なおすすめのツール、導入の注意点などについてご紹介しました。ツールを選ぶ際は、目的に合った使いやすい製品を探すことが大切です。自社にマッチするツールを導入できれば、業務効率化や生産性向上など、幅広い効果を得られると期待できます。
また、マニュアル作成ツールをお探しの方は、ぜひ「Dojo」をご検討ください。面倒なマニュアル作成・共有も簡単に行えるようになります。無料で導入できる「Dojoウェブマニュアルフリー」をお試しいただくこともおすすめです。こちらのツールは無料でご利用可能ですが、Web上でのマニュアル作成や共有、分析機能など、さまざまな機能を備えています。ほかにも、「Dojo」シリーズには便利なサービスが充実しています。料金プランや導入サポートの内容など、気になることがあればお気軽にお問い合わせください。
さらに、マニュアル作成の総合的なサポートをご希望の場合は、TENDAのマニュアルトータルソリューションをご利用ください。業務の可視化、分析から作成、管理、活用方法の提案まで、一貫したサポートを実施します。「Dojo」シリーズを使用したマニュアル作成の代行も行うため、社内リソースを確保できない場合にもおすすめです。
参考サイト：https://tepss.com/manual-total-solution/
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