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仕事の引継ぎ後もスムーズにするには?

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ライフスタイルに合わせて仕事を変え、現状の能力よりも少し高いところを目指す転職がある一方、職場の人間関係やトラブルによってやむを得ず転職・退職する人も少なくありません。人事異動や転職・退職が発生する場合、これまでの業務を前任者からスムーズに後任者へ引継ぎを行うことが必要であり、企業にとってもこの引継ぎ業務は重要なものとなります。

さらに、前任者しかわからないことを正確に後任者へ共有しなければいけません。仕事の引継ぎを確実に実行することで、取引先と信頼関係を継続的に築くことができ、引継ぎ不足によるトラブルも未然に防げます。今回は、異動や転職によって必要となる業務の引継ぎについて、やるべきことや必要な資料などについて説明します。

異動や転職での退職においては引継ぎ書が必要

異動や転職による退職は、仕方のないことですし誰も止めることはできません。ただ、このような場合には、前任者から後任者への引継ぎ業務が必要であり、後任者へ向けて業務内容を文書化する必要があります。
口頭での引継ぎだけでは漏れが発生する可能性が高いので、業務引継書を作成しましょう。

また、引継ぎ書を作成したのみでは意味がありません。よくあるのは、引継ぎ書は作成してもらったものの、読んでみても作業内容が不明瞭で、引継ぎになっていないケースです。前任者は引継ぎ書をもとに後任者へ説明する場を設け、漏れなく引継ぎを実施することが求められます。
その際は、双方が積極的にスケジュール調整し、引継ぎの進捗度を測りながら進める形になるでしょう。期間的には1週間程度は必要です。

引継ぎマニュアル作成のコツ

では、引継ぎ資料にはどのような内容を記載すべきでしょうか。
大きく分けて2つのポイントを押さえているものが良い資料と言えます。

まず、1つ目は社外業務に関する引継ぎ内容です。
企業間の取引において関係先の情報は大変重要です。前任者がどのような業務を誰と実施していたのか、実施している業務の進捗や課題、関係先の連絡先を正確に記載します。さらに定例で実施していた報告会議や進捗会議の内容、取引先企業の特徴、担当者の性格など細かく共有しておけば後任者も把握しやすいでしょう。

2つ目は社内業務に関する引継ぎ内容です。
社内向けに、ステータスの記載があるフォルダやファイルはたくさんあるでしょう。後任者が必要に応じて情報を閲覧できるよう、データの見方を共有するのも必要です。そして、社内業務における進捗、課題、リスクを明確に記載してきます。

近しい人への周知

前任者から後任者への引継ぎを実施すること以外にも、前任者が積極的に行ったほうが良いことがあります。後任者のための下地作りとして、関係者への顔合わせや、周囲へ引継ぎをしている旨などを周知するなどのケアも欠かせません。

後任者が別の部署から異動してくる場合もありますので、その場合は後任者の所属元の上司にも了解をえておくようにします。そして関係先への紹介も、引継ぎを行う者が率先して機会を作り進めます。
事前の紹介もなしに後任者が関係先の担当者と顔合わせするのは、取引先にとってやや不安でしょう。また、担当が変わったことに関して先方が知らなかった場合、トラブルにつながる可能性もあるので、挨拶は徹底しておきたいところ。

前もって前任者が関係者の担当者に紹介し、後任者の特徴や正確、仕事ぶりを言葉で伝えることにより、後任者が業務をしやすくする環境作りも必要ですし、何よりも前任者が関係先に訪問し、異動や退職に際して、これまでお世話になったことに感謝を示すことは社会人として当たり前。関係先への訪問には時間が必要となりますが、前任者としての責任の範疇です。

引継ぎに関するマニュアル作成は、通常の業務と並行することがほとんどです。マニュアル自動作成ソフトを利用すれば、キャプチャや後から手直しする手間などを省くことができます。Dojo(ドージョー)を導入すれば、社内の資料作成がスムーズになるでしょう。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

マニュアル資料でスムーズなバトンタッチを

引継ぎ資料の作成と関係者先にも周知することにより、スムーズなバトンタッチが初めてできます。
業務の引継ぎは社会人としての責任です。会社や職場の人に不満があっても、最後まで仕事に責任を持ち後任者のことを考えて行動しましょう。

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