業務効率化に直結する「マニュアルの整備」のポイントと注意点

効率的に業務を遂行するには、マニュアルの整備が必要不可欠です。

マニュアルがあることで誰であっても同じように業務を進めることができ、仕事の効率が大幅に向上します。また、業務が標準化されることで、サービスや商品の品質が一定水準以上に保ちやすくなるなど、マニュアルを作ることにはたくさんのメリットあるのです。

ここでは、より利用しやすいマニュアルを作るためのポイントや注意点をご紹介します。

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マニュアル整備のメリット

まずマニュアルを整備することで得られるメリットをご紹介しましょう。

新人を即戦力にすることができる
会社には人の流れがあり、同じ人がいつまでも同じ業務内容を続けられるものではありません。新入社員が入ってきたり、他部署から異動してきたりなど、業務の担当者は定期的に入れ替わるものです。その際にマニュアルが整備されているのとされていないのとでは、新人の教育にかかる時間に大きな差が出てしまいます。マニュアルがあることで、業務経験がない人間であってもすぐに仕事の大まかな流れが把握でき、即戦力にすることができるようになるのです。
無駄を減らすができる
マニュアルを整備することで、仕事内容の標準を作ることができます。標準化された仕事の流れやルールに則して仕事を進めることで、業務上の無駄をなくすことができるようになりますし、また、教育する側も効率よく業務内容の説明をすることができるようになるのです。

マニュアルはただ作ればいいものではありません。作り方に注意をしないと、業務の効率が悪くなってしまうこともあるので注意が必要です。

マニュアルを作る際に押さえておきたいポイントをいくつかご紹介します。

- 5W1Hを明確にしておく
  マニュアルを作成する際に押さえておかなくてはいけないのが、「誰が、いつ、どこで、何を、どうして、どのように」行うのかということを明確にしておくことです。マニュアル通りに業務をしても、そもそも担当者が違っていたり、提出先や提出日などが間違っていたりすれば元も子もありません。5W1Hを明確にすることで、より利用しやすいマニュアルにすることができます。
- 定期的に内容をチェックする
  会社の仕事というのは、日々変化するものです。それに伴って、マニュアルの内容も変更しなくてはいけません。マニュアルの内容が古いままだと、すでに不要になった業務も含まれているでしょうし、無駄な仕事を行うことになってしまいます。定期的にマニュアルの内容をチェックし、現状の仕事内容に即したものになるようにしてください。その際にはマニュアル整備の担当者を決めておくなどすることで、マニュアルの内容の更新忘れを防ぐことができます。

マニュアルの整備をするには手書きだったり、ワープロソフトを使ったりというように、方法がいくつかありますが、ここではマニュアル作成ツールの「Dojo（ドージョー）」の利用をおすすめします。

アプリケーションを立ち上げ、テンプレートを操作するだけで作成できるため、パソコン操作に関する専門的な知識がなくても簡単にあつかうことができますよ。

マニュアルが整備されているのとされていないのとでは、業務の効率性に大きな差が出ます。マニュアルをまだ作っていないという方は、ここで紹介したことを参考にして、より効果的なマニュアルの整備が行えるようにしましょう。

その際は、マニュアル作成ソフトのDojoの利用も検討してみてください。