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テレワーク(リモートワーク)導入時に業務マニュアルを作成すべき理由

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新型コロナウィルスへの感染が全世界に影響を与えている現在、多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。すっかり日常生活に馴染んだようにも考えられているテレワークですが、未だ、導入が進んでいない企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークの課題や導入手順、また、それに合わせて必要となる業務マニュアルの内容についても具体的にご紹介します。

1.テレワークとは

テレワークとは、テレ(tele)とワーク(work)の2つに分解できる用語で、それぞれ「離れた」「仕事」という意味を持っています。
つまり、テレワークとは場所や時間にとらわれない、柔軟な働き方を意味する言葉です。
かつては朝から会社に出勤して、一日仕事をしながら会社で過ごして帰宅するという働き方が一般的でした。
しかし、現在では情報通信技術の発達により、自宅やカフェなどの好きな場所で、好きな時間にリアルタイムで仕事のやり取りを行うことが可能となりました。
そんな中、注目を集めているのがテレワークという働き方なのです。

テレワークには、下記3つのスタイルがあります。

  1. 在宅勤務
  2. モバイル業務
  3. サテライト業務

在宅勤務は、文字通り自宅にいながら会社や取引先とやり取りを行い、仕事を進めていく方法です。
モバイル業務は、移動中や顧客と取引する際に、携帯電話やパソコンを使って業務を行っていきます。
サテライト業務は、勤務先以外のサテライトオフィスで仕事を行うスタイルです。サテライトオフィスにも複数の種類があり、一社専用のスポットオフィスや専用サテライト、数社が共同して使う共同サテライトなどが存在します。

このように、現在は多種多様な方法でテレワークが実施されており、その活用の幅はますます拡がっています。

2.テレワーク導入で戸惑う社員も少なくはない

しかし、ご自身の会社にテレワークが導入された際には、急な変更に戸惑う社員の方も少なくないでしょう。
また、テレワークの導入が決まっても、テレワーク実施時の勤怠管理や連絡手段、運用方法などの具体的な内容が決まっていないなど、社員の方の不安をかき立てる状態であることも少なくないようです。
そのような状態では、ますますテレワークに対する心配が増えてしまうのも当然といえるでしょう。

テレワーク導入に戸惑う男性

3.テレワークでの具体的な課題は?

それでは、テレワークで課題となるのは、どのような点なのでしょうか。実際にテレワークを実施する際の課題についてご紹介します。

3-1.ITリテラシー不足による生産性低下

現場で働いている社員は、皆がITリテラシーが高いわけではありません。実際にはパソコンやスマートフォンが苦手、という方も多くいらっしゃるでしょう。その場合、出社して仕事をした方がよほど効率も上がると考え、不安に思う社員も少なくないかもしれません。

また、テレワークに移行した際、社員同士がどのようにして相互の意思伝達を図っていくか、問題になっています。いくつかの調査では、テレワーク勤務になった際に業務の生産性が下がったことを示唆するものもあり、その原因には「チャット・Web会議ツール、クラウド運用などに対する習熟度の個人差」や「コミュニケーションが円滑に進まなかったり、時間を要する」ということが挙げられているようです。

つまり、テレワークを実施する際には、社員一人ひとりのITリテラシーの差や、一部の社員のリテラシー不足に起因する生産性の低下が課題となり得るのです。

3-2.情報漏えいのリスク

テレワークによる情報漏えいのリスクについても見逃せません。社内のネットワークについてはファイアーウォールや不正侵入防止システムなどの対策を行っていても、社員それぞれが使用するネットワークとなると、対策を講じることは難しくなります。

テレワークでは、個人のPCやスマートフォン、タブレットなどをはじめとするさまざまな端末を用いて作業を行うことになる上、作業場所も自宅やカフェ、ホテルなど、多岐に渡ることになります。
社員の使用する端末に不正アクセスが行われ、その結果社内の機密情報に到達可能なIDやパスワードが盗まれてしまえば一大事です。

特に現在多く利用されている無料Wi-Fiは暗号化などの不正アクセス対策が不十分である場合も多く、特に情報漏えいの危険性が高いネットワークであるといえるでしょう。

さらに、情報漏えいのリスクは不正アクセスによるものだけではありません。PCやスマートフォンの紛失や盗難は時折メディアでも報道されていますが、内部に保存していたデータが読み取られてしまったり、盗まれたりするリスクもあります。また、機器を使用している際の誤った操作が原因で、機密性の高い情報を外部に漏出してしまう可能性も考えられるのです。

このように、社外で業務を行う際の情報漏えいのリスクは、テレワークを行う際の大きな課題として存在しているといえるでしょう。

3-3.勤怠管理が曖昧になりがち

テレワークでは、自由な働き方を許すことで勤怠管理が甘くなってしまうことも考えられます。

1日8時間の固定時間制やフレックスタイム制を採用している会社では、勤務実態を把握することが大きな課題となります。
会社員として働いている以上、勤務時間中には何かしらの業務に勤しんでいることが求められますが、テレワークではそれぞれの社員が異なった環境で働いているため、本当に業務を行っているかという確認が難しくなりがちです。

周りに同僚や上司が居ないという環境が、仕事をせずにサボってしまう社員を生み出しかねないのです。
勤怠管理が曖昧になってしまうことは、単なる社内だけの問題には留まりません。

2019年の4月に実施された労働安全衛生法の改正によって、労働者が労働した時間の適正な把握が雇用主に義務付けられました。そのため、企業には法的な意味でも、テレワークにおける労働時間の管理を行う必要に迫られています。
この課題を解決するために、現在では様々な対策が考えられています。

例えば、「Zoom」などのウェブ会議ツールを常時接続しておき、社員それぞれがコミュニケーションを取れる状態にしておく方法。また、デスクトップを監視できるツールをインストールさせ、それにより勤怠を管理する方法もあります。

いずれにせよ、テレワークを実施する際には、曖昧になりがちな勤怠管理をしっかりと実施する方法について、あらかじめ考えておくことが必要となるでしょう。

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4.総務省「テレワーク導入手順書」

全国的にテレワーク導入企業は拡大し続けてます。
総務省からも「テレワーク導入手順書」が公開されていることはご存知でしょうか。手順書には、情報セキュリティーポリシーや労務管理については詳しく紹介されています。
情報セキュリティーポリシーとは、 企業をはじめとするさまざまな組織において実施する、情報セキュリティ対策の方針や行動指針を指しています。

総務省のテレワーク導入手順書では、作成目的やそれに向けた体制の構築、盛り込む具体的な内容、策定、さらには情報セキュリティーポリシーの社員への浸透や内容の見直しについてまで詳しく掲載されています。
また、労務管理についても、労働時間制の概論や労働時間管理の具体的な方法、在席管理、テレワークにおけるコミュニケーション、情報の共有などについて詳しく解説されています。

このことから、テレワークにおける情報セキュリティや労務の管理といった問題が重要な位置を占めていることが理解できるでしょう。

テレワーク導入手順書

5.総務省「テレワーク導入手順書」

今回ご紹介してきたように、テレワーク導入にはメリットがあるものの、解決しなければならない課題も多くあります。そのため、テレワークを導入する際には業務 それぞれの手順などをまとめた業務マニュアルを準備することが必須といえます。

5-1.適切な運用方法を定めることができる

テレワークの業務マニュアルを作成することで、適切な運用方法を設定することができます。
テレワークに用いるツールの使用方法や手順、重要な厳守事項をまとめておくことで、社員それぞれが問題なくテレワークに従事できる環境を整えられるのです。

例えば、先ほどもご紹介したテレワークにおける課題の一つであるコミュニケーションについても、その具体的な方法や手順、情報共有の手段やタイミングを詳しく定めていくことで、社員の不安や心理的な負担を軽減することが可能です。

5-2.社員の生産性向上に繋がる

多くの企業では、業務の属人化が大きな課題となっています。
属人化とは、ある業務が特定の人にしか分からない状態であることを指します。
属人化によって、その業務を理解している人に確認しなければ仕事が進まない、引継ぎもできない、業務が我流となってしまい品質が不安定化する、ミスが表面化しない、などの状況が引き起こされるため、業務の効率や生産性を落とす大きな要因といわれています。

業務マニュアルを導入することで、全ての業務をマニュアルに起こして標準化しておくことにより、マニュアルを参照すれば誰でも業務に従事できる状態を実現できます。

例えば、社員教育であれば教育用のマニュアル、品質管理であれば品質チェック用のシートなどを準備して「読めばわかる」状態にしておけば良いのです。
業務マニュアルの導入によって属人化を解消することにより、業務効率を引き上げ、より高い生産性を希求することも可能となります。

6.まとめ

テレワークの課題、業務マニュアルの重要性についてご紹介しました。
現在、テレワークは新型コロナウイルスの影響もあり、積極的に導入していくことを求められていますが、適切かつスムーズに導入するために、業務マニュアルがあると便利です。
また、業務マニュアルの導入が、単なるテレワークの円滑な実施のみならず、業務の属人化を解消し、企業全体の効率や生産性の向上にも寄与します。

しかし、業務マニュアルの作成にはそれなりの時間が必要となるうえ、ノウハウやスキルも求められます。また、業務マニュアルの作成者によって品質が異なってしまう可能性もあります。
今回ご紹介する「Dojo」は、そのような悩みを解決するためのマニュアルソリューションです。
Dojoは自動で簡単にマニュアルを作成できる画期的なソリューションで、操作画面の取得や説明文の作成をすべて自動で行います。

また、マニュアルの編集も簡単で、様々なテンプレートもご用意することができます。
「業務マニュアルを導入してみたいけれども、一体何から手を付ければ良いのかわからない」「業務マニュアルの作成に回すだけの人手が足りない」など、業務マニュアル作成でお悩みの企業様は是非ご相談くださいませ。

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