Dojoナビ 新入社員・異動社員等へのシステム教育コストの削減

新会計システムの導入に際し効率的なユーザー教育の方法を模索

Dojoナビ（ドージョーナビ）導入の背景には、当社における会計システムの刷新という一大プロジェクトがありました。30年ほど前に自社開発したシステムに代わる新会計システムとして、株式会社ワークスアプリケーションズ・フロンティアが開発・販売するERPパッケージシステム「HUE（ヒュー）」を新たに導入することを決定しました。数年間の開発・導入作業をベンダーと苦労して行い、ようやく稼働が見えてきたタイミングで、折悪しく新型コロナ感染症の影響に見舞われました。

当初は全国の事業所にプロジェクトメンバーが直接出向いて、ユーザーにシステム操作教育を行う想定でしたが、出張や対面による教育が難しい状況となり、稼働開始までの時間的制約がある中で、いかに効率よくユーザー教育を実施できるかが鍵となりました。

■狙い

• 新会計システムの操作教育を効率的に実現
• システム操作に関するユーザーの負荷軽減
• 実効性の高いマニュアルの作成・導入

また、単に教育を行う側の効率だけでなく、ユーザー側の負荷を少なくすることも課題の一つでした。システム操作の習得に多大な時間を要し、本来の業務を圧迫しては本末転倒となります。この2つの課題に重点を置き、新会計システムの教育・展開方法を再検討しました。

「マニュアル整備」の方針を変更、Dojoナビ10,000ユーザーを導入

HUEは元来、直感的な操作が可能で、マニュアルレスを謳ったシステムです。とはいえ、これまでと全く異なるシステムであり、特に導入時においては、必要最小限の操作マニュアルを用意する必要があると考えました。そのため当初は、マニュアル作成の工数を軽減すべく、テンダのマニュアル自動作成ツール「Dojo（ドージョー）」の導入を検討していました。

Dojoの説明と同時に紹介されたDojoナビの説明を聞き、操作案内をナビゲーションとしてシステム画面上に表示できるユニークな製品だということで、非常に興味を惹かれました。必ずしも重厚なマニュアルを作るより、使いたいときに使いたいものだけ、実機上でナビゲーションを表示してくれる方式が、HUEのコンセプトとも親和性があり、今回のケースにおいてはより効果的だと思ったからです。

ユーザー側も長文のマニュアルから該当ページを探し出して読むのと、ナビゲーションをその場で確認するのとでは、負担が大きく変わります。Dojoナビならば、効率的かつユーザーに負荷が少ない教育が行えると期待して、導入を決めました。HUEの利用者は、当社の社員や社外人材を含めて約10,000人が想定されるため、Dojoナビも合わせて10,000ユーザーの導入に踏み切りました。

200以上のナビゲーションを機能に合わせて実装

Dojoナビの導入に際し、ナビゲーションの作成もテンダに依頼することを決めました。時間的制約もある中で、当社側のナビゲーション作成の工数を削減したかったことも理由ですが、実際にDojoナビを開発されたテンダに依頼すれば、機能性の面でも、よりよいナビゲーションを作成してもらえると考え、アウトソースすることにしました。

HUEの詳細機能に合わせてナビゲーションを表示できるよう、200を超えるナビゲーションを作成してもらいました。経理担当者以外のユーザーによる利用頻度が高い資材調達システムなどから優先的に着手してもらい、初めてHUEを使う人でも分かり易いナビゲーションを効率的に完成させることができたと考えています。

DojoナビのTCO削減効果に期待

導入時のねらいの通り、効率的かつユーザー負荷の少ない仕組みづくりは実現しつつありますが、カバー領域の拡充など、Dojoナビの展開はまだ途中段階にあると考えています。もちろん一からマニュアルを作成するよりも、大きく工数を削減できていますが、総合的に効果が現れるのは導入から数年経った後からではないかと想定しています。システム総保有コスト(TCO)という言葉がありますが、教育に要する工数を含めてTCOが削減できたかどうか、数字として導入効果が出てくるのを期待しています。

もしもDojoナビが無かったら

30年程前に会計システムを刷新した時には、機能を網羅した分厚いマニュアルを大量に作成しました。現在HUE導入プロジェクトに参画している当社のメンバーは、当時と比べて10分の1程度の人員数です。30年前よりも人的リソースが限られていますので、当時と同じ方法を取ることは現実的に無理でした。また仮に今回も同様のマニュアルを作ったとしても、分厚いマニュアルが果たして有効に使ってもらえるのか、結局は読まれないものも多く、無駄な作業になっていたのではないかと思うことがあります。

一般的に新しいシステムを導入した場合、社内に置いてある各種マニュアルを独力で読むよりも、分からないことは周りの人に聞いて解決することが多いのが実態ではないでしょうか。その点Dojoナビは、知りたい操作をピンポイントでナビゲーションしてくれます。必要な時に必要なことだけを知ることができるのは、良いですね。

さらなる機能の向上に期待

実際に製品を使っていく中で、一度作成したナビゲーションの修正には操作の撮り直し（再記録）が必要となることに気付きました。HUEの画面構成は今後変わることもあるので、それに合わせて都度ナビゲーションを一から作り直すのでは運用上、大きな負担になるため、テンダに改善要望を出しました。幸いにも早期に応えていただき、今度のバージョンアップで改善されるとのことです。

※製品は販売元と利用者側が一緒になって育てていくものだと思います。今後もユーザーとして活用結果をフィードバックすることで、Dojoナビの発展にもお役に立てればと思っています。

※Dojoナビ3.1.0にて改修、ナビゲーションの修正が容易に