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SOPとマニュアルの違いと、その作成のコツ

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新しい仕組みやツールを導入したり、新入社員が入社すると、いつも慌てて探したり「つくらないと・・・」となるのが、SOP(えす・おー・ぴー)やマニュアルです。
SOPとマニュアルはとても近しい言葉ですが、厳密には異なるもの。その違いと、それぞれを作成する際に留意すべきことをまとめてみました。

1.SOP(Standard Operating Procedures)とは

SOP(Standard Operating Procedures)とは、作業内容や実施フロー(手順)について記述した指示書のことです。「SOP」という単語自体はあまり耳にする機会がありませんが、「作業手順書」であれば、馴染みのある方も多いのではないでしょうか?

Standard Operating Proceduresを直訳すると「標準作業手順書」になります。SOPはすでに確立している製品の質や使い勝手を担保するために、現場の状況や作業内容、その手順を事細かに記録し、正しく再現することを目的としています。

2.SOPとマニュアルの違い

SOPは馴染みが無くても、「マニュアル」や「操作手順書」であれば日常的に使っている、作っていると言う方は少なくないでしょう。

では、SOPとマニュアルにはどのような違いがあるのでしょうか?

SOPは日本語訳が「標準作業手順書」である通り、基本的な作業内容を手順通りに記したものになります。

一方、マニュアルは手順をただ並べるのではなく、一つ一つの作業の注意事項や、その作業を含んだ業務全体に関するノウハウなど、困ったときに役立つTips(助言、ヒント、秘訣など)も含みます。

誰が対象なのか、ターゲットで説明するのであれば、SOPはまだ作業に慣れていない、そのシステムの使い方を覚えていないなど、そのシステムやツールの習熟度の浅い人が、手順通りに進めていくために閲覧するものです。

それに対しマニュアルは、そのシステムやツールを使うすべての人が、「困ったとき」や「『もっと有効活用できないか』と考えたとき」にその解決方法やヒントを得るために開くものと言えるでしょう。

そういった意味では、「SOP」より「マニュアル」のほうが範囲が広い、ターゲットが広い・・・と言えます。

3.SOP作成のコツ


SOP(標準作業手順書)の作成のコツは、MECE(ミーシー:漏れなく重複なく)に作業内容を網羅し、正しく作業する順番に並べていくことです。

例えば、すでに多くの人が実践している通り、SOPをつくる必要のあるウェブシステム(ウェブブラウザ上で操作する何らかのシステム)をSOP作成者が使いながら、画面キャプチャを取得し、その画面ごとに操作方法をメモしていきます。次にクリックするボタンはどれか、どの操作が必須かなどが一番重要な要素となります。

大事なのは、ついうっかり画面キャプチャを撮らずに先に進んでしまったり、分岐があるのに忘れてSOP作成作業を終わらせてしまったりしないことです。先に述べたように画面キャプチャもMECEである必要があります。例え1ページ、一つのボタンのクリックが抜けただけでも、そこで実際の作業フローは途切れてしまい、わけがわからなくなってしまうシステムは少なくはないでしょう。

そのため、画面キャプチャを取得したらそのままエクセルのシートに貼り付けて・・・という風に、「画面キャプチャ」と「ファイルに添付」の同じような繰り返し作業を淡々と行うことになります。単調な作業故にケアレスミスが起こってしまうと最初から確認して・・・と、「誰でもできるけれどうんざりする苦痛な作業」にSOP作成作業は認識されてしまうのです。

4.マニュアル作成のコツ


マニュアル作成で重要なのは、多くの人のナレッジを集結させることです。先ほどのSOPとの違いにある通り、マニュアルだからこそ必要な要素は、ただ正確な手順を追うだけでなく、誰にでも役立つようなノウハウやヒントも一緒にまとめる事です。

そのため、SOPと異なりマニュアル作成者は誰でも良いわけではありません。ある程度そのシステムやツールを使い慣れている人ではないと、ノウハウは存在しないからです。

しかし・・・逆説的ではありますが・・・使い慣れてしまった故に、迷うところや躓き(つまづき)に気づかない可能性もあります。「どこで初心者がひっかかるのか」、「みんなが迷うところはどこか」などは、かえって初心者の方が気づくものです(その場でメモしないと忘れてしまうものなので、「マニュアルをつくる」ということを適度に意識することも必要かもしれません)。

よって、マニュアル作成は一人で行うのではなく、複数で担当したいもの。たたき台の上に「自分はここが難しいと思う」、「ここでこうすれば簡単だよ」と、初心者と習得者両者の意見が加わることが望ましいのです。

5.SOPやマニュアル作成作業を自動化


このように、SOP、マニュアル、それぞれに作るコツや作るときの注意事項がありますが、すべてを留意して作るとなると、それなりの工数が発生してしまいます。

SOPやマニュアルを作成する上での最大の問題は、それに必要とする稼働が主業務でない企業がほとんどで、意識的に時間を確保し工数をかけることが難しいという現実です。当初は業務効率を意識してSOPやマニュアルをきちんと作成したとしても、ちょっとしたシステム変更での更新に手が回らず、気が付いたら古い(現実に即さない/使えない)SOPやマニュアルになってしまっている・・・ということも珍しくは無いはずです。

また、課題意識を感じた、個人それぞれが必要なSOPやマニュアルを作ったため、企業として活かせなかったり、「あるはずなのに誰も知らない」と行方不明になったり、どれが最新ファイルなのか分からなくなることもあるでしょう。

そこでおススメしたいのが、ツールを使った“SOPやマニュアル作成の自動化”です。

ウェブシステムやパソコン内のアプリケーションを使いながら、自動的に画面ごとのキャプチャを取得し、それを取得順にファイルに添付してくれるツールがあればどうでしょうか?自動的に画面が変わる度、操作をする度にその記録をするので、MECEに画面キャプチャが撮影、正しい順番で整理できるのは間違いがありません。

また、「SOP/マニュアル自動作成ツール」であれば画面キャプチャをただ取得するだけではなく、SOPやマニュアルに適したテンプレート(フォーマット)機能を有し誰が作っても同じデザインに成型できたり、パワーポイントやワードファイルとしてだけでなく動画として書き出せたりするものもあります。

【マニュアル自動作成ソフトDojo】
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