導入の背景

• 新しいシステム開発に伴い大量のマニュアルを作成する必要があった
• ノウハウの共有のため、各種の業務マニュアル整備に利用したかった
• J-SOX法への対応のため、簡単なマニュアル作成手法を検討していた

具体的な利用について

現状と課題

本社の情報システム部では、
各種システムのマニュアル作成を行っております。また、当社は各カンパニー及び複数拠点にまたがる製造・技術・品質などそれぞれの部署で、各業務システムに特化したマニュアルを作成しています。それらの大小さまざまで多岐にわたる日々のマニュアル作成業務を、全体的に効率化したいと考えていました。また、大型のシステム開発案件が重なってマニュアル作成ニーズが高まっていたといった背景も、Dojoの検討を後押しすることとなりました。

課題解決の検討

Dojoデモンストレーションの際には、 情報システム部を始め本社各部署や3つの各カンパニーからも参加していただきました。その際、どの部署からも使えるツールだと、とても評判がよかったと記憶しています。特に、マニュアル作成という目的がわかりやすかった点、操作がとても簡単だった点が高く評価されていました。また、当時検討中だったJ-SOX法対応のためのマニュアル整備についての利用も視野に入っていました。

導入効果

1. 大幅な時間の短縮

『Dojo』の利用で得られたメリットとしては、マニュアル作成の工数を軽減できたことが挙げられます。
特に、マニュアル作成のノウハウがない社員でも簡単に作成できることがポイントでした。画面のキャプチャーや各種の編集作業がとても簡単で、完成までの作業工数の大幅な軽減に繋がっています。また、新システム開発に伴う大量のマニュアル作成時には、画面キャプチャー機能だけでもかなり時間の短縮ができました。

2. 業務ノウハウをマニュアル化できた

教育の観点では、Dojoを利用すると手軽に業務マニュアルを作成できることから、業務ノウハウのマニュアル化推進に繋がりました。今までは、本社の多くの部署で標準化されたマニュアルがない状態でした。例えば、新人への教育は上司や先輩から直接口頭や実務の中で行われることが多く、担当者の負担が過大となる部分がありました。
それがDojoの利用により、手軽に業務マニュアルを作成することができるようになり、担当者の負担が減ったのみならず、利用しやすいマニュアルが揃い、業務知識の共有の推進に役立ちました。今後は、Dojoを使い動画や写真なども取り入れた作業手順書の作成を推奨していきたいと考えています。

3. J-SOX法を視野に入れた運用

簡単な操作でマニュアルを作成できることは、同時期に対応を必要としていたJ-SOX法関連の各種文書化に有効に利用できると考えました。多種にわたる業務プロセスでも、Dojoを利用することで簡単にマニュアル化することができました。

今後に向けて

現在、社内で大きな開発をいくつか行っており、今後、経理・人事といった基幹システムが新しく構築される予定です。こういったものに対しても順次マニュアル作成をしていきたいと考えております。また、今後はマニュアル作成だけでなく、社内教育にeラーニングを活用していきたいと考えており、教材や理解度テストの作成などの面でもDojoの活用を検討しています。
更に、作成する側がDojo利用の習熟度を上げるのはもちろん、当社は全国に拠点が点在しているため、社員への利用拡大活動を広めていく事が折角導入したDojoを更に有効活用していくための課題となってまいります。テンダさんにもご協力を頂き、Dojo利用のために効果的な教育環境を社内に構築できたらと考えております。

最後に・・・(テンダ視点)

情報基盤課の皆さまはDojoを使いこなし、また、社内の他部署に向けてDojoのアナウンスなども行っていただいており感謝しております。
今後検討されている教育面では、Dojoで作成したテスト問題を登録でき、eラーニングを実現できる「GAKTEん」が、アンケート作成機能なども追加されて機能アップしています。引き続きジャムコ様での効果的な運用とその成功に向けてお手伝いをさせていただきます。