次世代ナビゲーションマニュアル Dojoナビ 導入事例

導入の背景

• 操作説明を手軽に周知できないか
• 説明会後、運用中にかかる負荷の軽減ができないか
• 新入社員へのシステム操作説明を効率的に行いたい
• 利用頻度の低い操作を行う時の社員のストレスを軽減できないか

マニュアルをシステムと一体化するシンプルさが決め手

きっかけは、展示会でDojoナビの説明を聞いたことです。 作ったマニュアルをシステムと一体化させるというシンプルさながら、システム運用のさまざまな課題に対して広域的に解決できる一手ではないかと感じました。 一度システム操作のナビゲーションを作成・配信しておけば、社員一人一人に対してリアルタイムでナビゲートしてくれる感覚です。 社内システムの運用に組み込めればミングは管理者都合で設定されがちですが Dojoナビなら利用者が知りたいと思ったタイミングで操作が解るので、集中力と生産性を落とすことがありません。 管理者も、システム操作の教育の手離れが悪いのは本意ではありません。Dojoナビに伝えたいノウハウを登録しておき、必要なタイミングでそれを引き出せるという点に非常に興味を持ちました。 当社は、ICTを通じてお客様のビジネスを支援するサービス展開を行う仕事柄、ITを効率よく活用し、システムで解決できる課題は積極的にシステム投資を行い解決できればと思っています。

400時間削減を見込む。業務を効率化し社員への負荷を軽減

社内で営業やエンジニアなどが行うシステム操

作は、事務的な申請や処理が大半で 生産性の低い業務を効率化し社員への負荷を軽減させることが組織の運営側の課題です。 今回、システム操作の変更点について全社員へ周知する機会がありましたが、この様なケースにおいても、大きな導入効果が期待できると感じます。 従来ですと、社員は説明会に参加し会場で配布される資料をもとにシステム操作の変更点を学びます。 実際にシステムを利用する際には、各自が改めて資料で手順を確認しながら操作し、つまずきがあれば担当部門へ問い合わせます。

説明会への参加・資料の読み返し・問い合わせなどの時間を一人当たり30分程度と想定すると、当社では400時間が費やされる計算です。

システム操作の変更は、法律改正・取り扱いサービスの拡大・社内規定の変更など、長期で捉えると高い頻度で起こります。また、社内システムは複数ありますので、ナビゲーションの対象となるシステムが増えればそれだけ効果は拡大する見込みです。

またシステムの利便性が上がるというメリットもあります。 Dojoナビの付箋機能は、自分専用のメモとしてシステム画面上に電子付箋を貼り付ける事ができるため、システム操作が主な業務となるバックヤード部門に好評です。 例えば良く使う登録Noなどは付箋に一覧化しておき、作業を効率化できるのではないかと見込んでいます。

ナビゲーションで、システム運用のTCOを削減

システム運用を担当する部門にも大きな効果があります。当社では総務部門と情報システム部門がシステムの社内サポートを行いますが、[利用頻度が低い申請手順の確認][いつもと異なるケースの操作]など単純な質問も少なくありません。 ナビゲーションと併せて補足説明文を同時配信する事で、問い合わせ件数の削減も期待できます。

また、全国4拠点で行っていた出張での操作説明会も削減できそうです。こちらはナビゲーションの利用浸透率を見ながら将来的には0になる事を期待しています。 ナビゲーション作成にかかる工数は、今までのマニュアルや説明資料を作成していた工数と比べて極端に削減できたわけではありませんが、 ナビゲーション配信後のシステム運用における総コスト(TCO)について、広域的な削減効果は確実であろうと感じています。

Dojoとナビのナビゲーションで、全てのマニュアルを効率化

オプションとして導入したDojoですが、Dojoナビとは異なるメリットに満足しています。 Dojoナビが効果を発揮するのはWebシステムですので、それ以外のシステムでは従来の課題が残りますが、 Dojoの導入で、マニュアル作成工数の50%削減を見込んでいます。リアルタイムでのシステム操作補助はできませんが、自動で作成できるマニュアルと併せてトレーニング用の疑似体験コンテンツを作成できるため、 Dojoナビと併用すれば全てのシステム操作教育をカバーできます。またDojoはシステム操作に限らず複数のアプリケーションやPC設定などの操作までマニュアル化する事ができます。 社員が行っている実業務に沿ったマニュアルの自動化を期待しています。 当社ではまず、専任性の高いシステム処理の業務エビデンスとして、記録を資産化する事を検討しています。

Dojoナビの価値をお客様にも提案したい

ナビゲーションの作成やメンテナンスは、より改良され自動化される事を期待しています。 また、社内システムでの運用が安定したら、当社のお客様にも提供していきたいと考えています。 例えば、事業の1つであるSAP教育の補助ツールとして提供したり、システム運用の課題を抱えるお客様へご紹介したりと、Dojoナビを価値のある方法でご提案できればと考えています。