社内受発注システムをツールチップで支援

部門概要と導入の背景

■受発注・輸出入を担う

当部門は半導体製品の受発注・輸出入と、東大和市にある自社倉庫管理が主な業務となります。主に海外メーカーの半導体を輸入し、日本のお客様あるいは現地法人を経由して海外のお客様に納品するのが我々のミッションです。1カ月あたり数万件の受発注があり、その受発注システムにDojoナビを導入しています。

■受発注システム統合

2017年4月の合併後※、2020年2月に受発注システムが統合されました。準備はしていたものの、運用ルールからオペレーションに至るまで新しいシステムに切り替わったため、まずは慣れることが大変でした。もちろん、操作マニュアルは用意されていましたが、その量は膨大です。確認したいページを探し出すのも容易ではありません。また、システムに携わる約120名のうち約３割は派遣社員のため、頻繁に人が入れ替わることになります。そこで、業務のクオリティを担保するには、新しい受発注システムのナレッジマネジメントが必要になると考えるようになりました。※株式会社トーメンエレクトロニクスと株式会社豊通エレクトロニクスの合併

製品の比較・検討

■Dojoナビは導入が容易

Webサイトや展示会を通じ、数社のナレッジマネジメントツールをピックアップして比較・検討しました。そこで分かったのは、どのナレッジマネジメントツールも一様に、担当者がナレッジを享受するためのFAQデータを蓄積していく作業が必須ということでした。我々にとって、忙しい業務の合間を縫ってデータを蓄積する作業を行うのは、現実的ではありませんでした。残念ながら、ナレッジマネジメントツールの導入は諦めました。次にチャットボットも検討しましたが、これもFAQデータありきとなるため、すぐに断念しました。
その最中、当社のDX部門がテンダさんのマニュアル作成ツール Dojoの導入を検討しており、その流れでタイミング良く我々の部門にDojoナビを紹介してもらいました。お話を伺うなかで最初に思ったのは「Dojoナビを導入すれば、担当者が操作マニュアルを見なくとも操作画面上でガイドできる」ということ。
インストールやセットアップは必要になりますが、FAQデータの蓄積ほどの手間はありません。担当者への全展開も容易で、導入に際してテンダさんによる全面的なサポートもいただけること、リーズナブルなライセンス価格も後押しとなり、2021年3月にDojoナビを導入しました。

導入後の運用状況

■ツールチップの機能を利用

導入前はもちろん、導入後もDojoナビの説明会を社内で適宜開催しています。また、Dojoナビに関する更新情報がある場合は、「DojoナビNews」というメールマガジンを配信し、Dojoナビの存在をアピールするようにしています。
当社では導入当初から間違えてはいけない入力箇所に対する注意喚起や、後続オペレーションの補足を目的としてツールチップをメインに活用することにしています。
例えば、「日付設定」がそのひとつです。国内向けに出荷する場合と海外に輸出する場合とでは、日付の入力が異なるため、オペレーションに慣れてないと間違えることが多々あります。そこで、「日付設定」の項目でツールチップを表示させ、注意喚起を行っています。また、納入先ごとに物流業者が指定されているケースがあるため、「納入先」にもツールチップを付加しています。さらに運用上ルールの変更ごとにコメントを入力しなければならない場合があります。そこで、コメントを入力する欄に漏れがないように、ツールチップ表示を設けたりしています。

■利用はオペレーターの自己判断

ツールチップは、経験が浅く不慣れな担当者や、産休・育休から復帰して間もなく最新ルールがわからない担当者には有効ですが、システムの習熟度が高い担当者にとっては必要ありません。このため、ツールチップ表示に関しては自己判断に任せています。もちろん、1度は触れてほしいという想いはありますが、大事なのは利用率を上げることではなく、ヒューマンエラーを抑制することです。ツールチップを利用しなくてもミスをしないのであれば、無理に利用する必要はありません。しかし、オペレーションに自信がなければ積極的にツールチップを利用してほしいと考えています。
なお、ツールチップの作成やメンテナンスに関しては、受発注システムを利用するメンバーが所属している部署から毎年入れ替えで各1名を運営活動メンバーとして選抜し、活動の中で意見交換をしながら行っています。毎年人を入れ替えることで目線が変わり、コメント内容や注意する項目もブラッシュアップされるため、このスタイルを続けています。

導入の効果

■年々、満足度が向上

ツールチップのON/OFFはモニタリングできないので、ヒューマンエラーがどの程度防止できたかどうかまでは定量的に示すことがきません。その代わりというわけではありませんが、毎年年度末にDojoナビに関するアンケート調査を行っています。
まず満足度について、2021年は「ログインに問題あり」「ツールチップが作業の邪魔になる」などにより、全体の7％が不満を感じていました。2022年はテンダさんにツールチップを移動できるようにアップデートしていただいたおかげもあって不満はゼロ、満足度は15％増加しました。さらに、今現在は使用していないが今後は使用したい、という回答もありました。
ツールチップがヒューマンエラー防止に役立ったかどうかについては、2022年は役立ったという回答が21％増加しました。ツールチップの内容を実務に合わせて精査・改善したことで、ミスが起こりやすいポイントを判断しやすくなったのがこの結果に結びついていると考えています。
また、ツールチップを便利に感じているかの質問に対しては、2022年は「不便と感じる」がゼロになりました。さらに、注意するポイントを個人的にチェックできる付箋機能の活用率が6％増加しました。これらの結果を踏まえると、ユーザー満足度が向上し、今後使用していきたい担当者が増加していくのではないかと考えています。引き続き今後もアンケート調査を実施していくつもりです。

■継続的な改善を図っていく

テンダさんとは現在も隔月の定例会を実施させていただいており、そのなかで課題や検証・調整方法などの意見交換を行っています。伴走していただいているという状況で、その姿勢には感謝しています。ちなみにマニュアル作成ツールのDojoも導入済みで、直感的に操作ができ、手軽に使えますので、ちょっとした資料作成には本当に便利だと感じています。
今後の展開としては、現在の受発注システムだけでなく、他のシステムでの活用も視野に入れています。とくにナビゲーション機能を利用していないのは宝の持ち腐れですから、いろいろと思案しています。今後も試行錯誤を繰り返しながら、Dojoナビの最適な利用方法を見つけていきたいと考えています。