企業が将来にわたり成長していくためには、売り上げをあげるのと同時に余計なコストを削減していく必要があります。しかしコスト削減は適切に行っていかないと、社員の労働生産性やモチベーションの低下につながるなど、かえって逆効果になってしまう可能性があります。そこで今回は、適切にコストを削減して企業を成長させたいと考えている経営者の方に向けて、コスト削減のポイントや実行までの流れ、注意点などを解説します。
企業の運営に必要となるコストと削減方法
製造コストを除き、企業を運営していくために必要となるコストは、大きく4つに分かれます。
- オフィス関連コスト
- IT関連コスト
- 人件費コスト
- 採用コスト
今回は上記4つのコストについて解説します。
オフィス関連コスト
「オフィス関連コスト」とは、オフィスの家賃やオフィスの光熱費、コピー機のリース代、トナー代、コピー用紙代、その他の事務に必要となる用品代など、オフィスを維持していくために必要となる費用のことです。これらはオフィスで従業員が働く際に無くてはならないコストですが、削減できるポイントを見つけることができれば長期的に効果を見込めるコストでもあります。
例えば、近年、多くの企業で採用されているリモートワークを導入することで、オフィス全体の光熱費（主に電気代）を削減することが可能です。また、テレワークの導入によりオフィススペースに余剰が生じているのであれば、適正な規模のオフィスへ移転することで、家賃コストの削減をつなげることも可能です。
IT機器関連コスト
「IT機器関連コスト」とは、従業員が使用するパソコンやタブレットなどにかかるコストのことです。
近年、IT機器は毎年のように新しくなっており、IT機器の買い換え頻度も早くなってきています。もしIT機器を買い替えしているのであれば、リースやレンタルに変更することでコスト削減を見込めます。リースやレンタルは月々の料金がかかってくるので高額になると考えがちですが、仮にIT機器を1年～2年の頻度で買い換えている場合、リースやレンタルにすることでコストを削減できるかもしれません。
また、クラウドやRPAなどのITツールを導入すれば、従業員が生産性の高い業務に時間をかけられるように業務を効率化させることも可能です。導入する際の費用は掛かってしまうかもしれませんが、生産性の高い業務に従業員が集中して取り組む環境を作り上げることで、コスト削減と売上アップを狙うことができます。
人件費コスト
「人件費コスト」とは、従業員に対して支払う給与や通勤手当、残業手当などを指しています。企業が必要となるコストとしてはもっとも大きな金額を占めています。人件費がもっとも多くコストがかかっているからといって、給与を下げたり、非正規雇用を増やしたりしてはいけません。優秀な人材が離れていってしまいますし、従業員の働くモチベーションが下がる原因になります。
人件費コストの削減において有効な方法としてあげられるのが、先ほどご紹介したテレワークの導入です。テレワークを導入することによって通勤手当の支給を削減することができますし、同時に従業員の通勤に対する負担も減らすことができます。
採用コスト
「採用コスト」とは、新卒採用、中途採用を含めて新しい人材を採用するために必要なコストです。少子高齢化により、優秀な新規人材獲得のための採用コストは上昇を続けています。
採用活動において、スケジュールの調整や場所の確保、候補者への連絡、次回の面接のための準備など、面接に関しての業務にかなりの時間をとられています。面接に時間をかけた結果、採用した人材がすぐに離職をしてしまっては採用コストも無駄となってしまいます。
そのため、採用コストにおいては「選考プロセスを見直す」ことがオススメです。例えば、面接回数が多い場合は1回の面接内容を充実させたり、評価基準を統一させると、面接にかける時間を削減することが可能です。
また、自社の従業員からの紹介で採用する「リファラル採用」も有効です。リファラル採用は、従業員を通じて社内の雰囲気や風土といった文面では伝わりにくい内容を理解してくれる可能性が高まります。紹介してくれる従業員に対してインセンティブを用意するなど、従業員が積極的に採用活動に参加してくれる仕組み作りも行うと、採用コストの削減につながるでしょう。
コスト削減の流れとポイント
コスト削減を行っていくためには、以下のような流れとポイントに沿って進めていきましょう。
1.コストに関する課題を把握する
まずは、経営者や関係部署の従業員を含めて、「どの部分にコストがかかっているのか」を明確にします。全体の洗い出しが終了したら、コスト削減の優先順位を決めていきます。
2.削減プランを把握し実行する
優先順位を決めたら、コスト削減に対するプランを作成し、実行に移していきます。重要なポイントは、「コスト削減に関係するすべての従業員に情報を共有しておくこと」です。もし「このコストは必要だ」と考えていた従業員がいた場合、いきなり削減対象となっていると不満に感じてしまうからです。
コストを削減する際は、「なぜこのコストを削減することが必要なのか」を理解してもらえるように、関係各所に周知しましょう。
3.実施結果を分析し検証する
コスト削減プランを実施したら、実施したままにしてはいけません。コスト削減を実施した結果を分析し、検証を行っていきましょう。うまく進んでいない点が見つかったら原因を探し、さらなるコスト削減につなげられるように計画を立てます。
4.改善を行う
検証結果をもとに、さらなる改善を行います。その結果、「さらに削減ができるコスト」が見つかるかもしれませんし、逆に「削減することで従業員のモチベーションが下がってしまった」というコストが判明するかもしれません。このように、1~4の流れを繰り返してコスト削減のためのプランを実行し続けます。
各工程の注意点と解決策
それぞれのコスト削減工程に対して注意しなければいけない点もあります。
必要なコストと不必要なコストを仕分ける
コスト課題を把握する際には、「必要なので残しておかなければいけないコスト」と「無くても会社の業務には影響しないので無くしてもかまわないコスト」などと、必要なコストと不必要なコストは明確に仕分けをしておきましょう。
コスト削減の目的を決める
コスト削減プランを作成するときは、例えば「5年後の実質利益1億円を目指して」など、コスト削減に対する明確な目標を決めて実行しましょう。
コスト削減は全社で取り組んでいく
コスト削減は、1つの部署や部門だけで取り組んでも効果は上がりません。コスト削減は全社を挙げて取り組んでいくことが重要です。
コスト削減のルールを決めたら全社に対して周知徹底を行い、従業員全員が同じ目標に向かっていくことで、コスト削減に対するモチベーションも上がっていきます。
コスト削減の項目や方法は定期的に見直す
コスト削減の項目や方法は、定期的に見直すようにしましょう。企業では業務内容が変わってくることは日常茶飯事ですし、成長している企業であれば、新たな事業が誕生することもあります。その際に、新たにコスト削減の項目や方法が増える可能性があるため、定期的に見直す必要があります。
コスト削減にはマニュアル作成も有効
前述した4つのコストを削減する方法において、「業務に対してマニュアルを作成する」ことも有効です。マニュアルを作成することで属人化が解消され、進行手順に無駄がなくなり、企業全体のコスト削減にもつながっていきます。
しかしマニュアルを作成するためには人件費や作成のための時間が必要です。マニュアルを作成するのが初めてであれば、余計作成に時間がかかってしまうでしょう。
もしマニュアル作成にお困りでしたら、マニュアル自動作成ツール「Dojo」がオススメです。「Dojo」を活用することで、作成工数を最大96％削減できるため、さらなるコスト削減につなげられるでしょう。
