会社内で行うさまざまな業務について、その手順や方法などをどのように共有していますか？
作業者それぞれの経験や独自のやり方に任せて、共有できていないという会社も多いのではないでしょうか。マニュアルはあっても、更新されておらず形骸化しているというケースもあるかもしれません。もしそのような状態にあるのなら、今すぐすべての業務をマニュアル化することを検討すべきです。
業務マニュアルの作成は、多くのメリットをもたらしてくれます。ここでは、会社の業務をマニュアル化すべき理由を4つご紹介します。
理由1業務の標準化で品質安定や向上につながる
同じ業務を行うにあたり、人によって手順や方法が異なると混乱や抜けが生じやすくなります。また、業務の具体的な手順などを知っているのが担当者だけというような場合、担当者不在時に急な対応などができません。
業務内容をマニュアル化しておくことで、マニュアルで確認すれば誰でも同じやり方で業務を行うことができるようになります。結果として業務品質の安定や向上につながると言えるでしょう。
理由2作業時間を短縮できる
少ない頻度でしか行わない作業などは特に、作業のたびにやり方を忘れて時間がかかるようなケースが多いです。日常的に行う作業でも、その作業を担当するようになって日が浅い人などは、作業に慣れるまでは途中で手順がわからなくなったり間違えたりすることもあるでしょう。
業務マニュアルを確認しながら行えば、慣れていない作業でもスムーズに進められるため、作業時間の短縮につながります。
理由3新人の育成に役立つ
初めて業務にあたる人の教育にも業務マニュアルは役立ちます。マニュアル通りに行えばやったことのない業務でも間違いなく行うことができます。作業内容やフローを知らない人には、マニュアルにより業務全体の流れを理解しやすくなるのもメリットです。
また、新人に業務を教える立場の上司や先輩社員にとっても、手順を一から説明したり、繰り返し質問を受けたりする時間や手間を軽減することになります。
理由4コスト軽減、売り上げにつながる
業務マニュアルを導入することで得られる業務品質の安定および向上、新人育成の促進、作業時間の短縮などの業務効率化は、結果的に人件費をはじめとしたコスト軽減や売り上げの向上をもたらします。
会社の業務をマニュアル化することで得られるメリットを4つご紹介しました。今現在、「業務がマニュアル化されていない」「マニュアルはあるが利用されていない」という状況であれば、今すぐ実際の業務に即した使いやすいマニュアルの作成に取りかかることをおすすめします。
マニュアル作成を始めるなら作成ソフトで！
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