人手不足やコスト削減、生産性向上の観点から企業活動において「業務改革」が大きな課題となっています。業務改善の方法を簡単に説明すると、業務プロセスを見直することによって、仕事におけるムダな部分を排除するケース。従来は手作業で行っていた業務をIT化し、情報システムによって効率化に生産してコスト削減をしていくことが多いでしょう。
しかし、これらの業務改善の実施にあたっては、目的を明確にしなければ結果が伴いません。それぞれの企業や部門・部署の業務内容を考慮し、問題点や課題点を明確にし、社員に自分事して落とし込んでいかなければ成功は難しいでしょう。
今回は、改善する目的の軸づくりに必要な社内の取り組み方を紹介します。
業務改善の目的がわからないと失敗する
コスト削減、業務の標準化、業務の生産性向上は、実際に行うのは各部署や現場の社員です。
今後の会社経営に大きく関わることなので、具体的な目的はもちろんですが、将来のビジョンの共有もしておかなければ、現場の社員としては「やらされている感」や単に「参加しているだけ」ということになりやすいです。最悪、当事者意識がないため、「誰かがやってくれる」といった他人事のようになり、現状に問題を感じることなく、危機感も薄れることもあるでしょう。
トップと現場で目的の共有が必要
社員一人一人に当事者意識を持ってもらうためにはどうすれば良いのでしょうか。
ありがちなのは、トップと現場での認識のズレが挙げられます。
企業の社長や経営者たちが、トップマネジメントとして業務改善に関する命令を中間層や現場に対して指示を出しますが、業務改善の目的や背景といった根幹の部分が現場へ正しく伝わっていないことが多いのも実情です。例えば、企業のトップからの指示が現場へそのまま落とし込まれているケースです。
ただ単に「業務を改善しろ」や「コスト削減をしろ」などトップダウンで指示されても、現場から見るとどのように対処すればよいのかが見えず、ビジョンや理由も明確でない状態であるため、対処することは難しいでしょう。
とくに現場を管理する中間層が「業務改善しろ」など、現場に合わせた具体的な策として落とし込まないことは危険です。現場の社員からは業務改善の動きを求める背景を知らないことから、「やらされている感」が芽生えるだけなく、ただ単に業務の圧縮をすることになり、根本的な課題が見落とされたまま疲弊していきます。
このような状態に陥らないためにも、トップからの指示に関する目的や背景を現場と共有して行動につながるベースを作ります。その上で新しいツールやシステムの導入などを考えていくのです。
目的や背景が明確になれば当事者意識を持てるようになれば行動も伴います。組織が一体となったとき、はじめて業務改善ができます。
潜在的な課題に気付くプロセスができる
潜在的な課題とは、普段の業務で無意識のうちにやっているムダな作業や気付いていない課題のことです。
例えば、普段から同じ仕事をしている中で、「本当にこの仕事は必要なことであるか」という疑問を常に持って、仕事をしていくと、ムダなことが次第に明確化します。毎日の業務はある程度ルーティン化されていくので、それ自体がムダな仕事であるかどうかの判断はなかなかつかないものです。
もし業務改革をする場合には、現在の業務フローやマニュアル、手順書を作成してみましょう。ドキュメントに落とし込むことによって、これまで見えていなかった課題やムダが見えてくる可能性もあります。
よく業務改善で情報システムを導入しているだけのものが見えますが、よくよく分析すると、本来やらなくても良いものをシステム化しているだけの業務改革で、本質の課題が解決できていないケースが散見されます。
潜在的な問題点や原因の発見は、組織のビジョンが適切に共有され、会社全体や現場の現状を自分事して捉えられている社員ができることです。社員一人一人の小さな気付きや行動は、組織全体の改革につながるでしょう。
意識と行動をセットに
改善につながる施策はあっても、社員に目的が落とし込めていなければ、いずれ意識や認識のズレが生じてくるでしょう。
業務改善を成功させるためには、目的や目標、将来のビジョンを明確にして組織全員が同じ目的意識をもって行動する必要があるのです。
業務改善につなげるためのシステムの導入を検討している場合、マニュアル自動作成ソフト「Dojo（ドージョー）」の導入がおすすめです。新しい業務フローやマニュアルなど次々に変更点が出てきても、自動化された操作で簡単に資料を作成でき、業務の改善に役立つでしょう。
