導入前の課題は、面倒な手作業でのマニュアル作成
サービスクオリティ推進部の業務は、採用が難しい医療事務にICT（情報通信技術）を取り入れて、人がいなくても業務が回る仕組みを整え、生産性向上を目指すことです。また、現場に導入したシステムが使い易ければ、お客さまに紹介し販売することもあります。これらのシステムについて、社内外の製品説明動画やマニュアルは手作業での作成だったため、時間がかかり十分な整備ができていないことも大きな課題でした。
きっかけはDojoを有効活用している取引先からの紹介
そんな時、おすすめのマニュアル作成ツールとして、実際に導入している取引先からDojoを紹介いただきました。それまでツールの導入は考えていませんでしたが、Dojoを活用することで広く展開する資料として、高品質なマニュアルや説明動画が整備できると感じました。何よりその取引先でもDojoを有効活用しているとのことなので、信頼できると思い導入を決めました。
作成した動画マニュアルを2万人の社員に展開
Dojoでは、医事システムや電子カルテの動画マニュアルを作成しています。社内向けのシステム操作マニュアルから顧客向けの製品説明動画まで、合わせて20本程度のコンテンツをMP4形式で用意しました。見ている人を飽きさせないよう、音声を入れて10分以内に収めるよう工夫しています。
作成したマニュアルは共有フォルダで管理し、現場に設置されたPCから閲覧できます。さらに社員サイトにも掲載して個人のスマートフォンからもアクセスできるようにしました。医療事務として現場で働く2万人の社員が「いつでも、どこでも」マニュアルを閲覧できるように展開>しています。
マニュアル作成工数8割減、修正も簡単に
Dojoを使わずに手作業でのマニュアル作成時間と比較すると、8割は工数削減できたと思います。
また、マニュアル完成後も修正がしやすい点に、より導入効果を感じています。説明動画を修正する際、今までは一から音声を取り直す必要があり、大変面倒でした。しかし現在は、Dojoの自動音声合成機能で、自席でテキスト入力するだけで手軽に修正できます。
病院の入院案内をタブレットで実現したい
今後はシステムを説明するセミナー用の動画や、セミナー開始前の待ち時間に流す製品紹介の動画などをDojoで作っていきたいと考えています。特に力を入れたいのはタブレットでの入院案内です。
今は看護師が患者様やそのご家族に直接説明していますが、Dojoで入院手引きや手術前の案内などをコンテンツ化できれば、患者様が画面で自分のペースで確認でき、さらに看護師の対応工数も減るため生産性の向上が見込めます。
情報セキュリティのための業務手順書も作成予定
当社では、令和元年に千葉県を直撃した台風15号をきっかけにテレワークを導入しました。現在の新型コロナウイルスの影響下でも、全社でテレワークを行っています。アフターコロナ（新型コロナウイルス終息後の状況）で働く場所を問わない自由な働き方に変わることも鑑み、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）を構築・運用するための業務手順書をDojoで作成したいと思います。
Dojoに期待すること
自動音声合成機能に男性の声もあると嬉しいです。他部署からコンテンツの内容次第で男性の声の方が優しく聞こえる場合もあるのではないかと意見があり、音声の種類を選択できたら良いなと思います。あとは、無料で開催しているトレーニングセミナーを大阪や神戸などでも開催してほしいです。近日開催予定とのことですが、WEBセミナーとして開催されることにも期待しています。