頑張っているのに思うように成果が出ない。会社全体の生産性や利益が伸び悩んでいる。こういった事態に陥った時、企業全体の労働環境や雰囲気に原因があるかもしれません。とはいえ、頭で理解できていても、実際に社内の状況を変えていくことは大変な重労働でしょう。
どうすれば連携がスムーズな組織になるのか、どうすれば部下はやる気を出してくれるのか。仕事に対するモチベーションを高め、業務の効率化につなげるために、個人や社内全体で実践できる取り組みや方法をまとめてみました。
社内環境の見直し
部署や課など、会社はいくつがの部門やグループに別れています。上手く機能していない会社ほど、各グループが閉鎖的なために、作業をすすめるために必要な連携が上手にできていないケースが多いです。プロジェクトごとに、部署や課などの垣根にとらわれないチーム編成をしていきましょう。もちろん適材適所での配置が大前提。空気の入れ替えと同じで、仕事相手や職場が流動的に動いていけば、会社全体の活性化に繋がります。常に多様な意見が飛び交う下地作りが必要です。
仕事はなるべく細分化し業務フローを整理しましょう。できれば、いつ誰がみてもわかるマニュアルを作成するのもいいですね。手順書があればどこでミスが起こりやすいか、時間がかかるかなど、何かあったときに発見しやすいでしょう。また、新たな業務プロセスの構築にも役立ちます。
社員一人ひとりが明確な役割と担当業務を把握し、各作業に対して責任を持つようにすることで、仕事に対するモチベーションを高めることができます。
ただし、コンスタントにチーム編成を変更しすぎるのは逆効果。せっかく効率的に動き出せるようになってきたのに、チーム編成のせいで振り出しに戻って社員のモチベーションが下がったら本末転倒です。
チームごとの仕事の進捗状況は逐一確認する必要があるので、密な情報共有を行える体制を作ることも大切。一日の終わりにその日の成果を確認しあうミーティングの時間を設け、メールやビジネスチャットなどを活用し、こまめに連絡を取り合える環境で仕事のフォローや対応にすぐ着手できるようにしましょう。
アイデアを持ち合って社内のルールを決めよう
「周りもそうしてるから」や「上から言われたから」と、自主性のないままルールに従って仕事をしているだけでは、社内の問題点や改善点を見つけることすら難しくなります。社内の課題についてミーティングする時間を設けるようにして、管理側にいる人間 、現場の人間など多くの社員と意見を積極的に交換しましょう。さまざまな価値観や意見を聞くことで、新たなアイデアが生まれることがあります。
ミーティングのテーマは、現状抱えている業務のことや残業、5年後の会社のあり方など、どんなことでも構いません。テーマには優先順位をつけて、優先度の高いものから議題にあげていきましょう。
ひとつのテーマに対してアイデアベースでどんどん提案させていく場を作れば、社員一人ひとりに「自分事」であることを認識させられます。そういった環境を標準化させていくことで、徐々に組織の雰囲気や思考を変えていきましょう。
もちろん、実現できそうなアイデアが出ればそれを元に職場環境を改善していくこともできます。ただ、ミーティングは長時間ダラダラと続けても意味がありません。部下と上司が対等に話せるランチミーティングを定期開催したり、就業中にミーティング休憩の時間を設けたり、短い時間を有効活用することがポイントです。
最終的には個人単位の改善が大事
仕事に対する目的意識や、やる気を共有できたとしても、個人の能力が追いついてなければ仕事の改善は成し得ません。社員一人ひとりが自分の仕事ぶりを改善していくことが、社内全体の成長には必要不可欠です。とくにチーム内での役割が増えるほど、個人のミスした時の責任も大きくなります。
問題があればすぐに先輩社員や担当者などに相談。与えられた仕事を進めるうえで自分のキャパシティをオーバーした場合に素直にアラートを出す。ほかにもトラブルを一人で抱え込まないよう、ルールを徹底しましょう。無理を通して仕事を続けると、残業が増え、そのせいでミスが増えるなど悪循環に陥ります。
チームで仕事をしていること、そして自分もそのチームの一員であることを、一人ひとりが強く自覚することが大切です。そして、周囲も一人をバックアップできるよう、常日頃から少しのゆとりを持ちながら仕事をし、コミュニケーションを取り合いながら作業効率を高めていきましょう。
必要であれば、社内研修の実施や外部の勉強会に参加させ、長期的なスキルアップを計画することも視野に入れておくの仕事改善のもひとつです。
常に改善を重ねた環境で働く
何年も同じ職場で同じ仕事をこなしていくわけですから、「頑張ってなんとかする」という精神論は仕事では通用しません。必ず、どこかで無理をしたツケが回ってくるでしょう。経営がギリギリの状況に陥る前に、小さな改善を積み重ねていくことが大切です。 また、業務改善が成功したらその成功例を社内へ共有することが大切です。共有したことがマニュアルとして生かされさらに社内の効率化は円滑に進むでしょう。その際のマニュアル化の工数を削り取ることも大切です。その際には『Dojo（ドージョー）』というマニュアル作成ツールが活躍します。効率的に業務を行うために、日常生活の仕事の振り返りと共有を徹底するのが大切です。
