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テレワークにおけるシステム導入の課題を解決! 今注目の「マニュアル自動作成ツール」

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テレワークが浸透しつつある昨今、企業の業務効率化への関心はより高まる中で、「マニュアル作成ツール」が注目を集めています。本記事では株式会社テンダのマニュアル作成ツール『Dojo(ドージョー)』について、企業の課題をどのように解決できるのか、またその特長やメリットについて、詳しくご紹介します。

1.テレワークにおける新規システム導入の課題とは

ニューノーマルの時代といわれる今、働き方は大きく変化し、企業の勤務形態はテレワークが主流へと移り変わってきています。しかし、一方では企業でのテレワークの導入が進むにつれ、業務対応に戸惑う社員も多く、ITリテラシー不足による生産性の低下など、テレワークでの課題が浮き彫りになっています。

テレワークする女性

さらには、業務の効率化を図るために、社内に新しいシステムが導入されたことで、業務対応がこれまで以上に煩雑になり、むしろ余計な手間が増えて不安になる社員が続出する事態を招くことに。その結果、業務効率を悪化させる企業も少なくないようです。

システムの新規導入をスムーズに進めるには、操作手順を懇切丁寧に示してくれるマニュアルが必要不可欠となります。こうした課題を解消する“テレワークでの業務対応の救世主”として今注目されているのが、新システムの操作手順を効率よく習得でき、マニュアルを自動で作成してくれる「マニュアル作成ツール」です。今まさに、このツールへの関心は高まっています。

2.マニュアル自動作成ツール『Dojo』で解決できる5つの課題

現在、数種類ある「マニュアル作成ツール」の中から、誰でもすぐに利用できる操作性や導入後のサポートがユーザーから評価されている、株式会社テンダ(以下 テンダ)のマニュアル自動作成ツール『Dojo』を紹介します。

『Dojo』は財団法人りそな中小企業振興財団と日刊工業新聞社が主催する「第21回中小企業優秀新技術・新製品賞 ソフトウェア部門」で優秀賞を受賞、更に導入後のアンケートでは、「想定以上に満足した」と答えた導入企業が92.6%と顧客満足度も高いツールです。

まずは、『Dojo』がどういったマニュアル作成ツールであるか、理解していただくため、「『Dojo』でできること」から説明します。ここでは、代表的な5つの課題に対する解決法を紹介していきます。

課題1:業務負担軽減のためにシステムを新規導入しても、マニュアル作成や運用の定着に膨大な時間がかかり、導入時に社員への負担が大きくなってしまう。

【『Dojo』で解決】

  1. システムを実際に操作するだけで、「画面ショット・操作位置・操作内容」が自動挿入されたマニュアルが作成され、マニュアル作成時間を大幅に削減できます。
  2. 疑似体験を可能にする教育コンテンツを作成でき、集合研修などを行うことなく習熟度が高まり、システムの操作手順が身に付きやすくなります。

マニュアル作成削減説明

課題2:PC操作以外の作業マニュアルなどは、相当な時間をかけてマニュアルを作成したのに活用されず、現場にノウハウが浸透しない。

【『Dojo』で解決】

  1. 現場で撮影した写真や動画の素材もすぐにマニュアルに挿入でき、業務手順書などを簡単に作成できます。
  2. 作成した業務手順書をそのまま、“動画コンテンツ”として作成し利用することが可能です。スマートフォンやタブレットでも閲覧でき、場所を選ばずにノウハウの継承をスムーズに行えます。

マニュアル動画作成イメージ

課題3:テレワークをする社員が多くなり、非対面・非接触対応を実行するためにeラーニングコンテンツを充実させたい。ところが、内製では想像以上に工数がかかり、業者に外注してもカスタマイズできない、さらには簡単に修正できないなどの支障がある。

【『Dojo』で解決】

  1. マニュアル作成で使用した素材をそのまま利用し、自社オリジナルのeラーニングコンテンツを簡単に作成。自由に編集することができます。
  2. テストを実施できるHTML5またはSCORM形式のeラーニングコンテンツを簡単に作成することが可能。さらに、テストの結果レポートを提示する機能により、管理者がユーザーごとの操作習熟度も把握できます。

eラーニング活用

課題4:システム開発において、テストエビデンスの作成に膨大な時間がかかってしまう。

【『Dojo』で解決】

  1. Dojoを起動してテストを実施することで、テスト終了と同時に画面のキャプチャーなどがエビデンスとして保存されます。
  2. 操作手順を画面キャプチャー付きで記録できるため、エラー発生までの手順を簡単に再現できます。

テストエビデンス活用

課題5:RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を導入したい。しかし、導入前に必要な操作手順のヒアリングなどの準備に時間も手間もかかってしまう。

【『Dojo』で解決】

  1. オペレーターに通常の操作をしてもらうだけで、現場の作業内容をドキュメント化できるため、細かいヒアリングをせずに業務の可視化が行えます。
  2. RPAの開発手順書はもちろん、RPA開発用の教育コンテンツも作成できるため、RPA化がはかどります。

RPA活用

製品資料ダウンロードバナー

3.マニュアル自動作成ツール『Dojo』の5つの主要機能

このように、『Dojo』では、システムマニュアル、業務手順書、eラーニングコンテンツなどを簡単に作成することができます。
また、マニュアルや教育コンテンツの作成工数を削減し、さらに作成したコンテンツを利用することで、教育に係るさまざまな効果が高められるというメリットもあります。

Dojo概要説明

ここでは、『Dojo』に搭載された、5つの主要機能について説明します。

機能1:画面取り込み機能(キャプチャー機能)

『Dojo』を起動しPCを操作するだけで、マウス操作やキーボード操作ごとに「画面ショット・操作位置・操作内容」を自動で記録できます。
例えば、クリックしたボタン位置に操作したことを示す「赤枠」や、操作内容が「吹き出し」で自動挿入されるため、マニュアルや手順書、eラーニングコンテンツの作成工数を大幅に削減します。

キャプチャー機能

機能2:編集機能

自動で挿入された「赤枠」や「吹き出し」のサイズ変更、テキスト変更、フォントサイズ変更、色変更など編集・追加・削除がPowerPointのように手軽にできます。

Dojo編集機能

機能3:出力機能(ジェネレート)

『Dojo』による編集後は、 WordやExcelなどの“静的マニュアル”、HTML5やMP4などの“動的マニュアル”など、活用シーンに応じて10種類のファイル形式へ出力できます。

Dojo出力機能説明

機能4:自動音声合成機能・マニュアルエディター機能(追加オプション)

追加オプションとして、HTML5などの動的コンテンツを出力する際に、マニュアル上のテキストを自動的にナレーション(音声)として追加できる「自動音声合成機能」、さらにはWord形式で出力する際に活用できる豊富なテンプレートを、あらかじめ自由にカスタマイズすることができる「マニュアルエディター機能」があります。

Dojoオプション機能説明

機能5:テンプレートWord機能

『Dojo』の記録開始前に、用意されている10種類のWordテンプレートから一つ選択しておくことで、そのテンプレートに当てはまった状態で出力することができ、より編集にかかる時間が短くなります。

4.『Dojo』の費用対効果 ―工数と費用の削減効果事例―

『Dojo』では、“マニュアル作成の工数 最大96%削減※1)”を実現しています。マニュアル作成工数の大幅な削減がどのようにして実現できるのか――。
その根拠について、導入事例を基に見ていきましょう。

下の表は、あるシステムの一つの機能の運用マニュアル作成を、手作業で作成した場合と『Dojo』を使用した場合、それぞれの作業時間を計測し、その値からシステム全体の作成作業を行った場合の工数(時間)と費用総額を推計したものです※2)。

マニュアル作成工数削減事例

手作業では約550分かかっていた作業時間を、『Dojo』では約20分に短縮、手作業は『Dojo』を使用した場合に対し、実に26倍もの時間と費用がかかっていることがわかります。システム全体を作成した場合の単純試算では、300万円以上の費用削減になります。

このように、『Dojo』を活用することで工数(時間)を削減し、これに伴い大幅な経費節減と業務効率向上が期待できるのです。

※1)100機能の業務手順書を、手作業で作成した場合と作業時間を計測し比較(情報通信企業)
※2)前提条件・計測方法等
・作成物:情報通信業「販売管理システムにおける業務依頼」
・前提条件:実手順1機能あたり70手順/70画面、システムボリューム100機能(システム全体)
・算出方法: 全機能中、サンプルとなる1機能を抽出(選定は『Dojo』の導入先が実施)。運用マニュアルを手作業で作成した場合と『Dojo』を使用した場合の作業時間をタイマーで計測し、分単位で比較。その後、対象システム全体の機能数をかけ、全体の数値と費用を算出

5.ユーザーから評価される『Dojo』導入後の保守サポートサービスとは

このように多くの機能を備える『Dojo』を提供するテンダでは、企画から保守、サポートまでをすべてワンストップで対応しているため、スピード感のあるサービス提供を可能としています。
特に『Dojo』導入後の保守サポートはほかのマニュアル作成ツールに比べ、サービスの幅も広く、ユーザーから高く評価されています。
『Dojo』はOffice製品に近い操作感で、誰でも簡単に使い始めることができるツールですが、保守サポートサービスを活用することで、マニュアル作成のプロフェッショナルにアドバイスをもらえるため、さらに短期間での効果的なマニュアル作成が実現します。

Dojo保守サポートの様子

『Dojo』の保守サポートサービスには、大きく次の4つがあります。

1:『Dojo』操作講習・無料セミナー

  • 専任インストラクターによる「ハンズオン講習」を実施
    (『Dojo』を使って、ユーザーが実際に作成したいマニュアル・コンテンツに合わせて、
    経験豊富なインストラクターが実地で指導する「訪問操作指導」を実施)
  •  毎月実施する「『Dojo』トレーニングセミナー」への無料参加 ※3)

2:『Dojo』ヘルプデスクのサポート支援 ※3)

  • メールサポートに併せ、電話によるリアルタイムサポート

3:バージョンアップ対応 ※3)

  • リビジョンアップ、バージョンアップ時の自動アップデート

※3)コンテンツの利用において保守契約が必要となります

4:『Dojo』ユーザーサポートサイトの利用 ※4)

  • 『Dojo』で作成したサンプルコンテンツの公開
  • マニュアル作成で役立つデザイン素材のダウンロード
  • Dojoのインストールプログラムのダウンロード
  • FAQやチャットボットの利用

Dojoユーザーサポートサイト【Dojoユーザーサポートサイト】

※4)一部のコンテンツの利用において保守契約が必要となります。

6.『Dojo』をより深く知るために

数ある「マニュアル作成ツール」の中でも『Dojo』は、誰でも気軽に高品質のマニュアルを作成することができ、さらにはeラーニングなどの教育コンテンツやテストエビデンスの取得など、活用シーンも幅広く、テレワーク環境下でもまさに“頼れるツール”といえるでしょう。
まずは詳細資料のダウンロードや無料の体験版を使って、実際に機能に触れてみるのがオススメです。

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