仕事や業務のマニュアルを読むのは、大抵の場合が新入社員やスキル不足の社員です。小難しく理解するのに時間がかかるようなマニュアルでは、役に立つとはいえません。本当に困っている人を助けるためには、わかりやすいマニュアルを作ることが大切です。
そこで今回は、わかりやすいマニュアルの作り方をご紹介いたします。
INDEX
読み手のレベルに合わせたわかりやすい記述でマニュアルを作成する
わかりやすいマニュアルの作り方として、まずポイントとなるのが記述ルールです。
たとえば、専門用語ばかりを使用して読み解くのが難しいマニュアルの場合、いくら内容的に素晴らしくとも読み手が理解できない場合があります。
まずは読み手となる相手のレベルを想定し、それに合わせて用語の使い方や書き方の記述ルールを作ることが大切です。
わかりやすいように図や表を取り入れたマニュアルにする
一面に文字がぎっしりと詰まったマニュアルを作成すると、読み手を疲れさせてしまい、上手く内容が伝わらなくなる可能性があります。
このようなトラブルを避けるためには、図や表を上手く取り入れた作り方を心がけることが大切です。挿絵やグラフ、フローチャートなどをバランスよく取り入れ、肩の力を入れずとも気軽に読めるマニュアルを作りましょう。
文章以外の表現を用いることで、読み手に視覚的に伝えることができ、文字だけのマニュアルよりもわかりやすいものとなります。
わかりやすいチェックリストをマニュアル内に取り入れる
わかりやすいマニュアルを作るためには、仕事上で必ず確認しておくべきことや、注意するべきことをチェックリストとして記載することも大切です。
チェックボックスや箇条書きなどを取り入れることで、平坦なマニュアルに動きを出すことができ、読みにくさが軽減します。
また、チェックリスト部分は文章が短いため言葉が理解しやすくなるうえに、記憶に残りやすいというメリットもあります。
重要になる箇所については、要点をまとめてチェックリストとして羅列していくのがよいでしょう。
色や太字、サイズを使いわけてメリハリのあるマニュアルに
「重要な部分は赤色にする」「補足的な部分は青字にする」「太字や強調表現などを使う」
このような工夫をするだけでも読み手の負担が減り、わかりやすいマニュアルとなります。
ただしあまりに過度なアレンジを加えるとかえって分かり難しくなることもありますので、加減は必要です。
目的や流れを明確にしたマニュアルでわかりやすさアップ
基本的なマニュアル作り方として、目的や流れを明確にするというものがあります。
あらゆる要素を無造作に詰め込んだようなマニュアルの場合、読み手は何について書かれているのか、何が言いたいのかわからなくなり迷走します。
まずは何についてのマニュアルにするかを限定し落とし込んでいく作り方が適切です。
例えば「接客マニュアル」を作るのであれば、まず接客業務でやるべき工程を記載し、その後に接客業の考え方や目的、そして実際の業務のやり方やポイントを記載します。
次のページをめくったとき、前のページとのつながりを感じられるようにしておくことが大切です。
細かいマニュアル作成にも対応！ Dojoを活用してみよう
わかりやすいマニュアルを作成しようとすると、制作サイドに大きな負担がかかります。
業務内容や目標、作業方法などのあらゆるデータをまとめて文章に起こし、グラフや挿絵を挿入して……と気が遠くなるような作業が待っています。
このような面倒な作業の多くを自動化してくれるのが、マニュアル作成ツールDojoです。
わかりやすいテンプレートがあり、面倒な作業を効率よくスムーズに行うことができます。Dojoを導入して、誰が見てもわかりやすいマニュアルを作成しましょう。
マニュアルは書かれている中身も重要ですが、それが伝われないと元も子もありません。
さらに、制作側のマニュアル作成スキルも問われます。
便利なツールを使って簡単にわかりやすいマニュアルを作るということは、制作側も読み手側も全ての人にとってメリットがあるといえるでしょう。
