マニュアル作成だけじゃない！eラーニングの習得度にもDojoが貢献
客先で新しくシステム作業が発生するタイミングやお客さまからの依頼で、常に作業手順書の作成・更新を行っておりました。その作業を効率化するために選んだツールがマニュアル自動作成ツールである『Dojo』です。
ただマニュアル作成の効率化を図れただけでなく、技術教育の習得度の向上にも貢献してくれました。
作業手順書作成の効率化が課題
Dojo導入以前は、画面のキャプチャーを撮り、ペイントツールに貼り付けるといった手順を踏んで、紙の手順書を作成していましたが、画面の撮り忘れや保存するファイル名の誤入力が発生するなど、非常に手間がかかる作業でした。そういった作業を行うなかで、普段の操作を行うと手順書も一緒に作成できるようなツールがないか探していました。
最初に検討したのは、作業手順書を作成する手順の効率化です。作業手順書はどうしても必要ですので、いかにスムースな流れで作業効率を上げるかを考えました。
検討を始める前に作業フローでの解決を試みました。画面のキャプチャーを撮り、画像ファイルに作業の順番に番号を付けることをルールとし、時間が無い時は別の担当者が作業を引き継ぎ貼り付けるなど工夫したのですが、画像の撮り忘れが多々あり、抜けてしまった画面を取得するためにもう一度同じシステム操作を行うなど二度手間が発生しておりました。そのため、作業フローの改善だけでは思うような作業効率は上がらず、作業手順書作成のためにアルバイトを雇うことも考え始めておりました。
技術教育の質の向上も重要な課題
次に検討したのは、技術教育の質高上です。
弊社では、技術経験のない社員を採用しております。一から弊社のシステムについて教育するが必要がありますが、必須となる技術取得は外部に委託することが難しいという現状があります。ですので、OJTとして現場で直接教えこむ形を従来採っていましたが、工数がかかりすぎてしまうことや、習得の精度が均一化しないなどの課題がありました。
Dojoで作業手順書作成の効率化を実現。更に人件費の削減も
Dojoというマニュアル自動作成ツールの存在を知ったのは、そんな折りです。実際にデモンストレーションを見せていただき「これは使える」と思ったのが率直な感想です。
Dojoを使えば、担当者が自身で簡単に作業手順書を作成できますので、分担して作業を行った時のようなチェックをする時間も必要ありません。キャプチャーの精度も非常に高く、画面の撮り忘れもなくなります。
もともと1枚1枚キャプチャーを撮り、ファイル名で順番をつける作業をしていたので、普段の操作を行うだけでミスなく作業手順書を作成できる、Dojoの製品特性により工数の削減を図ることができました。期待どおりの導入効果を発揮していると思っております。
また、Dojoの導入前に作業手順書作成のために検討していたアルバイトの増員も不要となり、さらに効率化すると同時に人件費の増加を防ぐことができました。
上司・新人の時間を有効活用。優秀なeラーニングシステム
2つ目の課題に対しては、Dojoで操作手順を自動的にキャプチャーできることに着目しました。
新人教育の一環として、新人が自主学習で習得した操作手順をキャプチャーし、上司が空いた時間に操作手順を確認するといった活用法を取り入れました。
操作手順をそのまま、録画するような形でデータに残すことができますので、リアルタイムに操作手順を確認できなくても、新人にきちんと操作手順についてレビューが行えます。
また、習熟度合の高い人が普段行う操作や見本操作をキャプチャーし、教育動画として活用するといったやり方も採用しております。上司・新人双方にとっても、互いの時間を有効活用することができるため、非常に利便性の高い教育ツールだと感じております。
教育者、新人とインタラクティブ（双方向）に操作を確認することで、習得度向上が図れております。
今後はリスク対策・監視ツールとしての活用も検討
客先で新しい作業が発生する度に手順書の作成が必ず必要ですので、今後は全社でDojoを導入できればと思っております。
試作段階ですが、システム操作だけでなく、専任性の高い業務についても作業手順をキャプチャーし、緊急時に誰でも対応できるリスク対策としての活用を考えています。マニュアル、作業手順書、そしてeラーニングコンテンツを作成するために全社で導入し、いつでも誰でもそれらのコンテンツが作れるようになればいいですね。
また、作業の監視ツールとしての活用も検討しております。システムの操作によってトラブルが起こってしまった場合の対処法やその後の改善についても、Dojoを上手く活用していきたいと考えております。